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Aide en ligne IncaMail Les principales rubriques d’aide sur IncaMail

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Ouverture d’un message IncaMail confidentiel pour les utilisatrices et les utilisateurs non enregistrés (Ordinateur / portable / tablette / téléphone mobile)

Le message se trouve dans la boîte de réception et comporte en objet la mention «(Secured by IncaMail)».

  1. Ouvrez le message et cliquez sur le bouton «Lire».

     

    Capture d'écran d'un IncaMail
  2. Confirmez les conditions générales IncaMail et cliquez sur le bouton «Demander un e-mail avec le lien vers la clé de chiffrement».

    apture d'écran pour la confirmation de les conditions générales IncaMail
  3. Vous recevrez un nouvel e-mail peu après. En cliquant sur le bouton «Lire le message maintenant» qui se trouve dans l’e-mail, vous ouvrez le message IncaMail.

     

    Capture d'écran d'un lien clé pour lire un message

Aperçu des questions les plus fréquentes.

Comment IncaMail est-il installé chez la clientèle commerciale?

IncaMail pour le client de messagerie (Outlook)
La cliente ou le client commande en ligne un contrat de client commercial. Elle ou il reçoit ensuite un formulaire de configuration dans lequel indiquer son domaine de messagerie (par exemple @monentreprise.ch) ainsi que son certificat de serveur de messagerie (par exemple «CN=monentreprise.ch»). Le domaine est mis en service dès que le formulaire rempli est renvoyé à l’équipe IncaMail. L’administrateur du serveur de messagerie de la cliente ou du client installe ensuite les add-ins Outlook pour certains ou l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs via le serveur de messagerie central (Exchange). Les add-ins HTML ne requièrent alors que l’enregistrement d’un lien, les add-ins COM doivent, quant à eux, être distribués à toutes les installations Outlook via un système d’installation de logiciels.

IncaMail pour le logiciel d’entreprise
Pour de nombreux systèmes ERP répandus, il existe aujourd’hui des partenaires IncaMail qui proposent des modules spécifiques à l’intégration IncaMail (par exemple pour l’envoi des décomptes de salaire depuis SAP RH). La commande se fait en accord avec le partenaire de votre choix par la conclusion d’un contrat de client commercial en ligne. L’installation des modules adéquats est ensuite effectuée par le partenaire. S’il n’existe pas encore de module ou de partenaire adapté à votre système, veuillez prendre contact avec l’équipe IncaMail. Nous vous conseillerons volontiers sur la manière d’intégrer nos interfaces IncaMail (API) dans votre solution logicielle.


Interface web IncaMail
Les utilisatrices et les utilisateurs individuels privés, administratifs ou professionnels peuvent s’inscrire eux-mêmes sur www.incamail.com et envoyer directement des messages sécurisés. Dix messages par mois  sont gratuits, au-delà il est possible d’acheter un abonnement avantageux au moyen d’une carte de crédit. Étant donné que l’interface web IncaMail est totalement fonctionnelle dans le navigateur (sur les ordinateurs et les appareils mobiles), il n’est pas nécessaire de l’installer.

Collaboratrices et collaborateurs saisonniers / temporaires
Cas particulier des collaboratrices et collaborateurs temporaires: leur traitement se fait conformément au contrat (chapitre «4. Rémunération pour les prestations EAI»). Pour les entreprises ayant une activité saisonnière telles que les hôtels et les agences de voyages, il est possible de calculer un nombre moyen de collaborateurs par an (par exemple, 300 personnes en hiver et 150 en été, ce qui donne une moyenne de 225 collaborateurs par an).
Durée de conservation des messages IncaMail
Les messages IncaMail sont conservés sous forme chiffrée pendant 90 à 120 jours sur les serveurs de la Poste, de manière à ce qu’ils puissent être ouverts rapidement et facilement en cliquant sur le bouton «Lire». Passé ce délai, ils sont supprimés. Le bouton «Lire» ne fonctionne alors plus, mais le message (y compris les pièces jointes) peut tout de même être ouvert pendant au moins deux ans, avec la pièce jointe IncaMail.html qui se trouve dans le message IncaMail chez les destinataires et y est également sauvegardée. Si des fichiers volumineux sont envoyés par IncaMail (Large Files jusqu’à 1 Go), ils sont stockés de manière chiffrée pendant une semaine avant d’être supprimés. Les destinataires ont donc une semaine pour les télécharger.
Qui peut utiliser la fonction Large File Transfer?
Cette fonction est disponible pour la clientèle commerciale qui utilise IncaMail dans le client de messagerie (avec add-in Outlook) ou qui a intégré IncaMail dans son logiciel d’entreprise (via les interfaces IncaMail API). Cette clientèle peut également utiliser les Large Files dans l’interface web IncaMail. Si elle active une boîte aux lettres virtuelle, Large File y est également disponible. Grâce à la boîte aux lettres virtuelle, il est possible de contacter facilement et en toute sécurité les clientes et les clients par IncaMail et de leur envoyer des fichiers volumineux. La clientèle qui utilise exclusivement l’interface web n’a pas accès aux Large Files. Cela vaut aussi bien pour les services gratuits que pour les abonnements (Premium).
Qui peut utiliser la boîte aux lettres virtuelle?

