Aide en ligne IncaMail
Les principales rubriques d’aide sur IncaMail

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Cette aide en ligne offre une assistance pour l’utilisation d’IncaMail et fournit un aperçu lié à la pratique des fonctions du service de chiffrement d’e-mail de la Poste.

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Ouvrir et gérer un compte
Tout sur votre compte IncaMail

Pour pouvoir envoyer et recevoir des messages IncaMail, vous pouvez ouvrir un compte gratuit sur IncaMail une seule et unique fois sur www.incamail.com. Pour cela, cliquez sur «Ouvrir un compte», puis remplissez correctement tous les champs. Pendant l’inscription, le code d’activation est envoyé à votre adresse électronique. Veuillez saisir ce code d’activation afin de terminer l’inscription. Si vous n’avez pas reçu ce code (vérifier également le répertoire SPAM), cliquez sur «Demander un nouveau code». Seul le dernier code d’activation envoyé est valable.

Après l’inscription, vous disposez d’un compte Basic et des fonctions suivantes:

  • Envoi de messages IncaMail
  • Réception et ouverture de messages cryptés
  • Gestion des paramètres du compte
  • Consultation du journal des logs

Si votre adresse e-mail devait changer, vous pouvez ajouter votre nouvelle adresse au compte existant. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à la rubrique «Gérer les paramètres».

Choisir le mot de passe

Le mot de passe doit répondre aux exigences ci-après:

  • Au moins huit caractères
  • Au moins trois des éléments suivants: majuscules, minuscules, chiffres ou caractères spéciaux
  • Ne doit contenir ni le propre nom ni la propre adresse e-mail

Nous vous prions de créer votre mot de passe en fonction de ces spécifications et de ne le transmettre en aucun cas à des tiers.

Vérifier l’adresse postale

Lorsque vous vérifiez votre adresse postale, celle-ci est indiquée au destinataire, ce qui accroît la confiance. Pour vérifier votre adresse postale, cliquez dans les paramètres sur «Vérifier l’adresse postale» et entrez une adresse postale correcte. Vous recevrez après quelques jours un code d’activation par courrier adressé à l’adresse postale indiquée. Pour terminer la vérification, connectez-vous à votre compte IncaMail, cliquez sur «Vérifier» et saisissez le code d’activation reçu.

Vous pouvez modifier votre adresse postale à tout moment dans les paramètres. Un nouveau code d’activation vous est envoyé par courrier à chaque modification.

Inscription avec SuisseID

Les détenteurs d’une SuisseID peuvent s’inscrire directement sur IncaMail à l’aide de celle-ci. Cliquez à cet effet sur «Autres logins» et sur «Login SuisseID» lors de l’inscription. Assurez-vous que votre SuisseID est raccordée et activée. Les indications contenues dans la SuisseID seront reprises sans changement sur IncaMail. Une adresse e-mail doit impérativement figurer dans la SuisseID, faute de quoi l’inscription avec la SuisseID n’est pas autorisée. L’étape de la vérification séparée de l’e-mail et de l’adresse est supprimée. Vous disposez immédiatement de l’ensemble des fonctions d’IncaMail.

Inscription avec SwissID

Les détenteurs d’une SwissID peuvent s’inscrire directement sur IncaMail avec celle-ci. Pour cela, cliquez sur «Autres connexions» et sur «Login SwissID» lors de l’inscription. Suivez les instructions. Les indications de votre login SwissID sont reprises telles quelles dans IncaMail. Si vous vous inscrivez avec SwissID, il n’est pas nécessaire de vérifier l’e-mail et vous pouvez immédiatement disposer de l’ensemble des fonctions d’IncaMail.

Inscription à l’aide du login du canton de Genève ou du canton de Zoug

Les détenteurs d’un login du canton de Genève (AeL) ou du canton de Zoug peuvent s’inscrire directement à IncaMail à l’aide de celui-ci. Pour ce faire, cliquez sur «Autres connexions», puis sur «Login Canton de Genève» ou «Login canton de Zoug» et suivez les instructions. Les données du login du canton de Genève ou du canton de Zoug sont reprises telles quelles dans IncaMail. En cas d’inscription via le login du canton de Genève ou du canton de Zoug, il n’est pas nécessaire de vérifier l’e-mail ni l’adresse et vous pouvez immédiatement disposer de l’ensemble des fonctions d’IncaMail.

Login via Poste.ch (Login client Poste)

Les détenteurs d’un Login client Poste peuvent s’inscrire directement sur IncaMail. Pour ce faire, cliquez sur «Autres connexions» puis sur «Login via poste.ch». Suivez les instructions. Les données de votre Login client sont reprises telles quelles dans IncaMail. En cas d’inscription via le Login client Poste, la vérification de l’e-mail n’est pas nécessaire et vous disposez immédiatement de l’ensemble des fonctions d’IncaMail.

