Plus de temps pour ce qui compte vraiment: comment les achats opérationnels dans les hôpitaux allègent la charge financière et organisationnelle

Les achats au sein d’un hôpital forment une structure complexe. Celle-ci comporte deux domaines bien distincts: l’approvisionnement stratégique et l’approvisionnement opérationnel. Tandis que le service d’approvisionnement stratégique fixe les conditions-cadres, par exemple en évaluant l’assortiment, en sélectionnant les fournisseurs, en négociant les conditions et en concluant les contrats, le service d’approvisionnement opérationnel, lui, se bat sur le terrain au quotidien. Il déclenche les commandes, surveille les délais de livraison et s’assure que le matériel adéquat se trouve au bon endroit au bon moment. C’est souvent dans les situations d’urgence que l’on mesure l’efficacité du système d’approvisionnement opérationnel: lorsqu’une patiente ou un patient en situation d’urgence arrive à trois heures du matin, le matériel nécessaire doit être disponible immédiatement.

Or, ces tâches opérationnelles et transactionnelles mobilisent de précieuses ressources humaines et financières. Que se passerait-il si l’hôpital pouvait se concentrer entièrement sur ses atouts stratégiques?

Nous nous sommes entretenus avec Diane Hardouin Duparc, acheteuse pour la Logistique de la santé à la Poste, sur l’externalisation des achats opérationnels et sur les avantages qui en découlent pour les hôpitaux.

Diane, le terme «approvisionnement opérationnel» est de plus en plus utilisé, mais beaucoup n’entendent par là que le simple processus de commande. N’est-ce pas trop réducteur?

Absolument. L’approvisionnement opérationnel va bien au-delà du simple déclenchement d’une commande. Il s’agit pour ainsi dire de la salle des machines des achats hospitaliers: il englobe toutes les tâches liées aux transactions, de la détermination des besoins à la vérification des factures et à la gestion des données de base, en passant par les commandes et la surveillance des délais de livraison. Il s’agit d’une combinaison complexe de nombreuses petites étapes essentielles qui garantissent que le matériel adéquat se trouve au bon endroit au bon moment.

Voilà une définition très complète. Comment rendre ce processus tangible pour quelqu’un qui ne travaille pas tous les jours aux achats?

Imagine-le ainsi: en temps normal, l’hôpital doit gérer individuellement l’ensemble du processus de commande chez des centaines de fournisseurs, de la commande au contrôle des factures en passant par le suivi des délais. Nous nous positionnons comme un partenaire central entre les deux. Ainsi, l’hôpital n’a plus qu’un seul interlocuteur qui coordonne en arrière-plan les processus complexes des différents fournisseurs et s’assure que les étagères sont toujours remplies. Autrement dit, en plus de fournir le matériel, nous gérons l’ensemble du processus d’achat opérationnel.

En quoi est-il avantageux que cette coordination ne soit plus effectuée par l’hôpital lui-même?

L’avantage le plus évident est que nous soutenons le service des achats de l’hôpital. Il peut ainsi se concentrer pleinement sur ses compétences clés stratégiques. D’autres avantages concernent aussi bien les coûts que la surface logistique: un hôpital a souvent besoin de plusieurs centaines de mètres carrés pour assurer son approvisionnement en consommables de tout type. Nous nous chargeons de la gestion et du préfinancement des stocks; l’hôpital ne paie le matériel qu’à sa consommation. Cela permet de réduire l’immobilisation du capital, d’alléger le bilan et de libérer non seulement des ressources financières, mais aussi un espace précieux. L’hôpital peut alors utiliser cette surface pour des activités génératrices de revenus, par exemple pour des services de soins ambulatoires.

Cela semble être un changement important, qui implique également de renoncer à une partie du contrôle. Comment vous assurez-vous que l’hôpital conserve néanmoins une vue d’ensemble complète?

Le contrôle et la transparence sont essentiels, tu as tout à fait raison. Personne ne souhaite agir à l’aveugle et la sécurité de l’approvisionnement doit être garantie à tout moment. C’est pourquoi nous avons créé une plateforme client numérique: le «Post Health-Cockpit». Grâce à elle, l’hôpital dispose à tout moment et en temps réel d’un aperçu complet de toutes les données pertinentes: stocks, statut des livraisons, commandes, rapports et bien plus encore. En arrière-plan, l’ensemble de l’échange de données est entièrement automatisé et dématérialisé via des interfaces EDI qui relient directement notre système au système ERP de l’hôpital. L’hôpital conserve donc le contrôle total, mais délègue le travail opérationnel chronophage.

Un hôpital peut-il vous confier uniquement les achats opérationnels, tout en continuant à gérer la logistique?

Non, et c’est un point très important. La gestion des achats opérationnels est toujours proposée comme partie intégrante de nos prestations logistiques, qui sont toutefois conçues de manière modulaire et sur mesure pour la clientèle. Les deux vont de pair. Ce n’est qu’en pilotant nous-mêmes les processus physiques, de la réception des marchandises à l’approvisionnement des stations en passant par le stockage, que nous pouvons garantir une qualité et une fiabilité élevées tout au long de la chaîne. Il s’agit d’un système global qui ne peut déployer toute sa force qu’en parfaite synergie. À l’inverse, il est néanmoins possible d’utiliser les prestations logistiques de la Poste sans lui confier la gestion des achats opérationnels.