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«Le TopSharing est un modèle d’avenir»

Nicole Steck et Julie Mackmood dirigent ensemble l’équipe d’innovation de PostMail. Le TopSharing constitue un modèle de gestion en partenariat aux postes de cadre. Alors que la Journée internationale des femmes se prépare, les deux collègues nous expliquent de quoi il s’agit.

Simone Hubacher

Julie Mackmood et Nicole Steck (à droite) s’épaulent mutuellement en tant que binôme de TopSharing.

Qui a mis en place votre équipe de TopSharing? Le poste était-il mis au concours sous cette forme?

Julie Mackmood: Auparavant, Nicole avait assuré la fonction de direction seule avant de prendre un congé de cinq mois en 2019. Dans le cadre d’un changement temporaire de poste au sein du groupe, j’ai assuré la gestion de l’équipe d’innovation de PostMail pendant cette période. Lorsque les cinq mois ont touché à leur fin, nous nous sommes réunies pour échanger.

Nicole Steck: C’est là que nous avons eu l’idée d’occuper le poste ensemble à l’avenir. Nous avons fait part de cette proposition à nos supérieurs. Notre hypothèse était que nous pouvions mieux relever les défis de cette fonction ensemble que seules – mais nous n’en étions pas encore sûres. Dans la gestion de l’innovation, l’incertitude fait partie du quotidien – on rencontre ce facteur dès qu’on essaie quelque chose de nouveau.

Julie Mackmood: Nous avons proposé une phase de test de cinq mois. Notre chef a accepté. Nous avons alors eu l’opportunité de démontrer notre hypothèse.

Est-ce que vous vous connaissiez avant?

Julie Mackmood: Oui, nous nous connaissions déjà. Tout d’abord de loin, puis davantage puisque nous avons participé ensemble à l’un des voyages d’études d’innovation en Asie organisés par la Poste à l’automne 2018.

Quelle était votre motivation principale lorsque vous avez choisi ce modèle?

Nicole Steck: Il y avait plusieurs raisons. Il s’agissait en premier lieu des avantages que nous percevions pour le poste. Nous avons beaucoup apprécié le mois pendant lequel j’ai initié Julie à mon poste. Le fait de prendre des décisions ensemble était très précieux pour nous deux.

Julie Mackmood: À un poste de cadre, on se sent parfois seul – ce qui n’est pas le cas avec un poste partagé. Pas seulement pour les décisions d’ailleurs: on peut aussi partager les réussites et les moments plus frustrants. Il existe aussi des avantages pour ce qui est du temps libre: on en a plus!

Nicole Steck: Julie a des enfants, pas moi. Le fait d’avoir plus de temps pour sa famille et ses loisirs permet aussi de se libérer l’esprit pour de nouvelles idées. C’est parfois difficile si on a un emploi du temps surchargé de réunions du lundi au vendredi.

Comment vous différenciez-vous ou vous complétez-vous?

Nicole Steck: Nous apportons des expériences professionnelles très différentes puisque Julie vient de l’informatique tandis que je viens de l’économie/de la gestion. C’est justement très précieux dans le domaine de l’innovation. Chacune d’entre nous a un «filtre» différent sur les sujets et signaux qui pourraient être intéressants.

Julie Mackmood: Depuis que nous travaillons ensemble, notre pipeline d’idées se développe bien plus rapidement et de manière plus diversifiée. Nous apprenons également l’une de l’autre, pas seulement sur le plan spécialisé mais aussi pour ce qui est des «facteurs mous»: nous avons des personnalités très différentes et nous avons donc différents points de vue sur les arguments à employer pour convaincre un partenaire, par exemple.

Nicole Steck: L’emploi du temps se libère puisque nous pouvons nous partager les réunions régulières. La question de la suppléance est également facilement résolue. Comme nous nous synchronisons, aucune transmission fastidieuse de dossiers n’est nécessaire. Dans une semaine normale de travail, nous travaillons chacune à 70% et nous sommes présentes ensemble deux jours par semaine. Pendant les vacances de l’une, l’autre travaille à plein temps. Les inconvénients sont limités: il faut un peu de coordination. Pour la Poste, les coûts salariaux sont un peu plus élevés.

Copyright: Monika Flückiger

Dans quelle mesure les concertations/transmissions de dossiers sont-elles fastidieuses?

Julie Mackmood: Nous tenons un bloc-notes OneNote commun. Nous y notons non seulement ce qu’il se passe mais aussi ce que nous en pensons. Nous comprenons ainsi non seulement les détails techniques mais aussi les nuances. Chaque semaine, nous passons environ une heure à échanger, plus les pauses café ou repas de midi partagés de temps à autre.

