Automatisation, externalisation, dématérialisation: où va la logistique hospitalière?

D’une manière ou d’une autre, tout le monde fait de la logistique. Ce qui est ressorti de la réunion de l’Association Suisse des Réseaux Logistiques (VNL) résume bien le problème rencontré par de nombreux hôpitaux suisses. Alors que dans d’autres branches, des équipes spécialisées assurent des flux de matériel fluides jusqu’au dernier kilomètre, la logistique hospitalière professionnelle s’arrête souvent à la sortie des stocks. En conséquence, le personnel soignant consacre jusqu’à 40% de son temps de travail à la recherche et à la gestion de matériel. Du temps qui manque au chevet des patientes et des patients, inestimable au vu de la pénurie de personnel qualifié.

Le colloque a réuni des experts issus du monde hospitalier, du secteur des services logistiques et de la recherche à l’hôpital Triemli de Zurich, au cœur même de la pratique. Le consensus: tandis que la transformation numérique va bon train, les processus physiques sont laissés de côté.

Adrian Pfister, responsable Branches Logistique de la santé à la Poste, a présenté le concept de la «livraison au cas par cas», touchant ainsi une corde sensible. Associant la logistique physique et les solutions numériques, la Poste se positionne aujourd’hui comme un fournisseur de solutions dépassant largement le cadre du transport et du stockage. Nous avons discuté avec lui des principaux défis et des leviers les plus importants pour un hôpital tourné vers l’avenir.

Adrian, les discussions lors du colloque de VNL ont montré que la logistique sanitaire n’en est encore qu’à ses balbutiements. Qu’en penses-tu?

Adrian Pfister: Cette impression n’est pas totalement trompeuse. La logistique hospitalière est souvent un angle mort. Le potentiel d’optimisation est là, mais il n’est pas exploité. La logistique fonctionne parce que tout le monde met la main à la pâte. Cela n’est pas mauvais, mais il existe de meilleures solutions, plus professionnelles.

Qu’entends-tu par-là?

Il y a certes des logisticiennes et des logisticiens dans les hôpitaux, mais les processus ne s’appliquent souvent pas jusqu’au dernier kilomètre. D’une manière ou d’une autre, tout le monde fait de la logistique. Le personnel soignant consacre jusqu’à 40% de son temps de travail à des activités non créatrices de valeur, notamment à des tâches logistiques. Le temps passé au chevet des patientes et des patients se trouve ainsi réduit, ce qui n’est pas optimal au vu de la pénurie de personnel qualifié.

C’est précisément là qu’intervient la livraison au cas par cas que tu as présentée lors du colloque de VNL. La solution de chariot par cas de la Poste est-elle vraiment nouvelle?

Les chariots par cas existent depuis longtemps. Mais nous avons mis au point leur intégration numérique dans les processus de planification de la clinique. C’est ce point-là qui est déterminant. Concrètement, cela fonctionne de la façon suivante: les commandes pour l’intervention nous parviennent directement après la planification. Après le commissionnement, la clinique reçoit un bulletin de livraison électronique pour la documentation du matériel. Et après l’intervention, lorsque les produits non utilisés ont été retournés, la clinique reçoit un deuxième bulletin de livraison électronique avec les articles qui ont été remis en stock. Nous garantissons ainsi une documentation matérielle sans faille et un décompte de cas avec nos produits livrés, et ce, sans aucun scannage de matériel. À la clinique de Seeschau, nous mettons déjà ce principe en œuvre avec succès, ce qui permet de réduire le stock de matériel, de minimiser les erreurs et d’optimiser la disponibilité du matériel. Celui-ci arrive pile au moment où il est nécessaire.

Quelle est la différence par rapport à d’autres branches? L’absence d’un produit est toujours pénible.

Bien sûr, quand il manque une vis au magasin de bricolage, c’est agaçant. Mais dans le bloc opératoire, l’un des domaines générant le plus de valeur ajoutée et nécessitant le plus de matériel, une vis manquante peut avoir des conséquences sur la santé des patientes et des patients et entraîner des coûts considérables. Une logistique bien pensée permet d’éviter de tels problèmes.

Le gain d’efficience est un thème récurrent. Quelles mesures concrètes les hôpitaux devraient-ils prendre à cet effet?

Je pense qu’aucun directeur d’hôpital n’a quoi que ce soit contre l’efficacité. Le problème, c’est le manque de transparence. Les coûts d’une logistique inefficace se cachent dans d’autres budgets. Lorsque l’on met en lumière ces coûts cachés, le potentiel devient évident. C’est précisément là que nous intervenons avec des solutions numériques: notre Health Cockpit rend transparents en temps réel les flux de matériel, les stocks et les coûts. Ainsi, les hôpitaux voient d’un seul coup d’œil où ils perdent du temps et de l’argent. Il ne s’agit pas d’économiser sur le personnel, mais d’organiser les processus de sorte que le personnel soignant puisse à nouveau se concentrer davantage sur sa tâche première: la prise en charge de la patientèle.

De nombreux hôpitaux hésitent à confier leur logistique à des partenaires spécialisés. Que réponds-tu aux sceptiques?

Ces inquiétudes sont fréquentes et compréhensibles. Les deux principales réserves sont généralement la peur de perdre le contrôle et celle de voir les coûts augmenter. Mais dans la pratique, c’est généralement le contraire qui se produit. Ce n’est que lorsque la logistique de base est parfaitement fiable et standardisée que l’on crée les marges de manœuvre nécessaires pour pouvoir réagir de manière vraiment flexible aux urgences ou aux événements imprévus. On gagne donc en flexibilité, et non pas en rigidité. Les hôpitaux craignent également qu’un partenariat externe soit forcément plus cher. Mais il vaut la peine de se pencher plus en détail sur la question. Les véritables coûts logistiques de l’hôpital ne sont souvent pas transparents, car ils se cachent dans les frais de personnel de nombreux services différents. Lorsqu’un grand nombre de collaboratrices et de collaborateurs se chargent régulièrement de petites tâches logistiques, les coûts s’additionnent. En ce sens, nous créons ici de la transparence. En outre, en tant que partenaire, nous optimisons en permanence les processus avec notre clientèle afin d’éviter toute augmentation des coûts et d’accroître l’efficacité globale.

Comment ce soutien se présente-t-il concrètement?

Beaucoup nous réduisent encore à des entrepôts et des camions. Mais nous sommes aujourd’hui un fournisseur de solutions qui dématérialise l’ensemble de la chaîne logistique. Nous relayons les bonnes pratiques d’autres hôpitaux et apportons notre soutien dans l’optimisation des processus et de l’assortiment, dans la gestion des données et dans la documentation. Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue. Le contrôle reste à l’hôpital. Seulement, maintenant, il est transparent et basé sur des données.

Quel est ton principal conseil aux décideurs dans le domaine médical?

Faites un bilan honnête: combien de temps votre personnel consacre-t-il vraiment aux patientes et aux patients, et combien aux commandes de matériel, au remplissage des armoires ou à la recherche d’articles de remplacement? Posez la question à vos équipes au bloc opératoire. Les réponses vous surprendront – et elles constituent le meilleur point de départ pour changer de stratégie.