Veuillez procéder comme suit pour recevoir un nouveau mot de passe:

  • Cliquez sur «Mot de passe oublié?» sur la page d’accueil.
  • Saisissez l’adresse e-mail enregistrée sur IncaMail, puis confirmez-la avec «Envoyer».
  • Selon l’inscription sélectionnée, vous recevez un SMS contenant un code ou vous pouvez répondre à votre question de sécurité.
  • Vous recevez un SMS sur votre téléphone mobile. Saisissez le code qu’il contient dans le champ correspondant et cliquez sur «Suivant».
  • Répondez à la question de sécurité, puis cliquez sur «Vérifier». Veuillez noter que votre réponse doit correspondre exactement à la réponse qui a été déposée (en respectant les majuscules et les minuscules).
  • Définissez ensuite un nouveau mot de passe, puis cliquez sur «Enregistrer».

Vous êtes désormais connecté et vous avez correctement défini un nouveau mot de passe. Si vous n’avez pas pu définir de nouveau mot de passe, recommencez le processus. Si cette nouvelle tentative se solde encore par un échec, veuillez contacter notre Support.

Après l’ouverture de votre compte IncaMail, vous possédez un compte Basic gratuit. Vous pouvez recevoir des messages IncaMail ainsi qu’envoyer 10 messages confidentiels ou personnels gratuits par mois. Une mise à niveau vers le compte Premium à CHF 29.00 ou EUR 25.00 par an vous permet d’envoyer jusqu’à 50 messages (tous modes d’expédition) par jour. En outre, une boîte aux lettres virtuelle est activée. Pour un compte Premium, cliquez sur «Acheter Premium» et suivez les instructions. La durée du compte Premium peut également être prolongée ici.

Sous «Informations personnelles», vous pouvez gérer les données relatives à votre personne. Vous avez par ailleurs la possibilité de vérifier votre adresse postale. Si vous ne l’avez pas encore vérifiée, vous pouvez le faire ici en tout temps. Pour cela, cliquez sur «Vérifier l’adresse postale». En cas de changement, une lettre avec un code d’activation sera déclenchée lors de la première vérification. Si vous vous êtes inscrit à l’aide d’un autre login comme SwissID, le login du canton de Genève (AeL) etc., vous pouvez également gérer votre adresse. Les indications (nom, prénom et éventuellement entreprise) de la SuisseID ou du login du canton de Genève (AeL) ne peuvent pas être modifiées. Par ailleurs, aucune lettre avec un code d’activation ne sera déclenchée dans ce cas. Vous trouverez des informations complémentaires sous les rubriques «Inscription» et «Vérifier l’adresse postale».

Vous pouvez changer votre mot de passe dans les paramètres. Le mot de passe doit satisfaire aux exigences suivantes:

  • Au moins huit caractères
  • Au moins trois des éléments suivants: majuscules, minuscules, chiffres ou caractères spéciaux
  • Ne doit pas contenir le propre nom ou la propre adresse e-mail

Nous vous prions de créer votre mot de passe en fonction de ces spécifications et de ne le transmettre en aucun cas à des tiers.

Vous pouvez en outre gérer vos indications pour la restauration du mot de passe. Elles sont requises si vous avez oublié votre mot de passe et que vous aimeriez en définir un nouveau. Vous pouvez choisir entre les méthodes «Question de sécurité» et «Code via SMS». Entrez vos préférences, veillez à ce que l’orthographe soit correcte et tenez les indications à jour.

IncaMail est disponible en allemand, français, italien, anglais et néerlandais. Vous pouvez modifier la langue à tout moment dans les paramètres. Les courriers électroniques confidentiels sont affichés dans la langue que vous avez sélectionnée.

Newsletter

Vous pouvez choisir si vous souhaitez recevoir la newsletter IncaMail. La newsletter paraît quatre fois par an. Elle comporte des actualités ainsi que d’autres thèmes pertinents pour IncaMail.

Messages

Vous pouvez prévoir différents paramètres pour l’expédition des messages IncaMail:

  • Configurer signature: définissez une signature automatique qui sera systématiquement ajoutée à chaque courrier électronique.
  • Notification sur l’enveloppe du message: définissez un texte individuel, qui sera affiché au destinataire dans l’e-mail avant qu’il ouvre le message. Il peut s’agir d’indications pour le support ou d’autres informations. Évitez d’entrer des informations confidentielles ou personnelles à cet endroit.

Avec la boîte aux lettres virtuelle, vous disposez d’un formulaire de contact sécurisé. Proposez à vos clients et à vos partenaires le lien vers votre boîte aux lettres virtuelle via la page d’accueil ou la signature automatique de votre courrier électronique. Les personnes qui disposent du lien peuvent ainsi vous faire parvenir des e-mails confidentiels sans inscription ni paiement.