La boîte aux lettres virtuelle d’IncaMail est accessible à l’ensemble des clientes et des clients qui ont un compte payant (IncaMail pour le client de messagerie, IncaMail pour le logiciel d’entreprise, abonnement Premium pour l’interface web IncaMail). Seuls celles et ceux qui utilisent l’interface web gratuite ne peuvent pas utiliser la boîte aux lettres virtuelle. La facturation des frais pour les messages dans la boîte aux lettres virtuelle s’effectue en même temps que la facturation des messages IncaMail envoyés.


La boîte aux lettres virtuelle peut être activée et désactivée dans les paramètres de l’interface web www.incamail.com.
Elle est désactivée par défaut. Avec la boîte aux lettres virtuelle, vous disposez d’un formulaire de contact sécurisé. Celui-ci peut être personnalisé dans les paramètres de l’interface web avec une image ou un logo ainsi qu’un texte propre:

 

FR_SH_virtuelle_Mailbox-1

 

Indiquez à votre clientèle et vos partenaires le lien vers votre boîte aux lettres virtuelle sur votre site web, dans le pied de page de vos e-mails ou sur votre carte de visite. Les personnes disposant du lien peuvent ainsi vous envoyer des e-mails confidentiels sans s’inscrire ni payer après vérification de leur adresse e-mail. Les fichiers jusqu’à 1 Go peuvent également être transmis en toute sécurité à l’aide du formulaire de contact (excepté pour la clientèle utilisant uniquement l’interface web). Les fichiers sont ainsi stockés sous forme chiffrée sur le serveur IncaMail de la Poste et restent disponibles au téléchargement pendant une durée maximale de sept jours. Ces données sont ensuite définitivement supprimées.

Mac OS X / Apple Mail: IncaMail pour le client de messagerie

Microsoft Outlook: les add-ins HTML IncaMail fonctionnent également dans Microsoft Outlook Web Access, dans le navigateur sur le Mac.


Apple Mail et autres clients de messagerie: IncaMail peut être utilisé même si aucun add-in n’est supporté pour Apple Mail. La condition préalable est un contrat IncaMail correspondant pour la clientèle commerciale. La réception des messages IncaMail s’effectue normalement, comme dans tout autre client de messagerie. Pour l’envoi, il existe deux solutions: 

 

  1. Lors de la rédaction d’un message dans Apple Mail, la mention «.incamail.ch» est ajoutée à la fin de l’adresse électronique des destinataires. Exemple: max.modele@fournisseurmessagerie.com devient max.modele@fournisseurmessagerie.com.incamail.ch. À l’avenir, Apple Mail pourra également leur proposer automatiquement cette adresse. Le mode d’expédition «Confidentiel» du message est signalé par un <c> au début de l’objet, le mode d’expédition «Personnel» par un <p> et le mode d’expédition «Recommandé» par un <r>.

  2. Vous pouvez également rédiger des messages sensibles dans l’interface web IncaMail sur www.incamail.com.
Quel logiciel d’entreprise est compatible avec IncaMail?

En ce qui concerne la réception, les messages IncaMail peuvent aujourd’hui être lus sur n’importe quel client de messagerie ou service de messagerie web courant, aussi bien sur les ordinateurs que sur les appareils mobiles. Pour l’envoi par les utilisatrices et les utilisateurs depuis Outlook, IncaMail fournit des add-ins spécifiques pour le client de messagerie.


Nous vous recommandons de vous renseigner auprès du fabricant ou du partenaire d’intégration de votre logiciel d’entreprise pour savoir si une intégration IncaMail est disponible. Vous trouverez sur le site web d’IncaMail une liste de partenaires qui proposent des modules d’intégration (en général payants).


S’il n’existe pas encore de module ou de partenaire adapté à votre système, veuillez prendre contact avec l’équipe IncaMail. Nous vous conseillerons volontiers sur la manière d’intégrer nos interfaces IncaMail (API) dans votre solution logicielle.