Entgeltabrechnungsversand direkt aus SAP
Eine flexible Lösung für alle Mitarbeiter

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Mit der Lösung eBeleg Service – HR von XimantiX und dem E-Mail-Verschlüsselungsdienst IncaMail der Schweizerischen Post setzt die Stiftung Liebenau auf eine integrierte Lösung, die den effizienten Versand von Entgeltabrechnungen an alle Mitarbeiter und Standorte direkt aus SAP ermöglicht.

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Ausgangslage und Herausforderung

Die Stiftung Liebenau befähigt Menschen, die besondere Unterstützung benötigen, zu größtmöglicher Selbstbestimmung und einer Teilhabe am gesellschaftlichen Leben. Mit 20 Tochtergesellschaften und 6‘500 Mitarbeitern ist sie in den Aufgabenfeldern Bildung, Familie, Gesundheit, Lebensräume, Pflege und Teilhabe tätig.

Im Rahmen von Prozessoptimierungen suchte die Stiftung Liebenau nach einer Lösung, Entgeltabrechnungen zukünftig effizienter und kostengünstiger zu versenden. Bisher wurden Druck, Kuvertierung und Sortierung der Entgeltabrechnungen am Hauptstandort intern durchgeführt. Dabei wurde der Versand an die 47 Standorte in Grosskuverts bzw. Paketen organisiert, damit die Abrechnungen vor Ort an die Mitarbeiter verteilt werden konnten. Die Verarbeitung dauerte rund zwei Tage und die Mitarbeiter erhielten aufgrund der Infrastruktur oft mehrere Umschläge.

Die neue Lösung sollte sowohl den sicheren digitalen Versand als auch den bisherigen klassischen Versand der Entgeltabrechnungen gedruckt per Post ermöglichen. Die integrierte Handhabung für den Versand und die Überwachung direkt in SAP HCM waren für die Stiftung Liebenau eine wichtige Anforderung. Die vorsortierte Lieferung an die vielen Standorte sollte auch in Zukunft für alle papierbasierten Empfänger beibehalten werden.

Die Lösung

Dank der Partnerschaft zwischen der XimantiX Software GmbH und der Schweizerischen Post konnten sämtliche Bedürfnisse der Stiftung Liebenau aus einer Hand abgedeckt werden. Mit dem eBeleg Service – HR bietet XimantiX eine bereits für SAP HCM und MS Dynamics Navision - HR integrierte Lösung an, mit der Entgeltinformationen bzw. Gehaltsabrechnungen und zugehörige Anhänge wie zum Beispiel Sozialversicherungsmeldungen oder Zeitnachweise direkt gebündelt werden können. Mit nur einem Knopfdruck wird auch der Versand direkt im HR-System ausgelöst. Je nach Einstellung auf Empfängerebene erfolgt die Zustellung elektronisch via IncaMail oder gedruckt per Post.

IncaMail, der E-Mail-Verschlüsselungsdienst der Schweizerischen Post garantiert den sicheren und nachweisbaren Versand der sensiblen Dokumente an die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Diese erhalten jeweils eine von der Schweizerischen Post elektronisch signierte E-Mail, in der sich die Gehaltsdokumente als verschlüsselter SAFE-Anhang befinden (Secure Attached File Encryption). Der Mitarbeiter öffnet den gesicherten Anhang wann und wo immer er möchte mit seinem IncaMail-Passwort direkt im Postfach. Auf der Plattform IncaMail werden keine Daten gespeichert und Dritte können die Inhalte der Nachrichten nicht einsehen.

Beim Belegdruck werden die Daten und Dokumente für den Druck beim Druckdienstleister Swiss Post Solutions in Dettingen bei Stuttgart aufgegeben. Als zuverlässiger Partner übernimmt die SPS den Druck sowie die Kuvertierung und übergibt die verpackten Dokumente an die Deutsche Post AG zum Versand weiter. So kann eine schnelle Zustellung sichergestellt werden. Die Gehaltsabrechnungen erreichen die jeweiligen Mitarbeiter einzeln oder je Werk vorsortiert zur internen Verteilung gebündelt.

Mit dem Vorantreiben des elektronischen Entgeltabrechnungsversands mittels IncaMail sollen HR-Aufwendungen zukünftig weiter gesenkt werden. Dadurch erhoffen wir uns eine weitere Reduktion der Standorte, die heute per Werksdruck die Abrechnungen zur Verteilung erhalten.

Stefan Heckenberger, Stv. Abteilungsleiter Personalabrechnung, Stiftung Liebenau

Nutzen und Vorteile

Mit dem Einsatz von IncaMail profitiert die Stiftung Liebenau in verschiedenen Bereichen:

  • Kostenersparnisse: Durch den Wegfall von Druck und Portogebühren können Materialkosten auf ein Minimum reduziert werden. Auch der Personalaufwand für das Drucken, Verpacken und interne Verteilen der Gehaltsabrechnungen wird mit der Digitalisierung des Prozesses gesenkt.
  • Hoher Bedienkomfort: Der Entgeltabrechnungsversand mit IncaMail funktioniert per Mausklick direkt aus SAP. Die Entgeltabrechnungen können im System mit anderen Dokumenten (z.B. Zeitnachweise) gebündelt und von einem frei definierbaren E-Mail-Absender verschickt werden. Versandstatus und Abholbestätigungen können im HR-System jederzeit nachverfolgt werden.
  • Flexibler Empfang: Die Mitarbeiter erhalten ihre Entgeltabrechnung mit IncaMail direkt nach dem Versand durch die Personalbuchhaltung an ihre private E-Mail-Adresse. Sie können diese jederzeit auch im Ausland empfangen und einsehen – ein Faktor, der in Zeiten zunehmender internationaler Vernetzung immer wichtiger wird. 
  • Schnelle Projektumsetzung: eBeleg Service – HR von XimantiX ist eine bereits in SAP HCM integrierte Lösung. Die Anbindung von IncaMail erfolgt dank der flexiblen Schnittstellen äusserst unkompliziert. Dies erlaubt eine Projektumsetzung innerhalb von zwei Arbeitstagen.
  • Garantierter Support: Sowohl XimantiX als auch die Schweizerische Post haben bei der Einführung von eBeleg Service – HR und IncaMail grosse Unterstützung geleistet. Bei technischen Fragen zum digitalen Empfang von Entgeltabrechnungen steht den Mitarbeitern der Stiftung Liebenau der Support von IncaMail zur Verfügung. Dies entlastet die IT und die Personalbuchhaltung der Stiftung Liebenau wesentlich.
  • Erfüllte Datenschutzanforderungen: Die elektronische Übermittlung von Entgeltabrechnungen muss unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen erfolgen. Die erforderte Datensicherheit ist mit der Übermittlung via IncaMail vollumfänglich gewährleistet.
  • Zufriedene Mitarbeiter: Die Mitarbeiter der Stiftung Liebenau haben sehr positiv auf den Einsatz von IncaMail reagiert. Sie erachten den verschlüsselten digitalen Versand von Entgeltabrechnungen als eine vertrauenswürdige und ökologische Art der Kommunikation.

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