La boîte aux lettres virtuelle est disponible pour les clients disposant d’un compte Premium ou Business. Les coûts sont facturés aux clients Business conformément au contrat client. Pour les clients Premium, l’utilisation est comprise dans le prix. La boîte aux lettres virtuelle peut être activée et désactivée. Elle est désactivée par défaut.

Vous pouvez définir une image individuelle ou un logo et un texte propre. L’image et le texte seront affichés tout en haut dans votre boîte aux lettres. Les images sont automatiquement redimensionnées à une taille maximale de 250 x 150 pixels (L x H). Plus la résolution de l’image est basse, plus l’affichage est rapide. Vous pouvez également déterminer si l’expéditeur doit entrer une protection contre les spams avant l’expédition.

Si vous possédez plusieurs adresses e-mail personnelles, vous pouvez toutes les utiliser dans le même compte IncaMail. Pour chaque nouvelle adresse e-mail ajoutée sous «Adresses e-mail», vous recevez un code d’activation à cette adresse lors de l’inscription. Dès que vous avez également entré le code d’activation, votre nouvelle adresse e-mail est ajoutée au compte IncaMail.

Vous pouvez vous connecter à IncaMail avec le même mot de passe pour toutes les adresses e-mail activées.

Cette fonction peut aussi être utilisée si vous changez d’adresse e-mail. Saisissez alors la nouvelle adresse e-mail dans votre compte IncaMail existant et vérifiez-la.

Les adresses e-mail peuvent être supprimées. Veuillez toutefois noter que les messages reçus de ces adresses ne pourront alors plus être ouverts après la suppression de celles-ci. Nous recommandons donc de ne pas supprimer les adresses e-mail modifiées et remplacées.

Vous pouvez bloquer la réception de messages IncaMail recommandés. Cliquez à cet effet sur «Configurer les recommandés» et suivez les instructions. Vous trouverez une instruction complète ici.

Vous pouvez supprimer vous-même votre compte IncaMail. Pour ce faire, cliquez sur «Suppression du compte». Veuillez noter que vous ne pourrez plus ouvrir ou lire les messages IncaMail reçus après la suppression. La suppression d’un compte IncaMail est irrévocable.

Informations pour l’expéditeur
Expédition, modes d’expédition et confirmations de transmission

Écrire des messages IncaMail

Pour écrire un message dans IncaMail, cliquez sur «Écrire».

Types de fichiers et limitations de taille chez les destinataires

Vous pouvez attacher des fichiers dans tous les formats. IncaMail admet des messages dont la taille peut aller jusqu’à 15 Mo, mais la distribution dépend de la taille maximale admise par le destinataire. C’est pourquoi la Poste recommande, notamment pour les envois importants ou urgents comme on en trouve par exemple dans les communications juridiques électroniques (mode d’expédition: recommandé), de déterminer suffisamment tôt avec le destinataire la quantité de données maximale qu’il peut recevoir par e-mail. Il faut tenir compte du fait que le message que vous envoyez peut devenir jusqu’à deux fois plus volumineux sous l’effet du cryptage pour le transport par IncaMail. Si le message IncaMail ne peut pas être remis en raison d’une limitation de taille chez le destinataire, nous vous en informons par e-mail.

Choix du mode d’expédition

Sélectionnez le mode d’expédition en cliquant sur le bouton correspondant. Des informations complémentaires sur les différents modes d’expédition sont disponibles dans la rubrique «Modes d’expédition» ci-après.

Destinataires

Vous pouvez saisir plusieurs destinataires. Il suffit de les séparer par un «;» (point-virgule), suivi d’un espace (vide).
Exemple: a@domain.ch; b@domain.ch

Envoyer

Cliquez sur «Envoyer» pour expédier le message. Étant donné qu’aucun message n’est enregistré sur IncaMail, il n’existe pas de sortie de courrier.

Copie gratuite pour moi

Si vous souhaitez en obtenir une copie pour vos archives, activez l’option «Copie gratuite pour moi». Vous recevrez alors l’e-mail que vous avez envoyé, sans frais et de manière confidentielle, à votre adresse e-mail. Vous pouvez changer le réglage prédéfini pour cette option dans les paramètres, sous «Messages».

Coûts en fonction du nombre d’e-mails

Avec le compte Basic gratuit, vous pouvez envoyer sans frais dix messages IncaMail par mois (modes d’expédition «Confidentiel» et «Personnel»). Avec le compte Premium à CHF 29.00 ou EUR 25.00 par an, vous pouvez envoyer jusqu’à 50 messages par jour (quel que soit le mode d’expédition).

