Guida online IncaMail
I principali temi legati a IncaMail

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La guida online fornisce aiuto nell’utilizzo di IncaMail e illustra in modo pratico le funzioni del servizio di crittografia delle e-mail offerto dalla Posta.

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Apertura e gestione dell’account
Tutto sul vostro account IncaMail

Per inviare e ricevere messaggi IncaMail è possibile aprire su www.incamail.com un account gratuito (solo la prima volta). A tal fine cliccare su «Aprire un account» e compilare i dati in modo completo e corretto. Durante la registrazione il codice d’attivazione sarà inviato all’indirizzo e-mail indicato. Inserire il codice di attivazione per concludere la registrazione. Se il codice non è stato ricevuto (controllare anche la cartella SPAM), è possibile richiederlo nuovamente. A tale scopo, cliccare sul pulsante corrispondente per richiedere un nuovo codice. Solo il codice di attivazione inviato per ultimo è valido.

Dopo la registrazione, si disporrà di un account Basic con le seguenti funzioni:

  • invio di messaggi IncaMail
  • ricezione e apertura di messaggi crittografati
  • gestione delle impostazioni dell’account
  • consultazione del registro

In caso di cambiamento dell’indirizzo e-mail, è possibile aggiungere il nuovo indirizzo all’account esistente. Ulteriori informazioni alla rubrica «Gestione delle impostazioni».

Scelta della password

La password deve rispondere ai seguenti requisiti:

  • essere di almeno otto caratteri
  • contenere almeno tre dei seguenti elementi: lettere maiuscole, lettere minuscole, cifre o caratteri speciali
  • non deve contenere il nome proprio o l’indirizzo e-mail dell’utente

Si prega di impostare la password secondo queste istruzioni e di non comunicarla a terzi per nessun motivo.

Verifica dell’indirizzo postale

Facendo verificare da IncaMail il proprio indirizzo postale, quest’ultimo sarà mostrato al destinatario. Un indirizzo postale verificato aumenta la fiducia. Per verificare l’indirizzo postale, accedere alle impostazioni e cliccare su «Verifica indirizzo postale». Inserire l’indirizzo postale corretto alla pagina che appare. Dopo qualche giorno l’utente riceverà il codice di attivazione tramite lettera all’indirizzo postale indicato. Per terminare la verifica, accedere all’account IncaMail, cliccare su «Verifica» e inserire il codice di attivazione ricevuto.

L’indirizzo postale può essere modificato in qualsiasi momento nelle impostazioni. Ad ogni modifica sarà inviato un nuovo codice di attivazione tramite lettera.

Registrazione con SuisseID

I titolari di SuisseID possono effettuare direttamente la registrazione in IncaMail. A tal fine, al momento della registrazione cliccare su «Altri login» e su «SuisseID Login». Assicurarsi che la SuisseID sia collegata e attiva. I dati in SuisseID vengono trasmessi a IncaMail senza possibilità di modifica. In SuisseID deve essere tassativamente registrato un indirizzo e-mail, altrimenti non è consentita la registrazione con questo tipo di identificazione. La verifica dell’e-mail e dell’indirizzo non è necessaria e si può disporre immediatamente di tutte le funzioni di IncaMail.

Registrazione con SwissID

I titolari di SwissID possono effettuare direttamente la registrazione in IncaMail. A tal fine, al momento della registrazione cliccare su «Altri login» e su «SwissID Login». Seguire le istruzioni. I dati di SwissID saranno acquisiti in IncaMail senza possibilità di modifica. Eseguendo la registrazione con SwissID, la verifica dell’e-mail non è necessaria e si può disporre immediatamente di tutte le funzioni di IncaMail.

Registrazione con il login del Cantone di Ginevra o del Cantone di Zugo

I titolari del login del Cantone di Ginevra (AeL) o del Cantone di Zugo possono effettuare direttamente la registrazione in IncaMail. A questo scopo, cliccare su «Altri login» e su «Login Canton Ginevra» o «Login Canton Zug» e seguire le istruzioni. I dati del login Cantone di Ginevra o del Cantone di Zugo saranno trasmessi in IncaMail senza possibilità di modifica. Eseguendo la registrazione con il login del Cantone di Ginevra o del Cantone di Zugo, la verifica dell’e-mail e dell’indirizzo non è necessaria e si può disporre immediatamente di tutte le funzioni di IncaMail.

Login attraverso posta.ch (login clienti Posta)

I titolari di un login clienti della Posta possono effettuare direttamente la registrazione in IncaMail. A tal fine, al momento della registrazione cliccare su «Altri login» e su «Login attraverso posta.ch». Seguire le istruzioni. I dati del login clienti saranno trasmessi in IncaMail senza modifiche. Eseguendo la registrazione con il login clienti della Posta, la verifica dell’e-mail non è necessaria e si può disporre immediatamente di tutte le funzioni di IncaMail.

