Réception des envois
Traitement rapide de tous les envois entrants avec code à barres

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Avec la prestation «Réception des envois», vous accélérez le traitement de votre courrier entrant. La Poste vous transmet toutes les données importantes de l’ensemble des lettres et colis avec code à barres entrants. Vous pouvez compléter les données d’envoi par la saisie de données individuelles et ainsi les utiliser pour une transmission ciblée à des destinataires internes.

Prestation et avantages

La prestation de base «Réception des envois» vous permet d’accéder à l’ensemble des données d’envoi importantes telles que le numéro d’envoi, l’identité de l’expéditeur, la date de dépôt et le lieu de dépôt. Cela vous évite dans une large mesure de devoir saisir manuellement les données en vue de leur traitement interne. Vous obtenez ainsi immédiatement une vue d’ensemble de vos envois entrants. Des fonctions intégrées d’archivage et de recherche vous facilitent la recherche d’envois et vous permettent d’informer des destinataires internes à propos de la réception et de la transmission d’un envoi. Avantage non négligeable: une installation sur vos systèmes n’est pas nécessaire. Vous pouvez vous connecter depuis n’importe quel poste de travail et commencer à travailler.

L’option Mobile étend la gamme de fonctionnalités de la prestation de base. Cette solution vous permet de saisir la signature du destinataire interne de manière mobile à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette.

Avec le service en ligne «Réception des envois», les informations suivantes sont en principe disponibles:

Information Colis Lettre
Numéro d’envoi Oui Oui
Prestation de base / prestation complémentaire Oui Oui
Montant du remboursement / des taxes Oui Oui
National / international Oui Oui
Retours et motifs Oui Oui
Dimensions et poids Oui Non
Remarques de l’expéditeur concernant le contenu En partie En partie
Adresse du destinataire En partie En partie
Adresse de l’expéditeur (client commercial) Oui Oui
Lieu de dépôt (fililale pour la clientèle privée) Oui Oui
Date de dépôt En partie Oui
Date de distribution Oui Oui
Images de l’envoi Oui Oui

Les données relatives aux envois du service de coursier ou aux envois tiers ne sont pas disponibles, mais peuvent être complétées ou saisies si besoin.

Option Mobile

L’option Mobile vous permet d’étendre les possibilités de traitement du courrier entrant et de la distribution interne. Vous pouvez ainsi saisir les signatures et noms des destinataires internes. Les mentions complémentaires à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette vous permettent de moderniser votre bureau de poste interne et d’en faire une organisation de qualité sans papier et professionnelle: de la réception des envois à l’archivage des données d’envoi en passant par le suivi de la distribution avec signature électronique.

L’application web «RETR» (Recevoir l'envoi – Traiter la réception) combine la prestation de base (application de base) à l’option Mobile. Cette application permet de synchroniser les données saisies relatives aux lettres et colis avec code à barres entrants avec le terminal mobile. L’appli affiche les données d’envoi déjà disponibles que vous pouvez modifier ou compléter si besoin. L’atout principal de cette application est la saisie électronique de la signature du destinataire. Elle permet une distribution des envois mobile et non stationnaire et constitue une extension notable de la distribution interne. Vous pouvez de plus définir le statut «Prénoter notification» avec le terminal mobile. Si la remise de l’envoi au destinataire final souhaité n’est pas immédiatement possible, la personne ou l’unité d’organisation correspondante est informée par e-mail que son envoi peut être retiré (→ prestation de base).

La synchronisation déclenche automatiquement la transmission de l’ensemble des données saisies et complétées sur le terminal mobile au service en ligne «Réception des envois».

Public cible

Le service en ligne «Réception des envois» est conçu tout spécialement pour répondre aux besoins des clients commerciaux qui reçoivent régulièrement des envois avec code à barres (lettres, colis ou envois du service de coursier) particulièrement précieux ou en grandes quantités. La simplification du traitement permet d’éliminer les sources d’erreur du traitement manuel et de réduire les coûts. La qualité et la sécurité jouent un rôle essentiel, en particulier pour les envois contre signature.

La prestation de base peut être utilisée soit uniquement pour les colis, soit uniquement pour les lettres avec code à barres ou pour les deux catégories d’envois.

Coût

Coûts périodiques

Un forfait mensuel fixe est facturé pour l’utilisation du service en ligne. Cela s’applique pour la prestation de base ainsi que pour l’option Mobile. Ce forfait comprend l’exploitation ainsi que les mises à jour. Aucuns frais de licence ou de mise à jour ne sont donc facturés. La quantité de l’année précédente correspondant aux envois que vous avez reçus constitue la base de calcul de la prestation de base.

Pour l’option Mobile, la Poste facture un supplément mensuel fixe de CHF 250.00 en sus du forfait mensuel. Le nombre des appareils et/ou d’utilisateurs est illimité.

Grâce à la convention forfaitaire, les charges mensuelles peuvent être planifiées indépendamment des éventuelles variations de quantités. Le montant est imputé sur votre facture mensuelle.

Frais d’installation uniques en cas de besoin

Si vous le souhaitez, nous pouvons vous assister pour la configuration et la mise en service sur site et former les collaborateurs concernés à l’utilisation de ce service en ligne. Cette assistance est payante. La facturation est effectuée sur la base du temps investi selon un tarif horaire de CHF 158.00 (hors TVA). Contactez-nous.

Conditions requises

Conditions-cadres

L’utilisation du service en ligne «Réception des envois» nécessite un login, une relation de facturation et une inscription à l’application web.

Vous n’êtes pas encore enregistré en tant que client commercial de la Poste? Alors créez un compte utilisateur Login Poste. Après une vérification d’identité, nous vous ferons parvenir un code d’activation en l’espace de deux à trois jours ouvrables par courrier postal.

Réglementation contractuelle

Avant la première utilisation du service en ligne «Réception des envois», vous concluez avec la Poste un accord écrit (feuille de conditions).

Conditions techniques

L’utilisation du service en ligne «Réception des envois» n’exige aucune installation locale sur votre système ou votre PC. Il vous suffit d’un ordinateur avec un accès à Internet ainsi que d’un scanner manuel courant qui puisse être branché via l’interface USB.

Pour pouvoir profiter de l’option Mobile, vous avez besoin d’un terminal mobile courant équipé d’une caméra (smartphone ou tablette avec système d’exploitation iOS ou Android) ainsi que d’une appli gratuite de la Poste (App ou Play Store).
La Poste ne fournit aucun matériel. Les frais d’acquisition ou d’assistance sont à la charge du client.

Instructions

Informations complémentaires

Réception des envois
Vous pouvez obtenir ici de plus amples informations à propos des prestations et des fonctions du service en ligne «Réception des envois».

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