En tant qu’expéditeur, vous pouvez choisir entre les modes d’expédition suivants:

Message confidentiel

Le message sera transmis au destinataire sous forme cryptée et vous recevrez, au choix, une confirmation de transmission par courrier électronique. Pour lire l’e-mail confidentiel, le destinataire doit être vérifié au moyen d’un code de sécurité envoyé par e-mail. Les destinataires au bénéfice d’un contrat de client commercial reçoivent le message sous forme d’e-mail normal par le biais d’une connexion cryptée et peuvent le lire sans prendre d’autres mesures. Il n’est pas nécessaire de vérifier l’adresse postale pour réceptionner un message confidentiel.

Information personnelle

Le message sera transmis au destinataire sous forme cryptée et vous recevrez, au choix, une confirmation de transmission par courrier électronique. Pour lire l’e-mail personnel, le destinataire doit s’inscrire une seule et unique fois et avoir au moins vérifié son adresse e-mail à l’aide du code d’activation. Si le destinataire n’est pas encore inscrit à IncaMail, il sera prié de le faire dès qu’il voudra ouvrir le courrier électronique personnel. La vérification de l’adresse postale n’est pas nécessaire pour la réception d’un message personnel.

Recommandé

Avec le mode d’expédition «Recommandé», l’expéditeur et le destinataire reçoivent des quittances PDF signées numériquement qui permettent de prouver l’envoi et la réception du message. Le message doit être accepté par le destinataire dans le délai de sept jours, sinon il devient caduc. Chaque jour compte pour le calcul des délais de retrait et de disponibilité, samedis, dimanches et jours fériés inclus. Le mode d’expédition se prête à l’utilisation dans le cadre de la communication avec les autorités suisses et est conforme aux législations applicables.

Vous trouverez des informations complémentaires dans le chapitre «Recommandé».

Confirmation de transmission

L’expéditeur d’un message confidentiel ou personnel reçoit, par défaut, une confirmation de transmission par e-mail. Celle-ci est émise dès que le courrier électronique a pu être distribué au système du destinataire. Veuillez noter que cela ne signifie pas que le destinataire ait déjà ouvert l’e-mail. Il se trouve par contre dans sa boîte de réception prêt à être ouvert. Dans les paramètres, vous pouvez choisir si vous souhaitez recevoir les confirmations de transmission ou non.

Quittance d’envoi et de réception

Avec le mode d’expédition «Recommandé», l’expéditeur et le destinataire reçoivent diverses quittances.

Vous trouverez des informations complémentaires dans le chapitre «Recommandé

Les données sur tous les messages envoyés et reçus peuvent être consultées dans le journal des logs. Le journal des logs ne contient aucune indication sur le contenu des e-mails. Le statut IncaMail correspondant et sa signification sont indiqués dans l’aperçu:

Statut IncaMail C/P R Signification
Arrivé sur IncaMail Oui Oui Le message IncaMail a été accepté par la plateforme mais n’a pas encore été livré au système du destinataire.
Si le statut est maintenu pendant plus de deux heures, l’expéditeur est automatiquement informé par la plateforme que la distribution n’a pas encore pu être effectuée. IncaMail continue de tenter la distribution pendant un maximum de 72 heures. Si la distribution échoue toujours après 72 heures, le message est supprimé sur IncaMail, l’expéditeur est informé par e-mail et le message reçoit le statut «Non distribuable».
Traité Non Oui IncaMail a traité le message et attend son acceptation par le destinataire.
Livré Oui Non L’IncaMail a été réceptionné par le système du destinataire.
Ouvert Oui Non Le destinataire a ouvert le message IncaMail et l’a lu sur l’interface web. (Statut impossible pour les destinataires avec contrat de client commercial «Service Integration» et le mode de distribution «Confidentiel». Ici le statut reste sur «Livré».)
Non distribuable Oui Oui L’IncaMail n’a pas pu être distribué pour différentes raisons. Raisons possibles: boîte de réception pleine, système cible non joignable, adresse e-mail inconnue. Dans ce cas, l’expéditeur reçoit une notification d’IncaMail. Voir aussi «Arrivé sur IncaMail».
Accepté Non Oui Le statut «Accepté» signifie que le destinataire a accepté le message recommandé.
Refusé Non Oui Le statut «Réception refusée» signifie que le destinataire a refusé le message recommandé.
Échu Non Oui Le statut «Échu» signifie que le destinataire n’a ni accepté ni refusé le message recommandé dans le délai de sept jours. Le message ne peut désormais plus être ouvert par le destinataire.
Message système Oui Oui Après la remise du message, IncaMail reçoit du système de mail destinataire un message sur l’état d’avancement de la remise. Ce message est transmis à l’expéditeur par e-mail et le statut du message est mis sur «Message système». Pour déterminer le statut du message, veuillez prêter attention au contenu du message transmis.

