Einfache digitale E-Archivierung
Mit dem E-Archiv GeBüV- und EIDI-V-konform archivieren

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Sie suchen einen Weg, Ihre Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher digital zu archivieren sowie jederzeit online darauf zugreifen zu können? Im E-Archiv der Schweizerischen Post archivieren und durchsuchen Sie Ihre Kundendokumente, Verträge und Bankbelege einfach und online – und zwar gesetzeskonform und revisionssicher. 

Ihre Vorteile

  • Gesetzeskonforme Archivierung nach Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Mehrwertsteuerverordnung (EIDI-V)
  • 7x24h-Verfügbarkeit Ihrer Dokumente via Web- oder SOAP-Schnittstelle
  • Speicherung auf redundanten Servern in der Schweiz durch die Schweizerische Post
  • Zugriffsprotokoll via Audit Trail

Leistungen
Effizient, sicher, GeBüV- und EIDI-V konform

Im E-Archiv der Schweizerischen Post speichern Sie Ihre Daten einfach und sicher und können die Bearbeitung bei Bedarf mit Workflows steuern. Oder Sie nutzen eine der Schnittstellen und bearbeiten Ihre Daten direkt in Ihren gewohnten Programmen.

  • Import über ERP- oder 3PP-System oder Scanpartner
  • Export von Suchresultaten als CSV
  • Dokumentenbearbeitung nach Bedarf mit Workflow-Steuerung via Web- oder SOAP-Schnittstelle
  • Notizen: Kommentare hinterlegen
  • Dokumente teilen: direkt aufrufen via E-Mails mit integriertem Link
  • Volltextsuche: via Keywords und Metadaten
  • Suchfilter: benutzerdefiniertes Filtern für effiziente Suche

So sicher sind Ihre Daten
Höchster Sicherheits- und Vertraulichkeitsanspruch

Bei der E-Archivierung genügt nur der höchste Vertraulichkeitsanspruch: Basierend auf dem Postgeheimnis sind wir zum vertraulichen Umgang mit Drittinformationen verpflichtet. Die Protokollierung der Zugriffe auf Ihre Dokumente ist via Audit Trail und Zugriffsprotokolle sichergestellt. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir ein massgeschneidertes Zugriffskonzept für den sicheren Umgang mit Ihren Daten.

Ihre nächsten Schritte
Gerne nehmen wir uns Zeit für Sie.

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Erstgespräch

Sie erfahren mehr über unser E-Archiv, und wir lernen Ihre Ausgangslage und Ihre Zielsetzung kennen. Das telefonische Erstgespräch mit unserem Experten dauert ca. 1 Stunde und ist kostenlos. Danach sind wir in der Lage, eine Offerte zu erstellen.

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Konzeption (1–2 Monate)

Gemeinsam legen wir das Konzept fest und definieren Dokumententypen, Ablagestruktur und Berechtigungen. Basierend auf dem E-Archiv-Schnittstellenbeschrieb legen Sie fest, ob und wie Sie das E-Archiv in Ihre Systeme einbinden wollen.

1039

Implementierung (2–4 Monate)

Wir konfigurieren Ihr E-Archiv gemäss den Vorgaben aus der Konzeptionsphase. Sie sorgen für die nötigen Anbindungen / Integrationen auf Ihrer Seite. Dabei stehen Ihre und unsere Techniker in kontinuierlichem Austausch.

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Betrieb

Sie verfügen über ein gesetzeskonformes Langzeit-E-Archiv und haben rund um die Uhr Zugriff dazu. Wir bieten einen dedizierten E-Archiv-Support via Service Desk in der Schweiz (Mo–Fr, 8–18 Uhr).

Gerne beraten wir Sie persönlich!
Dürfen wir Sie Kontaktieren?

Gerne würden wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch Ihre individuellen Möglichkeiten aufzeigen.

Das wäre Ihr möglicher Business Case
Anwendungsbeispiele

Bankbelege
Automatisierte gesetzeskonforme Archivierung nach GeBüV

  • Täglicher elektronischer Import Ihrer Bankbelege via sichere Schnittstelle
  • Automatische Zuweisung der Bankbelege in vordefinierte Ordner
  • Suchen von Bankbelegen und Transaktionen via Volltextsuche
Mehr erfahren

Verträge
Workflows mit Validierung und Erinnerung

  • Ganzheitliche elektronische Übersicht über Verträge
  • Automatische frühzeitige Erinnerung über auslaufende Verträge
  • Verträge sind gesetzeskonform im E-Archiv archiviert
Mehr erfahren

Kundendokumente
Archivieren und über Kundenportal zur Verfügung stellen

  • Kundendokumente über das E-Archiv der Post zum Download in Ihrem Kundenportal zur Verfügung stellen
  • Archivierungspflichtige Dokumente sind gesetzeskonform im E-Archiv archiviert
Mehr erfahren

Franchising-Rechnungen
Zentrale Lösung für alle Franchisenehmer

  • Kosten sparen, indem auf den physischen Rechnungsversand verzichtet wird
  • 7x24h Rechnungszugriff für Franchisenehmer
  • Gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen
Mehr erfahren

Kosten
So sieht das Preismodel aus

Das Preismodell basiert auf zwei Komponenten

  • Fixkostenanteil
  • Variabler Kostenanteil – basierend auf der Nutzungsintensität (Kriterien: Anzahl archivierte Dokumente, Uploads, Views, digitale Signaturen)

Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot basierend auf Ihren Bedürfnissen.

Häufige Fragen

  • Anwendung technischer Verfahren zur Gewährleistung der Integrität
  • Zeitstempel zum Nachweis des Archivierungszeitpunkts
  • Dokumentation der angewendeten Abläufe und Verfahren (Protokolle und Logfiles)
  • Regelmässige Überprüfung von Integrität und Lesbarkeit

Redundante Post-Datencenter in der Schweiz garantieren eine Verfügbarkeit von mindestens 98%.

Die Geschäftsbücherverordnung regelt die Detailbestimmungen zur Aufbewahrungspflicht, insbesondere auch die speziellen Kriterien der elektronischen Archivierung.

Die Daten werden gesetzeskonform gelöscht. Bei Bedarf erfolgt ein Export via einen externen Datenträger.

Neben diversen elektronischen Schnittstellen für den Import bieten wir mit Swiss Post Solutions auch die Möglichkeit, physische Archive zu digitalisieren.

Weitere Informationen

Gerne beraten wir Sie persönlich!
Haben Sie Fragen zur Dienstleistung? Informieren Sie sich in einem persönlichen Gespräch über Ihre Möglichkeiten.

Rufen Sie uns an

Montag bis Freitag: 08:00 - 17:00 Uhr

+41 800 789 799

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Unsere Adresse

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Wankdorfallee 4
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