Procedere come segue per ricevere una nuova password:

  • sulla pagina iniziale, cliccare su «Dimenticato la password?»
  • inserire l’indirizzo e-mail registrato in IncaMail e confermare con «Invia»
  • in base al metodo prescelto, l’utente riceverà un SMS con un codice o dovrà rispondere alla propria domanda di sicurezza
  • l’utente riceve un SMS sul proprio telefono cellulare; inserire il codice ricevuto nell’apposito campo e cliccare su «Avanti»
  • rispondere alla domanda di sicurezza e cliccare su «Verifica»; attenzione: la risposta deve corrispondere esattamente (incluse maiuscole e minuscole) alla risposta precedentemente salvata
  • a questo punto impostare una nuova password e cliccare su «Salva»

Il login ora è stato eseguito ed è stata impostata una nuova password. Se l’impostazione della nuova password non è andata a buon fine, ripetere la procedura. Se ancora non funziona, si prega di rivolgersi alla nostra assistenza.

Dopo l’apertura dell’account IncaMail, si dispone di un account Basic gratuito con il quale è possibile ricevere messaggi IncaMail e inviare gratuitamente dieci messaggi confidenziali o personali al mese. Effettuando l’upgrade alla versione Premium (CHF 29.00 / EUR 25.00 l’anno) è possibile inviare fino a 50 messaggi (tutti i tipi di invio) al giorno e viene attivata inoltre la cassetta delle lettere virtuale. Per passare a un account Premium cliccare su «Acquista Premium» e seguire le istruzioni. Qui è possibile inoltre rinnovare la sottoscrizione all’account Premium.

Alla voce «Informazioni personali» è possibile gestire le informazioni personali e verificare l’indirizzo postale. Se l’indirizzo postale non è stato ancora verificato, è possibile farlo in qualsiasi momento. A tal fine cliccare su «Verifica indirizzo postale». È possibile inoltre modificare gli indirizzi già verificati. In caso di modifiche, sarà inviata all’utente una lettera con un codice di attivazione, come per la prima verifica. In caso di registrazione con SwissID o con il login del Cantone di Ginevra (AeL) ecc., è possibile anche gestire il proprio indirizzo. Tuttavia, i dati (cognome, nome ed eventualmente azienda) provenienti da SuisseID e dal login del Cantone di Ginevra (AeL) non possono essere modificati. In tal caso non sarà inviato all’utente nessun codice di attivazione per posta. Ulteriori informazioni sono disponibili alla rubrica «Registrazione» e «Verifica dell’indirizzo postale».

La password può essere modificata in qualsiasi momento nelle impostazioni. La password deve rispondere ai seguenti requisiti:

  • essere di almeno otto caratteri
  • contenere almeno tre dei seguenti elementi: lettere maiuscole, lettere minuscole, cifre o caratteri speciali
  • non deve contenere il nome proprio o l’indirizzo e-mail dell’utente

Si prega di impostare la password secondo queste istruzioni e di non comunicarla a terzi per nessun motivo.

Inoltre, è possibile gestire i dati necessari per il ripristino della password. Tali dati si rendono necessari se si dimentica la password e se si desidera impostarne una nuova. È possibile scegliere tra due diverse modalità, la domanda di sicurezza e il codice tramite SMS. Impostare la propria preferenza, facendo attenzione a non commettere errori di battitura e mantenendo questi dati sempre aggiornati.

IncaMail è disponibile in tedesco, francese, italiano, inglese e neerlandese. La lingua può essere modificata in ogni momento nelle impostazioni. Le e-mail confidenziali vengono visualizzate nella lingua scelta dall’utente.

Newsletter

L’utente può scegliere se ricevere la newsletter IncaMail. La newsletter viene pubblicata circa quattro volte l’anno e comprende notizie e temi rilevanti su IncaMail.

Messaggi

Per l’invio di messaggi IncaMail è possibile effettuare varie impostazioni.

  • Configurazione della firma: con questa impostazione, ad ogni e-mail sarà inserita automaticamente una firma digitale.
  • Comunicazione sulla busta del messaggio: con questa impostazione, si può definire un testo personalizzato che viene mostrato al destinatario dell’e-mail prima di aprire il messaggio. Può trattarsi ad esempio di indicazioni di assistenza o di altre informazioni. Evitare di inserire qui informazioni confidenziali o personali.