Légende:

C = confidentiel

P = personnel (distribution dans tous les cas comme SAFE)

R = recommandé

Dans les pays ci-après, IncaMail est disponible uniquement pour la réception, ce pour des raisons réglementaires ou commerciales:

  • Angola
  • Biélorussie
  • Bolivie
  • Côte d’Ivoire
  • République démocratique du Congo
  • Érythrée
  • Éthiopie
  • Guinée
  • République islamique d’Iran
  • Kenya
  • Liban
  • Liberia
  • Libye
  • Myanmar (Birmanie)
  • Népal
  • Nigéria
  • République d’Irak
  • Zimbabwe
  • Somalie
  • Sri Lanka
  • Soudan
  • Syrie
  • Trinité-et-Tobago
  • République populaire de Corée (Corée du Nord)

Informations pour le destinataire
Recevoir, ouvrir et répondre

Vous recevez les e-mails d’IncaMail directement dans la boîte de réception de votre adresse électronique existante. Ne supprimez l’e-mail que si vous êtes sûr de ne plus en avoir besoin. La Poste ne pourra plus vous le livrer une seconde fois étant donné qu’aucune copie n’est enregistrée. Le message confidentiel et chiffré se trouve en pièce jointe en tant que fichier «IncaMail.html». Il peut être ouvert en double-cliquant sur la pièce jointe ou en cliquant sur «Enregistrer» et «Ouvrir» et en saisissant le mot de passe IncaMail personnel ou un code de sécurité. En cas d’échec de toutes les tentatives d’ouverture du message, il est recommandé de télécharger localement la pièce jointe et de l’ouvrir en double-cliquant, puis en saisissant le mot de passe ou le code de sécurité. Pour afficher correctement le message, une connexion Internet est indispensable.

Vous trouverez ici des instructions détaillées pour l’ouverture de messages IncaMail avec différents appareils:

Message IncaMail confidentiel

Les destinataires qui ne possèdent pas de compte IncaMail reçoivent, une fois la pièce jointe ouverte, un code de sécurité par e-mail qui leur permet de lire le message. Les destinataires qui possèdent un compte IncaMail ouvrent le message à l’aide de leur mot de passe IncaMail personnel.

Message IncaMail personnel

Dans le cas d’un message personnel, il vous sera demandé, après l’ouverture de la pièce jointe, de vous connecter. Après le login, l’e-mail sera affiché dans le navigateur. Si vous n’êtes pas encore inscrit à IncaMail, vous devrez vous enregistrer une seule et unique fois. Dès que vous aurez saisi le code d’activation reçu par e-mail, vous pourrez lire le message personnel.

Recommandé IncaMail

Toute adresse e-mail valide peut réceptionner des messages recommandés.

Le délai pour la réception d’un message recommandé se distingue comme suit du délai pour d’autres messages.

Délai de retrait:

Le délai de retrait est limité à 7 jours. Passé ce délai, le message ne peut plus être ouvert. Si vous avez ouvert le message une fois pendant ce délai, vous pourrez toujours le visualiser par la suite.

Accepter:

Lors de la première ouverture de la pièce jointe, vous pouvez décider après la connexion si vous souhaitez accepter ou non le recommandé. Cliquez à cet effet sur le bouton correspondant. Votre décision sera transmise à l’expéditeur sous la forme d’une quittance. La décision peut être reportée pendant le délai de retrait. Une fois acceptée, la pièce jointe peut être ouverte sans cette décision.

Quittances:

Avec le message recommandé, l’expéditeur et le destinataire reçoivent une quittance de dépôt et de réception sous la forme d’un document PDF signé.

En tant que destinataire, le message IncaMail s’affiche dans votre navigateur. Vous disposez des possibilités suivantes sous «Enregistrer»:

  • Me faire suivre en tant que courrier électronique normal: le message vous sera transféré en mode normal et non crypté. Dans ce cas, la protection des informations contre l’accès par des tiers ne peut pas être garantie par IncaMail et relève de votre responsabilité.
  • Enregistrer en tant que courrier électronique (.eml): le message peut être enregistré au format général mail client. Veuillez noter que le message ne sera pas automatiquement déplacé dans l’entrée du courrier, mais vous pourrez l’ouvrir à l’aide de différents mail clients (p. ex. Outlook ou Thunderbird).
  • Enregistrer en tant que PDF: le message peut être enregistré localement au format PDF.

Vous pouvez répondre gratuitement et une seule fois à l’expéditeur d’un message IncaMail, via l’interface web. Si vous souhaitez choisir un mode d’expédition autre que confidentiel ou ajouter d’autres destinataires pour la réponse, celle-ci sera alors payante.

