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3 strategie per migliorare la propria agilità in modo duraturo

Di Joël Krapf | 11.09.2017 | 0 Commenti

Tutti parlano di organizzazione agile. Ma come possiamo migliorare la nostra agilità individuale in modo duraturo? Queste tre strategie possono esservi utili.

L’agilità è di moda. Ormai nessun testo che tratta questo argomento inizia senza parlare dei grandi cambiamenti che accompagnano la trasformazione digitale. Le discussioni legate all’agilità rischiano di avere una risposta a tutto, facendo assumere alla parola connotazioni grottesche o addirittura ciniche. Avrete già sentito dire qualcosa del tipo: «La macchina da caffè è rotta, quindi dobbiamo essere agili»; «La sig.ra Meier non ha i documenti con sé, per fortuna siamo agili»; oppure «Il sig. Müller ha dieci munti di ritardo, ma tanto noi siamo agili».

Cosa significa esattamente agilità?

Nella letteratura l’agilità è definita in modo abbastanza unitario: si intende la capacità di reagire in modo efficiente ed efficace ai cambiamenti e/o di avviare un cambiamento di questo tipo in modo proattivo (autonomamente). Detto ciò è possibile analizzare più da vicino diversi settori d’intervento. Nelle discussioni relative al settore informatico dominano metodi di lavoro come Scrum o Design Thinking. Quando si parla di sviluppo del personale sono spesso messi in primo piano i valori e le competenze dei collaboratori, mentre nel management o nello sviluppo aziendale le riflessioni vertono principalmente sulla governance e la struttura organizzativa.

Come possiamo migliorare la nostra agilità individuale?

Tutti i settori d’intervento sono rilevanti per l’attuazione globale di un’organizzazione, ma come singoli collaboratori spesso abbiamo soltanto limitati margini di manovra. Ciononostante o proprio per questo dobbiamo trovare individualmente dei metodi per migliorare la nostra agilità. Una forma mentis agile è quindi utile come presupposto, ma non basta per cambiare concretamente il nostro comportamento. Le seguenti tre strategie possono quindi essere applicate in questo contesto per migliorare effettivamente la nostra agilità:

1) Abituarsi all’apprendimento continuo

Ancora oggi gli istituti di formazione rappresentano l’essenza del nostro apprendimento. Tuttavia, una volta conclusa la nostra formazione trascorriamo molto più tempo lontano dall’aula che all’interno di essa. Anche nella ricerca sulla formazione (aziendale), l’apprendimento informale gode già da diverso tempo di una maggiore attenzione. La formula del 70:20:10 di Jennings, piuttosto d’impatto, suggerisce che solo una piccola parte del nostro apprendimento si svolge in situazioni di formazione formali, mentre impariamo molto di più dagli scambi con altre persone (20%) e nel lavoro quotidiano (70%). Come possiamo quindi utilizzare meglio questo 90%? Un grande potenziale consiste nello sfruttare effettivamente le opportunità di apprendimento che la vita quotidiana ci offre. Ovunque facciamo esperienze, ascoltiamo, vediamo cose che suscitano qualcosa in noi. Ma non sempre ci fermiamo a riflettere né ci rendiamo conto dei benefici che potremo trarne per il nostro comportamento. Sarebbe utile, ad esempio, tenere un diario in cui annotare regolarmente ciò che abbiamo vissuto e che cosa abbiamo imparato. Questa attività non dovrebbe richiedere molto tempo. Chi ogni giorno, mentre aspetta il treno, annota sul proprio smartphone un’analisi retrospettiva degli eventi si migliorerà continuamente e sarà così più agile. Per aumentare gli impulsi di apprendimento può essere utile seguire le persone «giuste» su Facebook, Twitter, Linkedin ecc. Anche la tecnologia, ormai già obsoleta, dei feed RSS è efficace per consultare i blog, permettendo così di approfondire nuovi argomenti in modo rapido ed efficiente. Altri contenuti didattici di facile accesso offrono anche YouTube (Khan Academy, Ted Talks ecc.) o piattaforme MOOC (Coursera, Udacity ecc.). Tuttavia è sempre importante ricordare che solo la riflessione permette di ottenre, partendo dalle conoscenze implicite e solide, «insegnamenti» che possono esserci utili nella vita (lavorativa) quotidiana e renderci più agili.