Con la cassetta delle lettere virtuale è disponibile un modulo di contatto sicuro. È possibile offrire ai propri clienti e partner il link corrispondente sulla home page o nella firma digitale automatica nell’e-mail. Le persone che dispongono del link possono inviare all’utente e-mail confidenziali senza dover eseguire la registrazione e il pagamento.

La cassetta delle lettere virtuale è disponibile per i clienti con account Premium o Business. Le spese vengono addebitate ai clienti Business in base al contratto. L’utilizzo è incluso nel prezzo dell’account Premium. La cassetta delle lettere virtuale può essere attivata o disattivata (impostazione predefinita: disattivata).

È possibile inserire un’immagine o un logo personale e un testo a piacere. L’immagine e il testo saranno visualizzati sopra la cassetta delle lettere virtuale. La dimensione massima consentita per l’immagine è pari a 250 x 150 pixel (L x A). Minore è la definizione dell’immagine, più rapidamente sarà visualizzata. Inoltre il mittente può impostare una protezione antispam prima della spedizione.

Un account IncaMail può essere utilizzato con più indirizzi e-mail personali. A ogni nuovo indirizzo e-mail aggiunto su «Indirizzi e-mail», durante la registrazione verrà inviato un codice di attivazione a tale indirizzo. Dopo aver inserito anche il codice di attivazione il nuovo indirizzo e-mail viene aggiunto all’account IncaMail.

È possibile accedere a IncaMail con qualsiasi indirizzo e-mail attivo usando la stessa password.

Questa funzione può essere utilizzata anche in caso di variazione dell’indirizzo e-mail. Inserire nell’account IncaMail il nuovo indirizzo e-mail e procedere alla verifica.

Gli indirizzi e-mail possono anche essere eliminati. Si ricorda tuttavia che dopo l’eliminazione non sarà più possibile aprire i messaggi IncaMail ricevuti a questi indirizzi. Si consiglia pertanto di non eliminare gli indirizzi modificati e sostituiti.

Qui è possibile bloccare la ricezione di raccomandate IncaMail. A questo scopo cliccare su «Configurazione di raccomandate» e seguire le istruzioni. Le istruzioni dettagliate sono disponibili qui.

L’account IncaMail può essere cancellato autonomamente. A tal fine cliccare su «Elimina account». Attenzione: dopo l’eliminazione non sarà più possibile aprire né leggere messaggi IncaMail ricevuti. La cancellazione di un account IncaMail non può essere annullata.

Informazioni per i mittenti
Invio, tipi di invio e conferme di trasmissione

Scrivere un messaggio IncaMail

Per scrivere un messaggio IncaMail, cliccare su «Scrivi».

Tipi di file e limitazioni della dimensione impostati dai destinatari

Possono essere allegati file di tutti i formati. IncaMail consente di inviare messaggi fino a 15 MB, tuttavia la ricezione dipende dalla dimensione massima consentita dal destinatario. Perciò, in particolare per invii importanti o che devono essere ricevuti entro una determinata scadenza, come ad esempio la corrispondenza giuridica (tipo di invio: raccomandata), la Posta consiglia di chiarire precedentemente con il destinatario la quantità di dati massima che può ricevere per ciascuna e-mail. Occorre considerare inoltre che le dimensioni del messaggio inviato possono raddoppiare a causa della crittografia di trasmissione. L’utente sarà informato per e-mail se il messaggio di posta elettronica che intende inviare non può essere recapitato al destinatario a causa limite di dimensione.

Selezione del tipo di invio

Scegliere il tipo d’invio cliccando sul pulsante corrispondente. Maggiori informazioni sui vari tipi di invio sono disponibili nella seguente rubrica «Tipi di invio».

Destinatari

È possibile inserire più destinatari, separandoli con «;» (punto e virgola) e lasciando uno spazio vuoto.
Esempio: a@domain.ch; b@domain.ch.

Invio

Cliccare su «Invia» per inviare il messaggio. Poiché su IncaMail non viene salvato alcun messaggio, non esiste la casella della posta in uscita.

Copia gratuita al mittente

Se si desidera una copia per il proprio archivio, attivare l’opzione «Copia gratuita al mittente». L’e-mail inviata sarà recapitata gratuitamente e in modo confidenziale all’indirizzo e-mail del mittente. Nelle impostazioni, alla voce «Messaggi», è possibile modificare l’impostazione standard per questa opzione.

Costi in base al numero di e-mail

L’account gratuito Basic consente di inviare gratuitamente 10 messaggi IncaMail al mese (tipi di invio confidenziale e personale). L’account Premium da CHF 29.00 o da EUR 25.00 all’anno consente di inviare fino a 50 messaggi al giorno (tutti i tipi di invio).

I mittenti possono scegliere tra i seguenti tipi d’invio.