Nicole Steck: Lorsque nous ne travaillons pas ensemble, le SMS est notre canal de choix. Il faut aussi être prêt à clarifier une question ou à lire un e-mail même pendant une journée libre. C’est de toute façon naturel quand on occupe une fonction de gestion et cela ne constitue pas une nouveauté. Pendant les vacances, nous restons cependant hors ligne.

Comment les clients et interlocuteurs savent-ils quand ils doivent s’adresser à Nicole ou à Julie?

Nicole Steck: Comme nous nous synchronisons bien, cela n’a pas d’importance s’ils s’adressent à l’une ou à l’autre. Nous sommes interchangeables pour tous les thèmes de la gestion/direction. À côté de cela, nous menons chacune nos propres projets d’innovation dans lesquels les personnes impliquées connaissent nos responsabilités.

Discutez-vous souvent entre vous pour savoir qui s’occupera d’un (nouveau) sujet? Ou tombez-vous toujours d’accord rapidement?

Julie Mackmood: Pour les thèmes spécialisés, la réponse s’impose généralement d’elle-même: s’il faut davantage de compréhension technique et de réseau dans le domaine IT, je prends le lead, tandis que c’est Nicole qui s’en charge pour les sujets plutôt orientés marché.

Nicole Steck: Jusqu’à présent, nous nous sommes toujours mises d’accord étonnamment vite. Pour préparer le job sharing, nous nous étions beaucoup penchées sur la manière dont nous gérions les conflits et les désaccords. Le cas ne s’est pas présenté jusqu’à maintenant. Nous poursuivons le même objectif: nous voulons faire du très bon travail et développer avec notre équipe des idées d’innovation et – on l’espère – de nouveaux produits. Le fait de garder un état d’esprit ouvert vis-à-vis des différents chemins qui mènent à l’objectif constitue une bonne attitude de base.

En toute honnêteté: recommandez-vous votre modèle à d’autres femmes à des postes de cadre et aux services du personnel de plus grandes entreprises?

Julie Mackmood: Nous recommandons ce modèle non seulement aux femmes mais aussi aux hommes! De notre point de vue, le TopSharing est un modèle d’avenir: la discussion et la diversité donnent lieu à davantage de réflexion et donc à de meilleures décisions. Si la conciliation de la famille et du travail constitue un avantage d’un tel modèle, il existe de très nombreuses autres raisons pour lesquelles on peut travailler en partenariat et/ou pour lesquelles on souhaite davantage de temps libre.

Nicole Steck: Un état d’esprit ouvert pour différentes approches, l’envie d’élargir son horizon et la confiance vis-à-vis de son partenaire de job sharing constituent les bases d’une telle démarche – un TopSharing n’est pas idéal pour les personnalités dominantes et les loups solitaires. Il faut être prêt à céder du contrôle et de la responsabilité mais aussi à diminuer son taux d’occupation et donc son revenu. Il y a également le risque d’être perçu et catégorisé par l’environnement professionnel comme quelqu’un de moins ambitieux. Il existe sans doute des postes qui se prêtent davantage au TopSharing que d’autres, mais les avantages sont évidents: deux personnes impliquent toujours deux ensembles de compétences différents, deux réseaux et deux fois plus de puissance cérébrale. Nous voyons également comme les compétences nécessaires au TopSharing gagnent en importance dans un monde où les réseaux s’imposent davantage face aux hiérarchies.

Vous trouverez ici davantage d’informations sur le thème de la diversité au sein du groupe Poste.

TopSharing

Le TopSharing constitue un modèle de gestion en partenariat aux postes de cadre ou une gestion commune avec deux fois plus de puissance. Deux personnes se partagent un poste et ses responsabilités – elles prennent les décisions importantes ensemble et leur description de poste est identique.

  • La Poste propose le TopSharing depuis 2008.
  • Ces postes sont spécialement mentionnés comme tels dans l’annonce.
  • Ce sont les supérieurs hiérarchiques qui déterminent si un poste peut être mis au concours comme TopSharing. Par exemple, dans le cadre de la réorganisation de RéseauPostal, quatre postes ont été mis au concours en tant que TopSharing.

Les opportunités du TopSharing: deux personnes avec un taux d’occupation réduit travaillent de manière plus productive. Grâce au TopSharing, des postes à plein temps plus intéressants sont aussi accessibles aux collaborateurs à temps partiel.

rédigé par

Simone Hubacher

Rédactrice