2) Utilizzare metodi agili come tecniche di lavoro personali

I principi fondamentali di Scrum o Thinking Design possono essere applicati anche alla nostra attività lavorativa personale. Anche per i piccoli lavori e/o i lavori individuali è utile procedere in modo iterativo, non perdersi in tante attività parallele, mettere il cliente o il gruppo target in primo piano e affrontare i problemi esistenti orientandosi all’organizzazione. In concreto questo significa:

  1. Tenere una lista di pendenze come un «backlog»
    Non pianificare più cosa deve essere fatto e quando, perché ad ogni modo arriveranno altri compiti da svolgere. Stilare piuttosto una lista di compiti e stabilire regolarmente (ogni settimana o mese) quale compito offre il miglior valore aggiunto. Dopo aver svolto ogni compito è possibile fermarsi a riflettere, per imparare dalle esperienze e trasformare l’apprendimento in un’abitudine (cfr. sopra).
  2. Procedura iterativa tramite feedback regolari
    Liberarsi dell’idea che una soluzione debba o possa essere perfetta al primo tentativo. Si è agili quando si raccolgono velocemente i feedback dei gruppi target e degli esperti per migliorare continuamente la soluzione. In tal modo è possibile identificare e/o integrare in modo più semplice e veloce le esigenze di adattamento.
  3. Creare prototipi anziché progetti specifici
    Più una proposta è illustrata, più utile sarà il feedback. I prototipi possono rapidamente concretizzare le idee in modo efficiente, evitando così un lavoro laborioso e meticoloso per elaborare soluzioni dettagliate. Un’attuazione rapida supporta anche l’apprendimento, perché è possibile riconoscere velocemente quali ipotesi e idee presentano un potenziale maggiore. Il presupposto è tuttavia di non affezionarsi ai prototipi, ma considerarli come uno strumento per arrivare a una soluzione (sempre migliore) in modo continuo e iterativo.

3) Più domande e meno risposte

Molti di noi trovano più facile dare una risposta anziché porre una buona domanda. A tal proposito impariamo molto di più quando ascoltiamo, piuttosto che ripetendo continuamente il nostro sapere. Tecniche come l’ascolto attivo aiutano a imparare (di più) da una conversazione. È tuttavia necessario un forte interesse nei confronti dell’interlocutore e delle sue idee. Si chiede quindi spesso l’opinione degli altri, per poi valutarla con il proprio modello di valori. Chiunque chieda di motivare un’opinione, cerca veramente di capire quali riflessioni hanno condotto una persona alla sua opinione, può gestire una conversazione proficua su diversi livelli. Un esercizio ricco di potenziale è ad esempio rappresentato dallo scambio con una persona con opinioni politiche diametralmente opposte. Ma anche nel mondo del lavoro la pensiamo in modo diverso. Un avvocato ha un’idea diversa di ciò che è «corretto» rispetto a un economista, a un assistente sociale, a uno specialista in sviluppo del personale o a un controller. Conoscere queste diverse «razionalità» è un primo passo per affrontarle meglio. Tuttavia, diventiamo più agili soprattutto se oltre a conoscere i diversi modelli di valori, li comprendiamo. Per riuscirci, dobbiamo nuovamente far sì che l’apprendimento continuo diventi un’abitudine (cfr. sopra).

Tre strategie come principi guida da adottare

Per riassumere, emerge che per migliorare in modo duraturo l’agilità individuale è utile trasformare l’apprendimento continuo in un’abitudine, utilizzare metodi agili come tecniche di lavoro personale e porre più domande anziché rispondere. Tenere a mente tali principi guida è quasi una strategia bonus, che permette di imparare in modo altrettanto duraturo a partire da una raccolta di informazioni.

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