Guida online IncaMail I principali temi legati a IncaMail

IncaMail per il client di posta elettronica (Outlook)
La/Il cliente ordina online un contratto per clienti commerciali. Dopodiché riceve un modulo di configurazione in cui deve inserire il suo dominio di posta elettronica (ad es. @nomeazienda.ch) e il certificato del suo server di posta (ad es. «CN=nomeazienda.ch»). Non appena spedisce il modulo compilato al team IncaMail, il dominio viene attivato. A questo punto l’amministratore del server di posta elettronica del/della cliente installa gli add-in Outlook per singole collaboratrici e collaboratori o per tutto il personale tramite il server centrale di posta elettronica (Exchange). Mentre per i componenti aggiuntivi HTML basta registrare un link, gli add-in COM devono essere distribuiti su tutti gli account Outlook tramite un apposito sistema di installazione software.

IncaMail per il software aziendale
Oggi per molti sistemi ERP di uso comune vi sono partner IncaMail che offrono moduli per integrare questo servizio (ad es. per l’invio di distinte di paga da SAP HR). Questi si possono ordinare stipulando un contratto online per clienti commerciali con il partner scelto, che provvederà poi a installare gli appositi moduli.
Se non si trova un modulo adatto al proprio sistema o un partner adeguato basta contattare il team IncaMail, che sarà lieto di fornire indicazioni dettagliate su come integrare le interfacce IncaMail (API) nella soluzione software dell’utente.

Interfaccia web IncaMail
Utenti privati, aziende o autorità hanno la possibilità di registrarsi su www.incamail.com e di inviare subito messaggi sicuri. Il servizio gratuito include dieci messaggi al mese; se ne servono di più è possibile acquistare un abbonamento conveniente mediante carta di credito. Dato che l’interfaccia web di IncaMail funziona completamente sul browser (su computer e dispositivi mobili) non è necessaria alcuna installazione.

La cassetta delle lettere virtuale di IncaMail è un servizio riservato a tutti i clienti paganti (IncaMail per il client di posta elettronica, IncaMail per il software aziendale, abbonamento Premium per interfaccia web IncaMail) e non è quindi disponibile per chi utilizza l’interfaccia web gratuita. I costi per i messaggi nella cassetta delle lettere virtuale vengono fatturati insieme alle spese per i messaggi IncaMail inviati.

Nelle impostazioni dell’interfaccia web su www.incamail.com è possibile attivare e disattivare la cassetta delle lettere virtuale (impostazione predefinita: disattivata). La cassetta delle lettere virtuale offre un modulo di contatto sicuro, che può essere personalizzato nelle impostazioni sull’interfaccia web inserendo un’immagine o un logo e un testo a piacere.

Il link alla propria cassetta delle lettere virtuale può essere fornito a clienti e partner sulla propria pagina web, nel piè di pagina dell’e-mail o sul proprio biglietto da visita. Una volta completata la verifica del proprio indirizzo e-mail, le persone che dispongono del link possono inviare gratuitamente all’utente e-mail confidenziali senza bisogno di registrarsi. Con il modulo di contatto è possibile anche inviare in tutta sicurezza file fino a 1 GB (opzione non disponibile per i clienti che dispongono solo dell’interfaccia web). I file vengono salvati in forma cifrata sul server IncaMail della Posta e restano a disposizione per il download per un massimo di sette giorni. Dopodiché, i dati verranno cancellati irrevocabilmente.

Microsoft Outlook: i componenti aggiuntivi HTML IncaMail funzionano anche con Microsoft Outlook Web Access nel browser per Mac.

Apple Mail e altri client di posta elettronica: IncaMail può essere utilizzato anche laddove non siano supportati componenti aggiuntivi per Apple Mail, purché venga stipulato un contratto IncaMail per clienti commerciali. I messaggi IncaMail vengono ricevuti normalmente come con qualsiasi altro client di posta elettronica, mentre per l’invio ci sono due soluzioni.

1. Quando si scrive un messaggio su Apple Mail viene aggiunto «.incamail.ch» alla fine dell’indirizzo di posta elettronica del destinatario. Esempio: max.muster@providermail.com diventa max.muster@providermail.com.incamail.ch. In futuro l’applicazione Mail di Apple proporrà automaticamente anche questo indirizzo e-mail. Nei messaggi, il tipo di invio «Confidenziale» è contrassegnato con una <c> all’inizio dell’oggetto, «Personale» con una <p> e «Raccomandata» con una <r>.
   
   
2. È possibile scrivere messaggi sensibili anche sull’interfaccia web di IncaMail su www.incamail.com.

Per quanto riguarda la ricezione, i messaggi IncaMail possono essere letti su tutti i client di posta elettronica e webmail più diffusi, sia su computer sia su dispositivi mobili.

Quanto all’invio da parte di utenti Outlook, sono disponibili specifici add-in IncaMail per il client di posta elettronica. Si consiglia di chiedere al produttore o al partner d’integrazione del proprio software aziendale se è disponibile un’integrazione per IncaMail. Sul sito di IncaMail è riportato un elenco di partner che offrono moduli di integrazione (di norma a pagamento).

Se non si riesce a trovare un modulo adatto al proprio sistema o un partner adeguato basta contattare il team IncaMail, che sarà lieto di fornire indicazioni dettagliate su come integrare le interfacce IncaMail (API) nella soluzione software in uso.