Messaggio confidenziale

Il messaggio viene trasmesso con crittografia al destinatario e il mittente riceverà, se lo desidera, una conferma di trasmissione via e-mail. Per leggere l’e-mail confidenziale, il destinatario deve aver effettuato la verifica con un codice di sicurezza per e-mail. I destinatari con contratto per clienti aziendali ricevono il messaggio sotto forma di e-mail standard mediante connessione crittografata e possono procedere alla sua lettura senza altri interventi. La verifica dell’indirizzo postale non è necessaria per la ricezione di un’e-mail confidenziale.

Messaggio personale

Il messaggio viene trasmesso con crittografia al destinatario e il mittente riceverà, se lo desidera, una conferma di trasmissione via e-mail. Per leggere l’e-mail personale, il destinatario deve aver effettuato la registrazione unica e avere almeno verificato il suo indirizzo e-mail con il codice di attivazione. Se il destinatario non è ancora registrato su IncaMail, sarà invitato a registrarsi quando prova ad aprire l’e-mail personale. La verifica dell’indirizzo postale non è necessaria per la ricezione di un’e-mail personale.

Raccomandata

Nel tipo d’invio «Raccomandata» al mittente e al destinatario vengono inviate ricevute in formato PDF con firma elettronica, comprovanti l’invio e la ricezione del messaggio. I messaggi devono essere accettati dal destinatario entro sette giorni, altrimenti scadono. Per il calcolo dei termini di scadenza, viene conteggiato ogni giorno, quindi anche sabati, domeniche e giorni festivi. Il tipo d’invio può essere utilizzato nell’ambito della comunicazione con le autorità svizzere ed è conforme alla legislazione vigente.

Per maggiori informazioni si rimanda al capitolo «Raccomandata».

Conferma di trasmissione

Il mittente di un messaggio confidenziale o personale riceve di default una conferma di trasmissione per e-mail. La ricevuta viene emessa non appena l’e-mail è stata trasmessa al sistema del destinatario e funge da conferma di ricezione dell’e-mail nella casella del destinatario, ma non significa che sia stata anche aperta. Nelle impostazioni è possibile indicare se si desidera ricevere la conferma di trasmissione o meno.

Ricevuta di spedizione e ricezione

Per il tipo d’invio «Raccomandata», il mittente e il destinatario ricevono diverse ricevute.

Per maggiori informazioni si rimanda al capitolo «Raccomandata».

Nel registro è possibile visualizzare i dati relativi a tutti i messaggi inviati e ricevuti. Il registro non riporta indicazioni sul contenuto dei relativi messaggi. Qui sotto sono riportate le informazioni dettagliate sul possibile stato IncaMail.

Stato IncaMail C/P R Significato
Pervenuto su IncaMail Il messaggio IncaMail è stato accettato dalla piattaforma ma non è ancora stato trasmesso al sistema del destinatario.
Se lo stato resta invariato per più di due ore, il mittente sarà automaticamente informato dalla piattaforma. IncaMail tenterà l’esecuzione del recapito per un massimo di 72 ore. Se il recapito non è riuscito neppure dopo 72 ore, il messaggio sarà eliminato da IncaMail, il mittente sarà informato tramite e-mail e lo stato sarà mutato in «Non recapitabile».
Elaborato No IncaMail ha elaborato il messaggio ed è in attesa che venga accettato dal destinatario.
Recapitato No Il messaggio IncaMail è stato ricevuto dal sistema del destinatario.
Aperto No Il destinatario ha aperto il messaggio IncaMail e lo ha letto tramite l’interfaccia web. (Stato non possibile per destinatari con contratto per clienti commerciali «Service Integration» e tipo di recapito «Confidenziale»; in tal caso lo stato resta «Recapitato»)
Non recapitabile Non è stato possibile recapitare il messaggio IncaMail per svariati motivi. I motivi possono essere: casella di posta piena, sistema del destinatario non raggiungibile, indirizzo e-mail sconosciuto. Il mittente riceve in tal caso un avviso da IncaMail. Vedere anche «Pervenuto su IncaMail».
Accettato No Lo stato «Accettato» significa che il destinatario ha accettato il messaggio IncaMail (raccomandata).
Rifiutato No Lo stato «Rifiutato» significa che il destinatario ha rifiutato il messaggio (raccomandata).
Scaduto No Lo stato «Scaduto» significa che il destinatario non ha né accettato né rifiutato il messaggio (raccomandata) entro il termine di sette giorni. Il messaggio non può più essere aperto dal destinatario.
Messaggio di sistema Dopo il recapito del messaggio, IncaMail riceve dal sistema di posta destinatario un messaggio sullo stato della consegna. Tale messaggio viene inoltrato al mittente tramite e-mail con lo stato «Messaggio di sistema». Per determinare lo stato del messaggio, osservare il contenuto del messaggio inoltrato.

