Brevets, marques et designs – numériques pour leur protection
L’Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle a recours à IncaMail

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Les droits de protection, tels que les brevets, les marques et les designs, sont attribués et gérés dans le cadre de procédures complexes et confidentielles. Grâce à IncaMail, le service de courrier électronique sécurisé de la Poste, l’Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle (IPI) assure sa correspondance par voie électronique depuis le mois de février 2020. Cette option réduit la durée d’un grand nombre de procédures et facilite l’archivage. «IncaMail nous permet de communiquer de manière plus rapide, plus directe et conforme à l’ordonnance avec nos clients», déclare Mirko Galli, responsable du Service Développement et Innovation à l’IPI.

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Situation initiale et défi

L’Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle IPI examine, attribue et gère les droits de propriété industrielle, en l’occurrence les brevets, les marques et les designs. En collaboration avec d’autres administrations, associations et entreprises, l’IPI impose ainsi l’indication d’origine «Suisse», elle surveille les sociétés de gestion collective de droits d’auteur et informe des particuliers et des entreprises de nombreuses manières. Une plate-forme de distribution reconnue était nécessaire pour assurer le processus numérique des procédures et des correspondances.

La solution

L’Ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives (OCEl-PA, RS 172.021.2) permet à l’IPI d’envoyer ses courriers par voie électronique grâce à la plate-forme de distribution reconnue IncaMail. Le service de courrier sécurisé de la Poste a pu être intégré sans problème dans le logiciel de gestion de documents et de processus Domtrac. Depuis le mois de février 2020, l’IPI envoie tous ses courriers par voie électronique. À l’IPI, IncaMail est utilisé pour toutes les procédures relatives aux marques, en l’occurrence les procédures d’enregistrement des marques nationales et internationales ou les procédures d’opposition et de radiation. Sur demande des parties recourantes dans la procédure, l’IPI envoie tous ses courriers par voie électronique, également les décisions. Allant de pair avec la numérisation des processus commerciaux de l’IPI, IncaMail accompagnera également, à l’avenir, tous les processus relatifs aux brevets et aux designs.

Mirko Galli, responsable du Service Développement et Innovation à l’IPI se déclare pleinement satisfait du service: «IncaMail nous permet de communiquer de manière plus rapide, plus directe et conforme à l’ordonnance avec nos clients». Sans compter que la sécurité est garantie à tout moment.»

Utilité et avantages

  • Gain de temps important: grâce à la transmission électronique avec IncaMail, les courriers de l’IPI peuvent être distribués quelques minutes après la décision des contrôleurs de l’IPI. La communication électronique avec l’administration permet, par ailleurs, de raccourcir les temps de réponse.
  • Sécurité des données et traçabilité: la transmission électronique des courriers de l’IPI doit intervenir dans le respect des conditions-cadres légales. La transmission via IncaMail garantit la sécurité des données exigée. L’envoi avec IncaMail est documenté par la Poste et est démontrable à tout moment.
  • Consultation à tout moment et en tout lieu: les utilisateurs de la transmission électronique avec IncaMail dans le cadre des procédures de l’IPI peuvent consulter leurs courriers à tout moment et en tout lieu.
  • Archivage simplifié: avec la transmission électronique, l’IPI fournit tous les courriers en PDF indexables, dans un format approprié à un archivage à long terme. Cela évite aux utilisateurs de devoir numériser ces courriers en vue de leur archivage.

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