Patente, Marken und Designs – digital zum Schutz
Das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum setzt auf IncaMail

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Schutzrechte wie Patente, Marken und Designs werden in aufwendigen und vertraulichen Verfahren erteilt und verwaltet. Dank IncaMail, dem sicheren E-Mail-Dienst der Schweizerischen Post, stellt das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum IGE seine Schreiben seit dem Februar 2020 elektronisch zu. Das verkürzt die Dauer von Verfahren und erleichtert die Archivierung. «IncaMail bietet uns die Möglichkeit, schneller, direkter und verordnungskonform mit unseren Kunden zu kommunizieren», sagt Mirko Galli, Leiter Service Entwicklung und Innovation beim IGE.

Ausgangslage und Herausforderung

Das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum IGE prüft, erteilt und verwaltet die gewerblichen Schutzrechte, also Patente, Marken und Designs. Dazu setzt das IGE in Zusammenarbeit mit anderen Behördenstellen, Verbänden und Unternehmen die Herkunftsangabe «Schweiz» im Ausland durch, es beaufsichtigt die Verwertungsgesellschaften für Urheberrechte, und es informiert in vielfältiger Weise Privatpersonen und Unternehmen. Für den digitalisierten Ablauf von Verfahren und Korrespondenzen war eine anerkannte Zustellplattform gefragt.

Die Lösung

Die Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens (VeÜ-VwV, SR 172.021.2) ermöglicht es dem IGE, dank der anerkannten Zustellplattform IncaMail ihre Schreiben elektronisch zuzustellen. Der sichere E-Mail-Dienst der Post konnte problemlos in die bestehende Dokumenten- und Prozess- Software Domtrac integriert werden. Seit dem Februar 2020 stellt das IGE alle seine Schreiben elektronisch zu. IncaMail kommt beim IGE in allen Verfahren der Marken zum Einsatz, das sind Eintragungsverfahren nationaler und internationaler Marken oder Widerspruchs- und Löschungsverfahren. Auf Antrag der führenden Parteien im Verfahren stellt das IGE alle Schreiben elektronisch zu, auch Verfügungen. Im Gleichschritt mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse des IGE wird IncaMail künftig auch in allen Patent- und Designverfahren zum Einsatz kommen.

Beim IGE zeigt sich Mirko Galli, Leiter Service Entwicklung und Innovation zufrieden über den Dienst: «IncaMail bietet uns die Möglichkeit, schneller, direkter und verordnungskonform mit unseren Kunden zu kommunizieren. Und dabei ist die Datensicherheit stets gewährleistet.»

Nutzen und Vorteile

  • Grosser Zeitgewinn: Dank der elektronischen Übermittlung mit IncaMail können die Schreiben des IGE wenige Minuten nach dem Entscheid durch die IGE-Prüfer zugestellt werden. Zudem erlaubt es der elektronische Behördenverkehr, die Rückmeldezyklen zu verkürzen.
  • Datensicherheit und Nachweisbarkeit: Die elektronische Übermittlung von Schreiben des IGE muss unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen erfolgen. Die erforderte Datensicherheit ist mit der Übermittlung via IncaMail gewährleistet. Der Versand mit IncaMail wird von der Schweizerischen Post dokumentiert und ist jederzeit nachweisbar.
  • Jederzeit und überall abrufbar: Die Nutzer der elektronischen Übermittlung mit IncaMail in den Verfahren des IGE können ihre Schreiben jederzeit und überall abrufen.
  • Vereinfachte Archivierung: Das IGE stellt mit der elektronischen Übermittlung alle Schreiben als durchsuchbare PDF zu, dies in einem Format, dass für die Langzeitarchivierung geeignet ist. Das erspart den Nutzern den Arbeitsschritt, diese Schreiben für die Archivierung zu digitalisieren.

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