Mehr Fokus auf das Wesentliche: Wie operative Beschaffung Spitäler finanziell und organisatorisch entlastet

Der Einkauf in einem Spital ist ein komplexes Gebilde. Er teilt sich in zwei Welten: die strategische und die operative Beschaffung. Während der strategische Einkauf die Rahmenbedingungen vorgibt, wie beispielsweise das Sortiment evaluiert, Lieferanten auswählt, Konditionen verhandelt und Verträge abschliesst, kämpft der operative Einkauf an der täglichen Front. Er löst Bestellungen aus, überwacht Liefertermine und stellt sicher, dass das richtige Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Dass die operative Beschaffung reibungslos funktioniert, zeigt sich oft erst im Ernstfall: Wenn nachts um drei ein Notfallpatient eintrifft, muss das benötigte Material sofort verfügbar sein.

Doch genau diese operativen, transaktionsgetriebenen Aufgaben sind es, die wertvolle personelle und finanzielle Ressourcen binden. Was wäre, wenn sich das Spital voll und ganz auf seine strategische Stärke konzentrieren könnte?

Wir haben mit Diane Hardouin Duparc, Einkäuferin in der Gesundheitslogistik bei der Post, darüber gesprochen, wie die Auslagerung der operativen Beschaffung genau das ermöglicht und welche Vorteile sich daraus für Spitäler ergeben.

Diane, der Begriff «operative Beschaffung» taucht immer häufiger auf. Viele verstehen darunter aber nur den reinen Bestellprozess. Greift das nicht zu kurz?

Absolut. Die operative Beschaffung ist weit mehr als nur das Auslösen einer Bestellung. Sie ist quasi der Maschinenraum des Spitaleinkaufs und umfasst alle transaktionsorientierten Aufgaben: von der Bedarfsermittlung über die Bestellung und die Überwachung der Liefertermine bis hin zur Rechnungsprüfung und dem Stammdatenmanagement. Es ist ein komplexes Zusammenspiel vieler kleiner, aber essenzieller Schritte, die sicherstellen, dass das richtige Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Das ist eine umfassende Definition. Wie lässt sich dieser Prozess für jemanden greifbar machen, der nicht täglich im Einkauf arbeitet?

Stell es dir so vor: Normalerweise muss das Spital für Hunderte von Lieferanten den gesamten Bestellprozess einzeln managen: Von der Bestellung über die Terminverfolgung bis zur Rechnungsprüfung. Wir schalten uns als zentraler Partner dazwischen. Das Spital hat nur noch einen Ansprechpartner, der im Hintergrund die gesamte Komplexität mit allen Lieferanten koordiniert und sicherstellt, dass die Regale immer gefüllt sind. Wir sind also nicht nur ein Lieferant, sondern der Manager des gesamten operativen Einkaufsprozesses.

Was ist denn der Vorteil, wenn diese Koordination nicht mehr selbst vom Spital gemacht wird?

Der offensichtlichste Vorteil ist, dass wir dem Einkaufsteam des Spitals den Rücken freihalten. Es kann sich voll auf seine strategischen Kernkompetenzen konzentrieren. Weitere Vorteile betreffen sowohl die Kosten als auch die Logistikfläche: Ein Spital benötigt oft mehrere hundert Quadratmeter zur Sicherstellung der Versorgung mit Verbrauchsmaterial aller Art. Wir übernehmen diese Lagerhaltung und finanzieren die Bestände vor. Das Spital bezahlt das Material erst bei Verbrauch. Das reduziert die Kapitalbindung, entlastet die Bilanz und setzt nicht nur finanzielle Mittel frei, sondern auch wertvollen Platz. Diese Fläche kann das Spital dann für umsatzgenerierende Bereiche nutzen, etwa für ambulante Behandlungsbereiche.

Das klingt nach einem grossen Schritt, bei dem man auch ein Stück Kontrolle abgibt. Wie stellt ihr sicher, dass das Spital trotzdem den vollen Überblick behält?

Kontrolle und Transparenz sind entscheidend, da hast du völlig recht. Niemand möchte im Blindflug agieren, und die Versorgungssicherheit muss jederzeit gewährleistet sein. Deshalb haben wir mit dem «Post Health-Cockpit» eine digitale Kundenplattform geschaffen. Hier hat das Spital jederzeit und in Echtzeit vollen Einblick in alle relevanten Daten: Lagerbestände, Lieferstatus, Bestellungen, Reportings und vieles mehr. Im Hintergrund läuft der gesamte Datenaustausch vollautomatisch und papierlos über EDI-Schnittstellen, die unser System direkt mit dem ERP-System des Spitals verbinden. Das Spital behält also die volle Kontrolle, gibt aber die zeitaufwändige operative Arbeit ab.

Kann ein Spital nur die operative Beschaffung an euch auslagern, die Logistik aber selbst behalten?

Nein, und das ist ein ganz wichtiger Punkt. Wir bieten die operative Beschaffung immer nur als integrierten Bestandteil unserer Logistikdienstleistungen an – diese sind jedoch modular aufgebaut und individuell auf die Kunden zugeschnitten. Die beiden Bereiche sind untrennbar miteinander verbunden. Nur wenn wir die physischen Prozesse, von der Warenannahme über die Lagerung bis zur Stationsversorgung, selbst steuern, können wir die hohe Qualität und Zuverlässigkeit in der gesamten Kette garantieren. Es ist ein Gesamtsystem, das seine volle Stärke nur im perfekten Zusammenspiel entfalten kann. Umgekehrt ist es jedoch möglich, die Logistikdienstleistungen der Post auch ohne die Dienstleistung der operativen Beschaffung zu nutzen.