E-Archiv
Gesetzeskonforme elektronische Archivierung

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Sie suchen einen Weg, Ihre Dokumente gesetzeskonform/revisionssicher digital zu archivieren und jederzeit darauf zugreifen zu können?

  • Gesetzeskonforme Archivierung nach GeBüV (Geschäftsbücherverordnung)
  • ElDI-V-konforme Archivierung gemäss der Mehrwertsteuerverordnung
  • Speicherung auf redundanten Servern in der Schweiz durch die Schweizerische Post
  • Betriebssupport und Weiterentwicklung in der Schweiz
  • Zugriff über Browser oder diverse Schnittstellen

Einfache und sichere elektronische Archivierung

Im E-Archiv der Schweizerischen Post speichern Sie Ihre Daten sicher und können die Bearbeitung bei Bedarf mit Workflows steuern. Oder Sie nutzen eine der Schnittstellen und bearbeiten Ihre Daten direkt in Ihren gewohnten Programmen.

  • Einfache Integration durch Schnittstellen in externe Systeme (SAP, Abacus, Sage) und Prozesse
  • Eigene Workflows innerhalb des E-Archivs
  • Manueller Dokument-Upload im E-Archiv
  • Direkter Import über die Kundenschnittstelle
  • Dokumentdigitalisierung via Swiss Post Solutions

Höchster Vertraulichkeitsanspruch

Aufgrund des Postgeheimnisses sind wir den Umgang mit vertraulichen Informationen gewohnt. Sämtliche Zugriffe werden protokolliert. Wir erstellen zusammen mit Ihnen das Zugriffskonzept für den sicheren Umgang mit Ihren Daten.

So gehts

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Erstgespräch

Sie erfahren mehr über unser E-Archiv, und wir lernen Ihre Ausgangslage und Ihre Zielsetzung kennen. Das telefonische Erstgespräch mit unserem Experten dauert ca. 1 Stunde und ist kostenlos. Danach sind wir in der Lage, eine Offerte zu erstellen.

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Konzeption (1–2 Monate)

Gemeinsam legen wir das Konzept fest und definieren Dokumententypen, Ablagestruktur und Berechtigungen. Basierend auf dem E-Archiv-Schnittstellenbeschrieb legen Sie fest, ob und wie Sie das E-Archiv in Ihre Systeme einbinden wollen.

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Implementierung (2–4 Monate)

Wir konfigurieren Ihr E-Archiv gemäss den Vorgaben aus der Konzeptionsphase. Sie sorgen für die nötigen Anbindungen / Integrationen auf Ihrer Seite. Dabei stehen Ihre und unsere Techniker in kontinuierlichem Austausch.

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Betrieb

Sie verfügen über ein gesetzeskonformes Langzeit-E-Archiv und haben rund um die Uhr Zugriff dazu. Wir bieten einen dedizierten E-Archiv-Support via Service Desk in der Schweiz (Mo–Fr, 8–18 Uhr).

Anwendungsbereiche

Kundenrechnungen

Direkte Anzeige auf einem Kundenportal

Sie haben Rechnungen für Ihre Kunden, die Sie digital zur Verfügung stellen möchten. Wenn dabei hohe Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gewünscht sind, haben wir die Lösung dafür.

Unser E-Archiv bietet neben einem eigenen GUI verschiedene Schnittstellen und Webservices, um darin gespeicherte Daten durch andere Dienste aufzurufen und anzuzeigen. So können Sie Ihre sensiblen Daten bei der Post speichern und archivieren lassen, während Ihre Kunden direkt über Ihr eigenes Portal darauf zugeifen und in der gewohnten Umgebung bleiben.

Franchisingrechnungen

Zentrale Lösung für alle Franchisenehmer

Sie möchten Rechnungen und andere relevante Dokumente Ihren Franchisenehmern digital zusenden und von den Franchisenehmern im E-Archiv jederzeit einsehen lassen.

In der «E-Archiv-Franchisinglösung» sind die Rechnungen GeBüV-konform archiviert. Die Franchisenehmer werden via E-Mail informiert, sobald eine neue Rechnung verfügbar ist.

Case Study – migrolino Franchisingrechnungen (PDF, 118.9 KB)

Bankbelege

Bankbelege vom Finanzinstitut automatisch ins Archiv holen

Sie sind fortschrittlich organisiert und möchten jederzeit einfach auf Ihre Bankbelege zugreifen, ohne sich Gedanken über die gesetzeskonforme Archivierung nach GeBüV zu machen.

Wir importieren Ihre Bankbelege täglich über eine geschützte Verbindung mit Ihrer Geschäftsbank. Dank cleverer Ordnerstruktur und Volltextsuche können Ihre berechtigten Mitarbeitenden Transaktionen rasch auffinden. Ihre Daten sind konform mit der Schweizer Gesetzgebung sicher auf redundanten Post-Servern in der Schweiz abgelegt.

Vertragsmanagement

Workflows mit Validierung und Erinnerung

Sie möchten alle Verträge an einem Ort verfügbar und jederzeit eine gesamtheitliche Übersicht über alle laufenden und auslaufenden Verträge haben.

In der Vertragsdatenbank sind Ihre Verträge GeBüV-konform archiviert. Zudem werden Sie bei bald auslaufenden Verträgen rechtzeitig und proaktiv daran erinnert und können die notwendigen Aktionen einleiten.

Digitaler Posteingang

Scanning der Briefpost mit Archivierung

Sie sind daran, Ihre Prozesse rund um die Verarbeitung der physischen Post zu digitalisieren. Dabei möchten Sie die Abläufe optimieren, ohne Kompromisse beim Datenschutz zu machen.

Mit dem digitalen Posteingang scannt die Schweizerische Post Ihre maschinensortierbaren Briefe und stellt sie Ihnen digital zur Verfügung. So können Sie Ihre Briefpost wie Rechnungen oder Verträge elektronisch in Ihren Tools weiterverarbeiten. Sollen die gescannten Briefe dauerhaft elektronisch und sicher archiviert werden, können Sie die Verbindung zu unserem E-Archiv nutzen.

Mehr zum digitalen Posteingang

Häufige Fragen

  • Anwendung technischer Verfahren zur Gewährleistung der Integrität
  • Zeitstempel zum Nachweis des Archivierungszeitpunkts
  • Dokumentation der angewendeten Abläufe und Verfahren (Protokolle und Logfiles)
  • Regelmässige Überprüfung von Integrität und Lesbarkeit

Redundante Post-Datencenter in der Schweiz garantieren eine Verfügbarkeit von mindestens 98%.

Die Geschäftsbücherverordnung regelt die Detailbestimmungen zur Aufbewahrungspflicht, insbesondere auch die speziellen Kriterien der elektronischen Archivierung.

Die Daten werden gesetzeskonform gelöscht. Bei Bedarf erfolgt ein Export via einen externen Datenträger.

Neben diversen elektronischen Schnittstellen für den Import bieten wir mit Swiss Post Solutions auch die Möglichkeit, physische Archive zu digitalisieren.

Dokumente

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+41 800 789 799
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