Pour des raisons de sécurité, les invitations au retrait des messages IncaMail sont toujours pourvues d’une signature. Veuillez chaque fois vérifier la validité de la signature et l’expéditeur. L’expéditeur de l’e-mail doit toujours être libellé comme suit:

Expéditeur: swisspost@im.poste.ch

Malheureusement, certains mail clients et webmails considèrent les signatures comme non valables ou inconnues, quand bien même le certificat serait valable. Dans ces cas, nous vous recommandons une vérification manuelle du certificat correspondant.

Le document ci-après «Vérifier la signature» vous montrera comment procéder pour vérifier la signature dans les différents mail clients.

Vérifier la signature (PDF, 278.1 KB)Document indisponible.

Le niveau de confiance de chaque expéditeur et destinataire est illustré dans IncaMail par des étoiles (jusqu’à trois). Les étoiles montrent avec quelle minutie leur identité a été vérifiée.

Étoiles Niveau de confiance Vérifications d’identité possibles
(aucune) inconnu aucune ou statut caché
* bon enregistrement, transfert vérifié des données ou similaire
** très bon vérification de l’adresse postale, contrat ou similaire
*** excellent vérification personnelle, passeport/ID, SuisseID ou similaire

En option, on peut cacher l’affichage de son niveau de confiance dans les paramètres. Les utilisateurs qui cachent leur niveau de confiance ne reçoivent pas d’informations sur le niveau de confiance de leurs partenaires de communication.

Communication électronique avec les autorités avec IncaMail
Envoyer des recommandés par e-mail

L’Ordonnance de la Confédération sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite et l’Ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives (ci-après «ordonnances eGov» contraignent les tribunaux et les autorités à accepter les écrits sous forme électronique et à mettre en place à cet effet une plateforme de distribution sécurisée. Par ailleurs, les avocats ou les personnes concernées par la procédure peuvent par exemple aussi demander que les décisions leur soient communiquées sous forme électronique. IncaMail a été reconnu par la Confédération en tant que plateforme de distribution sécurisée fin 2010. Le mode d’expédition prévu sur IncaMail pour se conformer aux ordonnances eGov est le mode d’expédition «Recommandé». Tous les utilisateurs d’IncaMail enregistrés qui disposent d’un compte Premium ou d’un compte Business peuvent envoyer des recommandés. Vous trouverez des informations complémentaires à ce sujet dans la rubrique Recommandé.

Les comptes qui sont activés pour la réception de recommandés et la communication avec les autorités suisses doivent être annoncés par IncaMail pour être ajoutés au répertoire interplateforme des participants qui est exploité par la Confédération. Les autres utilisateurs d’IncaMail ainsi que les utilisateurs des autres plateformes de distribution reconnues peuvent consulter ce répertoire pour y rechercher des destinataires.

Interopérabilité

Les recommandés IncaMail sont échangés en mode interopérable avec les autres plateformes reconnues par la Confédération. Ainsi, si le destinataire d’un recommandé est inscrit sur une autre plateforme, le message sera transmis à cette autre plateforme pour distribution. En tant qu’expéditeur, vous recevrez les quittances usuelles de dépôt et de réception signées numériquement.

Remarque

Un message non chiffré peut être présent dans la plateforme de distribution sous forme non chiffrée et peut donc être visualisé par le fournisseur de prestations ou les tiers mandatés, même si cela est interdit. Les utilisateurs qui ne souhaitent pas courir ce risque doivent renoncer à utiliser la plateforme de distribution ou renforcer le chiffrement du message (p. ex. en utilisant une clé numérique publique du destinataire).

Tiré de Liste des critères V2, ch. 6.5. alinéa 2

Recommandé électronique avec IncaMail
Quittances de réception signées numériquement pour une sécurité accrue

Sur IncaMail, le mode d’expédition «Recommandé» permet d’envoyer par voie électronique des informations confidentielles, de manière démontrable et en mode crypté. En principe, tout le monde peut recevoir des recommandés IncaMail et ouvrir les messages reçus dans le délai de 7 jours. L’expéditeur et le destinataire reçoivent des quittances à signature numérique au format PDF qui leur permettent de prouver la transaction. En Suisse, le mode d’expédition «Recommandé» peut être utilisé pour communiquer des messages dans le cadre de l’«Ordonnance du DFJP sur la reconnaissance des plateformes de messagerie sécurisée utilisées dans le cadre de procédures (RS272.11).

Concrètement, cela signifie que le mode d’expédition «Recommandé» peut être utilisé pour communiquer des messages dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite (OCEl-PCPP).

