Automatisierung, Outsourcing, Digitalisierung: Wohin steuert die Spitallogistik?

Irgendwie machen alle Logistik. Was an der Tagung des Vereins Netzwerk Logistik Schweiz (VNL) deutlich wurde, bringt das Problem vieler Schweizer Spitäler auf den Punkt. Während in anderen Branchen spezialisierte Teams für reibungslose Materialflüsse bis zur letzten Meile sorgen, endet die professionelle Spitallogistik oft am Lagerausgang. Die Folge: Pflegefachkräfte verbringen bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Materialsuche und -verwaltung. Zeit, die am Patientenbett fehlt und angesichts des Fachkräftemangels unbezahlbar ist.

Die Fachtagung brachte Experten aus Spitälern, Logistikdienstleistern und Forschung im Triemlispital Zürich zusammen – mitten in der Praxis. Der Konsens: Während die Digitalisierung voranschreitet, bleiben die physischen Prozesse auf der Strecke.

Adrian Pfister, Branchenmanager Gesundheitslogistik bei der Post, präsentierte das Konzept der «fallbezogenen Belieferung» und traf damit einen Nerv. Die Verbindung von physischer Logistik und digitalen Lösungen zeigte: Die Post versteht sich heute als Lösungsanbieterin, die weit über Transport und Lagerung hinausgeht. Wir haben mit ihm über die grössten Herausforderungen und wichtigsten Hebel für ein zukunftsfähiges Spital gesprochen.

Adrian, die Diskussionen an der VNL-Tagung zeigte: Die Gesundheitslogistik steckt noch in den Kinderschuhen. Wie siehst du das?

Adrian Pfister: Dieser Eindruck täuscht nicht ganz. Die Logistik im Spital ist oft ein blinder Fleck. Das Optimierungspotenzial wäre da, wird aber nicht ausgeschöpft. Die Logistik funktioniert, weil alle mit anpacken. Das ist zwar gut, aber es geht besser und professioneller.

Was meinst du damit?

Es gibt zwar Logistikerinnen und Logistiker in Spitälern, aber die Prozesse greifen oft nicht bis zur letzten Meile. Irgendwie machen alle Logistik. Das Pflegepersonal verbringt bis zu 40 Prozent seiner Arbeitszeit mit nicht wertschöpfenden Tätigkeiten, unter anderem mit logistischen Aufgaben. Dadurch wird die Zeit am Patientenbett geringer. Das ist angesichts des Fachkräftemangels nicht optimal.

Genau hier setzt eure fallbezogene Belieferung an, die du an der VNL-Tagung vorgestellt hast. Ist die Fallwagen-Lösung der Post denn wirklich neu?

Fallwagen gibt es tatsächlich schon länger. Was wir aber weiterentwickelt haben, ist die digitale Integration in die Planungsprozesse der Klinik. Das ist der entscheidende Punkt. Konkret läuft das so: Die Bestellungen für den Eingriff kommen nach der Planung direkt zu uns. Nach der Kommissionierung erhält die Klinik einen elektronischen Lieferschein für die Materialdokumentation. Und nach dem Eingriff, wenn die nicht verwendeten Produkte zurückgeschickt worden sind, erhält die Klinik einen zweiten elektronischen Lieferschein mit den Artikeln, die wieder an Lager gelegt wurden. Damit stellen wir eine lückenlose Materialdokumentation und eine Fallabrechnung mit unseren gelieferten Produkten sicher, und zwar ganz ohne Materialscanning. In der Klinik Seeschau setzen wir dies bereits erfolgreich um. Dort konnte das Materiallager deutlich reduziert, Fehler minimiert und die Materialverfügbarkeit optimiert werden. Das Material kommt exakt dann, wenn es gebraucht wird.

Wo liegt der Unterschied zu anderen Branchen? Fehlt ein Produkt ist das immer mühsam.

Klar, wenn im Baumarkt eine Schraube fehlt, ist das ärgerlich. Aber im OP, einem der wertschöpfungs- und materialintensivsten Bereiche, hat eine fehlende Schraube potenziell Folgen für die Patientengesundheit und verursacht enorme Kosten. Mit durchdachter Logistik wäre das vermeidbar.

Effizienzsteigerung ist ein Dauerbrenner. Wo sollten Spitäler konkret ansetzen?

Ich behaupte, dass kein Spital-CEO etwas gegen Effizienz hat. Das Problem ist die fehlende Transparenz. Die Kosten für ineffiziente Logistik verstecken sich in anderen Budgets. Wenn man diese versteckten Kosten sichtbar macht, wird das Potenzial offensichtlich. Genau hier setzen wir mit digitalen Lösungen an: Unser Health-Cockpit macht Materialflüsse, Bestände und Kosten in Echtzeit transparent. Spitäler sehen auf einen Blick, wo Zeit und Geld verloren gehen. Es geht nicht darum, beim Personal zu sparen, sondern darum, Prozesse so zu gestalten, dass sich das Pflegepersonal wieder mehr auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren kann: die Versorgung der Patientinnen und Patienten.

Viele Spitäler zögern, ihre Logistik an spezialisierte Partner abzugeben. Was entgegnest du Skeptikern?

Diese Bedenken hören wir oft, und sie sind verständlich. Die zwei grössten Vorbehalte sind meist die Angst vor Kontrollverlust und die Sorge vor höheren Kosten. Doch in der Praxis zeigt sich meist das Gegenteil. Erst wenn die Basislogistik absolut verlässlich und standardisiert läuft, schafft man die nötigen Freiräume, um auf Notfälle oder unvorhergesehene Ereignisse wirklich flexibel reagieren zu können. Man gewinnt also an Flexibilität, nicht an Starrheit. Befürchtet wird auch, dass eine externe Partnerschaft zwangsläufig teurer ist. Hier muss man aber genau hinsehen. Die wahren Logistikkosten im Spital sind oft nicht transparent, weil sie sich in den Personalkosten vieler verschiedener Abteilungen verstecken. Wenn zahlreiche Mitarbeitende immer wieder kleine logistische Aufgaben übernehmen, summiert sich das. Wir schaffen hier Transparenz. Ausserdem sehen wir uns als Partner, der die Prozesse gemeinsam mit dem Kunden kontinuierlich optimiert, damit die Kosten eben nicht steigen, sondern die Gesamteffizienz zunimmt.

Wie sieht diese Unterstützung konkret aus?

Viele sehen uns noch mit Lager und Lastwagen. Aber wir sind heute ein Lösungsanbieterin, die die gesamte Supply Chain digitalisiert. Wir bringen Best Practices aus anderen Spitälern mit und unterstützen bei der Prozess- und Sortimentsoptimierung, beim Datenmanagement und bei der Dokumentation. Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Die Kontrolle bleibt beim Spital, nur eben datenbasiert und transparent.

Was ist dein wichtigster Rat an Entscheidungsträger in der Medizin?

Macht eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie viel Zeit verbringt euer Personal wirklich mit Patientinnen und Patienten und wie viel mit Materialbestellungen, dem Auffüllen der Schränke oder der Suche nach Ersatzartikeln? Fragt eure OP-Teams. Die Antworten werden euch überraschen – und sie sind der beste Startpunkt für Veränderung.