Legenda:

C = Confidenziale

P = Personale (recapito in ogni caso come SAFE)

R = Raccomandata

Per motivi regolatori o di politica commerciale, nei seguenti paesi i messaggi IncaMail possono essere solo ricevuti:

  • Angola
  • Bielorussia
  • Bolivia
  • Costa d’Avorio
  • Eritrea
  • Etiopia
  • Guinea
  • Kenya
  • Libano
  • Liberia
  • Libia
  • Myanmar (Birmania)
  • Nepal
  • Nigeria
  • Repubblica d’Iraq
  • Repubblica Democratica del Congo
  • Repubblica Islamica dell’Iran
  • Repubblica popolare di Corea (Corea del Nord)
  • Siria
  • Somalia
  • Sri Lanka
  • Sudan
  • Trinidad e Tobago
  • Zimbabwe

Informazioni per i destinatari
Ricevere, aprire e rispondere

Le e-mail di IncaMail vengono ricevute direttamente al proprio indirizzo e-mail. Eliminare l’e-mail solo se si è sicuri che non servirà più. La Posta non sarà più in grado di consegnare nuovamente l’e-mail, poiché non ne viene salvata alcuna copia. Il messaggio confidenziale e codificato si trova in allegato come «IncaMail.html» e può essere aperto facendo doppio clic sull’allegato o con «Salva» e «Apri» e l’immissione della password IncaMail personale o mediante un codice di sicurezza. Se i tentativi di apertura non vanno a buon fine, si consiglia di scaricare l’allegato sul proprio computer e di aprirlo facendo doppio clic e inserendo la password o il codice di sicurezza. Per visualizzare correttamente il messaggio è tassativamente necessaria una connessione a internet.

Istruzioni dettagliate per l’apertura dei messaggi IncaMail sono disponibili qui:

Messaggio IncaMail confidenziale

Dopo l’apertura dell’allegato, i destinatari sprovvisti di account IncaMail ricevono un codice di sicurezza via e-mail per poter leggere il messaggio. I destinatari già in possesso di un account IncaMail possono aprire i messaggi con la loro password personale.

Messaggio personale

In caso di messaggio personale, dopo l’apertura dell’allegato sarà chiesto di eseguire il login a IncaMail. Dopo il login, l’e-mail sarà visualizzata nel browser. Se non si è ancora provveduto, per prima cosa eseguire la registrazione unica a IncaMail. Subito dopo aver inserito il codice di attivazione e-mail, sarà possibile leggere l’e-mail personale.

Raccomandata IncaMail

Ogni indirizzo e-mail valido può ricevere raccomandate.

La procedura in caso di ricezione di un messaggio raccomandato presenta le seguenti differenze rispetto agli altri tipi di messaggi.

Termini di ritiro

Il termine per il ritiro è limitato a sette giorni. Dopo tale termine non è più possibile aprire il messaggio. Se il messaggio viene aperto durante questo termine, potrà essere visualizzato in qualsiasi altro momento.

Accettazione

Alla prima apertura dell’allegato, il destinatario può decidere dopo l’accesso se accettare o meno la raccomandata. A questo scopo cliccare sull’apposito pulsante. La decisione del destinatario sarà comunicata al mittente mediante una ricevuta. La decisione può essere anche rimandata, sempre entro il termine di ritiro. Una volta accettato, l’allegato può essere aperto senza questa decisione.

Ricevute

Il mittente e il destinatario ricevono per la raccomandata una ricevuta di consegna e di ricezione sotto forma di PDF con firma digitale.

I destinatari visualizzano il messaggio IncaMail nel browser. Alla voce «Salva» sono disponibili le seguenti possibilità.

  • Inoltrare il messaggio come e-mail standard: il messaggio viene inoltrato all’utente normalmente e non codificato. In questo caso, IncaMail non può garantire la protezione delle informazioni dall’accesso di terzi; questa protezione compete all’utente.
  • Salvare come messaggio e-mail (.eml): il messaggio può essere salvato nel formato generale del mail client. Attenzione: questo non significa che il messaggio sarà spostato automaticamente nella posta in arrivo. Tuttavia può essere aperto come e-mail mediante vari mail client (ad es. Outlook o Thunderbird).
  • Salvare come PDF: il messaggio può essere salvato localmente come file PDF.

Per ogni messaggio IncaMail è possibile rispondere gratuitamente al mittente un’unica volta tramite interfaccia web. Per qualsiasi altro tipo di invio confidenziale o per aggiungere altri destinatari, la risposta è a pagamento.