Étape
1 L’utilisateur d’IncaMail envoie un message recommandé depuis l’interface web IncaMail, un logiciel d’entreprise ou un client de mail client (p. ex. Outlook). Lors de l’envoi à l’aide de l’interface web, il peut sélectionner le/les destinataire(s) dans la liste de recommandés.
2 Dès que le message est arrivé sur IncaMail, l’expéditeur et le destinataire reçoivent une quittance d’envoi par e-mail normal.
3 IncaMail vérifie si le destinataire a bloqué la réception de recommandés. Si non, le message est remis au destinataire. Si oui, l’expéditeur est informé en conséquence et l’expédition est annulée.
4 Le destinataire reçoit le message en mode crypté et il a les possibilités suivantes dans le délai de 7 jours:
- Accepter le message: il ouvre le message, confirme la réception (en cliquant sur «Accepter»), si bien qu’il peut lire le message.
- Refuser la réception: il refuse activement la réception du message (en cliquant sur «Refuser la réception»), si bien qu’il ne peut pas lire le message.
- Laisser expirer: il laisse expirer le délai de 7 jours sans l’utiliser, si bien qu’il ne peut plus ouvrir le message.
5 Dès que le destinataire a effectué une action selon l’étape 4 ou que le délai pour le message a expiré, l’expéditeur et le destinataire reçoivent un nouveau reçu avec le statut de message correspondant.

Remarques:

  • Les messages selon la communication administrative suisse envoyés à des destinataires inscrits sur d’autres plateformes d’expédition reconnues sont transférés à la plateforme correspondante pour l’expédition (à l’étape 3).
  • L’option «Auto-Accept» permet aux clients professionnels de faire accepter automatiquement les messages IncaMail.
  • Si un message IncaMail ne peut pas être remis (p. ex. parce qu’il a été refusé par le système destinataire), l’expéditeur et le destinataire en sont informés à l’aide d’un e-mail normal et le statut du message est modifié.

L’envoi de messages recommandés requiert les exigences minimales suivantes pour l’expéditeur:

  • compte IncaMail enregistré avec vérification d’e-mail
  • compte Premium ou Business

L’envoi de messages recommandés peut être effectué à l’aide de toutes les variantes de produit à un ou plusieurs destinataires. Toute adresse e-mail valide peut être sélectionnée comme destinataire d’un message IncaMail recommandé.

Les détenteurs d’un compte IncaMail ont la possibilité de bloquer la réception de messages IncaMail recommandés dans les paramètres. La réception de messages recommandés peut se faire via toutes les variantes de produit existantes. Une fois que les messages ont été acceptés, le destinataire peut aussi les ouvrir après expiration du délai.

Chaque client peut décider s’il souhaite être inscrit et «visible» dans la liste de recommandés IncaMail. «Visible» signifie que d’autres clients IncaMail peuvent le rechercher dans la liste. Pour participer à la communication administrative suisse, les participants respectifs doivent être inscrits dans la liste eGov de Suisse.

Liste Description
Liste des recommandés IncaMail La liste est tenue par IncaMail et ne peut être consultée que par les utilisateurs IncaMail. Toutes les adresses e-mail peuvent servir de destinataires pour des recommandés IncaMail. Les clients IncaMail ont en outre la possibilité de s’inscrire dans la liste de recommandés IncaMail et d’être ainsi visibles pour d’autres utilisateurs.
Répertoire eGov Suisse La liste est tenue par l’Office fédéral de la justice en Suisse. Elle comprend toutes les adresses e-mail des personnes qui se sont inscrites pour la communication administrative suisse selon l’OCEl-PCPP. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la liste des participants eGov.

Les quittances permettent aux expéditeurs et destinataires de confirmer des transactions. Les quittances sont envoyées aux expéditeurs et aux destinataires en tant que ficher PDF signé par la Poste. Les quittances comprennent tous les éléments essentiels de la transaction. Elles ne sont pas enregistrées sur IncaMail, leur conservation est l’affaire des expéditeurs et des destinataires.

Les quittances suivantes sont établies et envoyées:

Quittance Événement
Quittance de dépôt Le message est arrivé sur IncaMail.
Quittance de retrait Le destinataire a accepté le message.
Quittance d’expiration Le délai de réception a expiré sans activité du destinataire.
Quittance de refus de réception Le destinataire a refusé la réception.

Dans le cas d’une transmission interopérable par une autre plateforme d’expédition interopérable selon la communication administrative suisse, la quittance peut aussi provenir de l’autre plateforme d’expédition.

Dans des cas individuels, l’effet juridique des messages électroniques envoyés et reçus par le mode d’expédition IncaMail «Recommandé» s’oriente sur la réglementation applicable et sur la pratique des tribunaux et administrations de l’ordre juridique national compétent pour l’évaluation ainsi que sur d’éventuels accords privés existants. La clarification soigneuse de l’effet juridique et de la recevabilité de messages transmis par voie électronique dans des cas individuels est exclusivement du ressort du client.

