Une solution simple pour l’archivage électronique
Archivage conforme à l’Olico et à l’OeIDI avec e-archives

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Externalisation du service «e-archives»

L’acquisition de la majorité des actions de Klara Business SA par la Poste permet de créer un nouvel écosystème en matière de services de communication et de simplifier davantage l’accès aux services postaux numériques. La prestation «e-archives» est à ce titre transférée à Klara Business SA. Cette évolution n’entraînera aucun changement pour notre clientèle.

Vous cherchez un moyen d’assurer l’archivage numérique de vos documents en conformité avec la loi et les normes de révision tout en souhaitant pouvoir y accéder en ligne à tout moment? Avec les e-archives, la Poste vous offre une solution simple pour archiver et consulter en ligne vos documents clients, contrats et justificatifs bancaires dans le respect des dispositions légales et des normes de révision. 

Vos avantages

  • Archivage conforme à la loi selon l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) et l’ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OeIDI)
  • Accessibilité de vos documents 7 jours sur 7 / 24 heures sur 24 via une interface web ou SOAP
  • Enregistrement par la Poste sur des serveurs redondants en Suisse
  • Journal d’accès via piste d’audit

Section Contenu riche

Prestations
Efficacité, sécurité, conformité à l’Olico et à l’OeIDI

Les e-archives de la Poste vous permettent d’enregistrer vos données de manière simple et sécurisée, tout en ayant la possibilité de gérer leur traitement à l’aide de workflows en cas de besoin. Vous pouvez aussi utiliser une interface pour traiter vos données directement dans vos programmes habituels.

  • Importation via un système ERP ou 3PP ou un Scanpartner
  • Exportation des résultats de recherche au format CSV
  • Au besoin, traitement des documents avec gestion par workflows via une interface Web ou SOAP
  • Notes: enregistrer des commentaires
  • Partage des documents: consultation directe via des e-mails avec lien intégré
  • Recherche plein texte: avec des mots clés ou des métadonnées
  • Filtre de recherche: filtrage défini par l’utilisateur pour une recherche efficace

Sécurisation de vos données
Très haut niveau d’exigences en matière de sécurité et de confidentialité

Pour l’e-archivage, le plus haut niveau de confidentialité est de mise: soumis au secret postal, nous sommes tenus de traiter les informations de tiers en toute confidentialité. La journalisation des accès à vos documents est assurée via une piste d’audit et les journaux des accès. Nous définissons avec vous un concept d’accès sur mesure pour la gestion sécurisée de vos données.

Les étapes suivantes
Nous prendrons volontiers le temps de répondre à vos questions.

  • 1038

    Premier entretien

    Vous obtenez de plus amples informations sur notre solution e-archives et nous découvrons votre situation de départ ainsi que vos objectifs. Le premier entretien téléphonique avec notre expert dure environ 1 heure et il est gratuit. Nous serons alors en mesure de vous faire parvenir une offre.

  • 2075

    Conception (1 à 2 mois)

    Nous déterminons le concept conjointement et définissons les types de documents, la structure d’archivage et les autorisations. Sur la base de la description de l’interface e-archives, vous décidez si et comment vous souhaitez intégrer e-archives dans vos systèmes.

  • 1039

    Mise en œuvre (2 à 4 mois)

    Nous configurons votre solution e-archives conformément aux directives énoncées lors de la phase de conception. Pour votre part, vous veillez à la disponibilité des connexions / intégrations requises. Ce faisant, vos techniciens et les nôtres entretiennent un échange permanent.

  • 2086

    Exploitation

    Vous disposez d’une solution e-archives conforme à la loi sur le long terme ainsi que d’un accès 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Nous vous proposons un support dédié pour e-archives en Suisse (lu-ve, de 8h00 à 18h00) via le Service Desk.

Nous sommes à votre disposition pour un conseil personnalisé
Pouvons-nous vous contacter?

Nous nous ferons un plaisir de vous présenter des solutions sur mesure dans le cadre d’un entretien individuel.

Ce que pourrait être votre business case
Exemples d’application

Justificatifs bancaires
Archivage automatisé conforme à la loi selon l’Olico

  • Importation électronique quotidienne de vos justificatifs bancaires via une interface sécurisée
  • Classement automatique des justificatifs bancaires dans des dossiers prédéfinis
  • Recherche des justificatifs bancaires et des transactions via une recherche plein texte
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Contrats
Workflows avec validation et rappel

  • Vision globale des contrats en ligne
  • Rappel automatique anticipé pour les contrats arrivant à échéance
  • Archivage des contrats conformément à la loi dans les e-archives
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Documents clients
Archivage et mise à disposition via le portail clients

  • Mise à disposition de documents clients à télécharger sur votre portail clients via les e-archives de la Poste
  • Les documents soumis à obligation d’archivage sont conservés dans les e-archives conformément à la loi.
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Factures de franchisage
Solution centralisée pour tous les franchisés

  • S’épargner des frais en renonçant à l’envoi des factures par courrier
  • Accès aux factures 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 pour les franchisés
  • Archivage des factures conforme à la loi
En savoir plus

Coûts
Voici le modèle de prix

Le modèle de prix intègre deux composantes

  • Part de coûts fixes
  • Part de coûts variables – en fonction du niveau d’utilisation (critères: nombre de documents archivés, téléchargements, vues, signatures numériques)

Nous vous soumettrons volontiers une offre personnalisée répondant à vos besoins.

Questions fréquentes

Informations complémentaires

Nous sommes à votre disposition pour un conseil personnalisé!
Avez-vous des questions concernant la prestation? Profitez d’un entretien individuel pour vous informer sur vos possibilités.

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Lundi à vendredi: 08h00 - 17h00

+41 800 789 799

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