Per ragioni di sicurezza gli inviti al ritiro per i messaggi IncaMail vengono sempre provvisti di firma elettronica. Si prega di verificare sempre la validità della firma e il mittente. Il mittente dell’e-mail deve essere sempre il seguente.

Mittente: swisspost@im.post.ch

Purtroppo alcuni mail client e web mailer segnalano la firma come non valida o sconosciuta, anche se il certificato è valido. In questi casi si consiglia una verifica manuale del relativo certificato.

Per scoprire come verificare la firma nei diversi client, consultare il seguente documento «Verificare la firma».

Verificare la firma (PDF, 268.8 KB)Il documento non è disponibile.

Il livello di affidabilità di ciascun mittente e destinatario viene rappresentato in IncaMail con un massimo di tre asterischi Gli asterischi indicano il livello di accuratezza con cui avviene la verifica dell’identità.

Asterischi Livello di affidabilità Possibili verifiche dell’identità
(nessuno) sconosciuto stato assente o nascosto
* buono registrazione, rilevamento dati verificato o simili
** ottimo verifica dell’indirizzo postale, contratto o simili
*** eccellente identificazione personale, passaporto / carta d’identità, SuisseID o simili

Nelle impostazioni è possibile disattivare la visualizzazione del proprio livello di affidabilità. Gli utenti che disattivano il loro livello di affidabilità non ricevono informazioni sul livello di affidabilità dei loro corrispondenti.

Comunicazione elettronica con le autorità con IncaMail
Inviare raccomandate per e-mail

L’Ordinanza concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento approvata dalla Confederazione e l’Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi (di seguito: ordinanze eGov) obbligano i tribunali e le autorità a recepire i dati in forma elettronica e a utilizzare a tale scopo una piattaforma d’invio sicura. Allo stesso modo, gli avvocati o i soggetti coinvolti nel procedimento possono richiedere l’invio elettronico delle decisioni. Alla fine del 2010 IncaMail è stata riconosciuta dalla Confederazione come piattaforma di recapito elettronica sicura. Il tipo d’invio previsto per la conformità alle ordinanze eGov su IncaMail è «Raccomandata». L’invio di raccomandate è consentito a tutti gli utenti IncaMail registrati e provvisti di un account Premium o di un contratto per clienti commerciali. Ulteriori informazioni sono disponibili alla rubrica «Raccomandata».

Gli account attivi per la ricezione di raccomandate e per la comunicazione eGov Svizzera devono essere inseriti da IncaMail nell’elenco degli utenti partecipanti, comune per tutte le piattaforme, gestito dalla Confederazione. Gli altri utenti IncaMail e gli utenti di altre piattaforme di trasmissione riconosciute possono cercare i destinatari in questo elenco.

Interoperabilità

Le raccomandate IncaMail possono essere scambiate con altre piattaforme compatibili e riconosciute dalla Confederazione. Pertanto, se un destinatario di una raccomandata è registrato su un’altra piattaforma, questa e-mail sarà trasmessa per il recapito all’altra piattaforma. Il mittente riceve come di consueto le ricevute di spedizione e ricezione IncaMail, provviste di firma digitale.

Nota

Un messaggio non crittografato può essere presente sulla piattaforma di trasmissione in forma non crittografata e dunque essere visionato dal fornitore di prestazioni o da un terzo incaricato, nonostante ciò sia vietato. Gli utenti che non intendono rischiare che i loro messaggi siano visionati devono rinunciare a utilizzare la piattaforma di trasmissione o crittografare in aggiunta i messaggi (per es. con una chiave per la creazione della firma pubblica del destinatario).

Fonte: Catalogo dei requisiti V2, punto 6.5. cpv. 2

Raccomandata elettronica con IncaMail
Ricevute di ricezione con firma digitale per una sicurezza ancora maggiore

Il tipo d’invio «Raccomandata» consente di trasmettere su IncaMail informazioni riservate, in modo dimostrabile e crittografato tramite il canale elettronico. In linea di massima chiunque può essere destinatario di una raccomandata IncaMail e ha sette giorni di tempo per aprire il messaggio ricevuto. Il mittente e il destinatario ottengono ricevute con firma digitale in formato PDF, che permettono di certificare la trasmissione. Il tipo d’invio «Raccomandata» può essere utilizzato in Svizzera per la trasmissione di messaggi nell’ambito dell’Ordinanza del DFGP sul riconoscimento di piattaforme per la trasmissione sicura in ambito procedurale (RS 272.11).

Concretamente significa che il tipo di invio «Raccomandata» può essere utilizzato per la trasmissione elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento (OCE-PCPE) e di procedimenti amministrativi (OCE-PA).