Pour une évaluation juridique, les faits suivants sont importants pour les recommandés IncaMail:

  • Les quittances PDF comprennent toutes les données pertinentes et ont une signature électronique de la Poste.
  • En tant que tiers indépendant, la Poste Suisse peut, à tout moment et à la demande, prouver les données de transaction à l’aide fichiers log (mais pas le contenu de l’envoi concerné).
  • Les transmissions effectuées dans le cadre de l’OCEl-PCPP respectent cette ordonnance.

Add-ins pour Office365/OWA et Outlook
Envoyer des messages IncaMail depuis le mail client

Les messages IncaMail peuvent être envoyés et reçus confortablement, directement à partir d’Outlook et Outlook Web Access (OWA). La condition pour cela est un contrat pour clients professionnels avec intégration de l’infrastructure e-mail (MGI).

  • Pour toutes les versions d’Outlook à partir de 2007, l’add-in COM est disponible sur la page de téléchargement.
  • Pour Outlook 2013, Outlook 2016 ainsi qu’Outlook Web Access (OWA) avec Office365, nous recommandons le nouvel add-in pour Outlook/OWA.

Installation dans Office365/OWA

  1. Lancez Office365 ou Outlook dans votre navigateur.
  2. Ouvrez «Gérer les Paramètres / add-ins».
  3. Le symbole «+» permet d’ajouter un nouvel add-in. Dans le sous-menu, sélectionnez «Ajouter à partir d’une URL».
  4. Saisissez l’URL suivante pour l’add-in, puis confirmez avec «Continuer» et «Installer»: https://owarepo.incamail.com/dist/im/manifest-incamail.xml

Installation dans Outlook 2013/2016

  1. Lancez Outlook et cliquez le symbole «Add-ins Office».
  2. Dans cette section, ouvrez le lien «Gérer mes add-ins». Le navigateur est ouvert. Connectez-vous avec votre compte Office365, puis installez l’add-in comme décrit ci-dessus pour «Office365/OWA».

Lorsque vous écrivez un nouvel e-mail, l’add-in IncaMail peut être lancé sous (dans OWA) ou à côté (dans Outlook 2013/2016) du symbole «Add-ins». Un menu s’ouvre sur le côté droit:

  • A: Sélection du mode d’expédition
    Vous pouvez envoyer le message IncaMail en utilisant l’un des trois modes d’expédition «confidentiel», «personnel» ou «recommandé».
  • B: Marquage des adresses de destinataires (uniquement OWA)
    Les adresses e-mail des destinataires sont marquées par un symbole de cadenas afin de vous signaler que vous recevez le message sous forme sécurisée.
    Note: les adresses de destinataires IncaMail comprennent «.incamail.ch» comme extension de l’adresse e-mail. Ainsi, elles peuvent aussi être affichées dans la liste de suggestions pour adresses e-mail. Si cette adresse (au lieu de celle sans extension) est sélectionnée, le destinataire reçoit automatiquement un message IncaMail, même si l’add-in IncaMail n’est pas ouvert.
  • C: Préfixe dans l’objet
    Le mode d’expédition est marqué dans le message à l’aide d’un préfixe dans l’objet:
    <c>: message IncaMail confidentiel
    <p>: message IncaMail personnel
    <r>: message IncaMail recommandé
    Il ne faut pas supprimer ce préfixe. Si c’est quand même le cas, le message est transmis comme «confidentiel».
  • D: Autres fonctions
    Lorsque vous sélectionnez les fonctions IncaMail supplémentaires «Journal des logs», «Paramètres» et «Aide», un navigateur est ouvert. Une inscription à l’interface web IncaMail est requise pour les fonctions «Journal des logs» et «Paramètres».

Journal des logs:

protocole de tous les messages envoyés et reçus via IncaMail, y compris la date et l’heure, l’objet ainsi que l’expéditeur/destinataire.
Note: dans le journal des logs, les contenus des messages ne peuvent pas être lus. Les messages peuvent être lus seulement dans votre client mail.

Paramètres:

paramètres personnels pour IncaMail, par exemple:

  • Adresse postale personnelle de l’expéditeur: est visible comme expéditeur dans les messages SAFE*.
  • Logo personnel: affiché dans les messages SAFE*.
  • Activation/désactivation des confirmations de transmission après envoi d’un message IncaMail.
  • Activation de la réception de messages IncaMail recommandés.

*Les messages SAFE sont des messages IncaMail envoyés à des destinataires qui n’ont pas intégré IncaMail dans leur client mail. C’est aussi le format standard pour les messages personnels et recommandés. Ces messages sont cryptés et sont ouverts à l’aide de l’extension «incamail.html».