N. Fase
1 Il cliente invia un messaggio raccomandato dall’interfaccia web IncaMail, da un business software, da un mail client (ad es. Outlook). Nell’invio mediante interfaccia web può selezionare il destinatario dall’elenco per raccomandate.
2 Quando il messaggio arriva su IncaMail, viene inviata al mittente e al destinatario una ricevuta di spedizione e di ricezione mediante e-mail standard.
3 IncaMail verifica se il destinatario ha bloccato la ricezione di raccomandate. In caso contrario, il messaggio viene recapitato al destinatario. In presenta di tale blocco, il mittente viene informato di conseguenza e la spedizione viene interrotta.
4 Il destinatario riceve il messaggio crittografato e ha sette giorni di tempo per scegliere una delle seguenti opzioni:
- Accettare il messaggio: apre il messaggio, conferma l’accettazione (cliccando su «Accetta») e può così leggere il messaggio
- Rifiutare il messaggio: rifiuta attivamente il messaggio (cliccando su «Rifiuta messaggio») e così non può leggere il messaggio
- Lasciar scadere il messaggio: lascia passare il termine di sette giorni senza alcuna azione, e così non potrà più aprire il messaggio
5 Appena il destinatario effettua un’azione del punto 4 oppure quando scade il termine per il messaggio, il mittente e il destinatario ricevono ancora una volta una ricevuta con il relativo stato del messaggio.

Note

  • I messaggi conformi alla comunicazione con le autorità svizzere, diretti a destinatari registrati su altre piattaforme riconosciute, vengono inoltrati alla piattaforma corrispondente per la trasmissione (nella fase 3)
  • Grazie all’opzione «Auto-Accept», i clienti aziendali possono impostare l’accettazione automatica dei messaggi IncaMail
  • Se un messaggio IncaMail non può essere recapitato (per es. perché respinto dal sistema del destinatario), il mittente e il destinatario vengono avvisati tramite e-mail standard e lo stato del messaggio viene modificato

Per la spedizione di messaggi raccomandati il mittente deve disporre dei seguenti requisiti minimi:

  • account IncaMail registrato con verifica via e-mail
  • account Premium o contratto per clienti commerciali

La spedizione di raccomandate IncaMail può avvenire tramite una delle varianti esistenti per il prodotto, verso uno o più destinatari. Chiunque sia dotato di un indirizzo e-mail valido può essere selezionato come destinatario di una raccomandata IncaMail.

I possessori di un account IncaMail hanno la possibilità di bloccare nelle impostazioni la ricezione di raccomandate IncaMail. La ricezione di messaggi raccomandati può avvenire tramite una delle varianti esistenti per il prodotto. Una volta accettati, i messaggi possono essere aperti dal destinatario anche dopo la scadenza.

Ogni cliente può decidere se desidera essere registrato e apparire nell’elenco per raccomandate IncaMail. «Apparire» significa che potrà essere cercato nell’elenco da altri clienti IncaMail. Per partecipare alla corrispondenza con le autorità svizzere, i relativi partecipanti devono essere registrati nell’elenco eGov Svizzera.

Elenco Descrizione
Elenco per raccomandate IncaMail L’elenco è gestito da IncaMail e può essere visualizzato esclusivamente da utenti IncaMail. Tutti gli indirizzi e-mail possono essere utilizzati come destinatari di raccomandate IncaMail. Inoltre i clienti IncaMail hanno la possibilità di registrarsi nell’elenco per raccomandate IncaMail ed essere così reperibili per gli altri utenti.
Elenco eGov Svizzera L’elenco è gestito dall’Ufficio federale di giustizia in Svizzera. Contiene tutti gli indirizzi e-mail delle persone che si sono registrare per la corrispondenza con le autorità svizzere ai sensi dell’OCE-PCPE. Per maggiori informazioni si rimanda all’elenco degli aderenti eGov.

Le ricevute consentono al mittente e al destinatario di confermare le transazioni. Le ricevute vengono inviate a mittente e destinatario tramite e-mail standard sotto forma di file PDF firmati dalla Posta e contengono tutti i dati essenziali della transazione. Queste non vengono salvate su IncaMail; la loro conservazione compete al mittente e al destinatario.

Vengono emesse e inviate le seguenti ricevute:

Ricevuta Evento
Ricevuta di consegna Il messaggio è arrivato su IncaMail.
Ricevuta di ritiro Il destinatario ha accettato il messaggio.
Ricevuta di scadenza Il termine per il ritiro è scaduto senza alcuna azione da parte del destinatario.
Ricevuta di rifiuto del messaggio Il destinatario ha respinto l’invio

In caso di trasmissione interoperativa tramite una diversa piattaforma di trasmissione riconosciuta ai sensi della corrispondenza con le autorità svizzere, la ricevuta può provenire anche dall’altra piattaforma.


L’efficacia giuridica dei messaggi IncaMail inviati e ricevuti mediante il tipo d’invio «Raccomandata» si rifà, nel singolo caso, alle norme di legge applicabili e alla prassi giudiziaria e amministrativa dell’ordinamento giuridico nazionale competente nel giudizio, ma anche a eventuali accordi privati esistenti. L’accurato chiarimento dell’efficacia giuridica e dell’ammissibilità di messaggi inviati per via elettronica nel singolo caso è esclusivamente compito del cliente.

Per la valutazione a livello giuridico relativamente alle raccomandate IncaMail è importante considerare quanto segue.

  • Le ricevute in PDF contengono tutti i dati rilevanti e sono provviste di firma elettronica della Posta
  • La Posta, in qualità di parte terza indipendente, può comprovare su richiesta in qualsiasi momento i dati della transazione mediante file di registro (tuttavia non il contenuto dell’invio)
  • Gli invii effettuati nell’ambito dell’OCE-PCPE sono disciplinati da questa ordinanza

Add-in per Office 365/OWA e Outlook
Inviare messaggi IncaMail dal mail client

I messaggi IncaMail possono essere spediti e ricevuti direttamente da Outlook e Outlook Web Access (OWA/Office365), a condizione di avere un contratto per clienti commerciali con Mail Gateway Integration (MGI)

  • Per tutte le versioni Outlook da 2007 in poi, l’add-in COM è disponibile alla pagina per il download.
  • Per Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook Web Access (OWA) con Office365 si consiglia il nuovo add-in per Outlook/OWA.

Installazione in Office 365/OWA

  1. Avviare Office 365 e Outlook nel browser in uso.
  2. Aprire «Impostazioni / Gestisci componenti aggiuntivi».
  3. Usare il tasto + per aggiungere un nuovo add-in. Nel sottomenu selezionare «Aggiungi da un URL».
  4. Inserire il seguente URL per l’add-in e confermare con «Avanti» e «Installa»: https://owarepo.incamail.com/dist/im/manifest-incamail.xml.

Installazione in Outlook 2013/2016

  1. Avviare Outlook e cliccare sull’icona «Componenti aggiuntivi Office».
  2. Qui aprire il link «Gestisci componenti aggiuntivi personali». Si apre il browser. Effettuare il login con il proprio account Office365 e installare l’add-in come descritto sopra per «Office 365 / OWA».

Componendo una nuova e-mail è possibile avviare l’add-in IncaMail sotto (in OWA) o di fianco (in Outlook 2013/2016) all’icona «Componenti aggiuntivi». Si aprirà un menu a destra:

  • A: Selezione del tipo di spedizione
    Un messaggio IncaMail sicuro può essere inviato mediante uno dei seguenti tipi di invio «confidenziale», «personale» o «raccomandato».
  • B: Indirizzi dei destinatari contrassegnati da lucchetto (solo OWA)
    Gli indirizzi e-mail dei destinatari sono contrassegnati con l’icona di un lucchetto per indicare che il messaggio è inviato in modo sicuro.
    Nota: gli indirizzi e-mail dei destinatari IncaMail hanno l’estensione «.incamail.ch» e possono essere visualizzati così anche nell’elenco degli indirizzi e-mail proposti. Selezionando questo indirizzo e-mail (anziché quello senza estensione), il destinatario riceve automaticamente un messaggio IncaMail, anche senza aprire l’add-in IncaMail.
  • C: Prefisso nell’oggetto
    Il tipo di invio viene segnalato nel messaggio con un prefisso nell’oggetto:
    <c>: messaggio IncaMail confidenziale
    <p>: messaggio IncaMail personale
    <r>: messaggio IncaMail raccomandato
    Questo prefisso non va rimosso. Eliminandolo, infatti, il messaggio viene inviato come «confidenziale».
  • D: Altre funzioni
    Selezionando le altre funzioni IncaMail «Registro», «Impostazioni» e «Guida», si aprirà una pagina del browser. Per le funzioni «Registro» e «Impostazioni» è necessaria la registrazione all’interfaccia web IncaMail.

Registro

Protocollo di tutti i messaggi inviati e ricevuti tramite IncaMail, inclusi orario, oggetto, mittente e destinatario.

Nota: nel registro non è possibile leggere il contenuto dei messaggi. La lettura dei messaggi è possibile solo nel mail client in uso.

Impostazioni

Impostazioni personali IncaMail come ad esempio:

  • indirizzo postale personale del mittente: visibile come mittente nei messaggi SAFE*
  • logo personale: viene visualizzato nei messaggi SAFE*
  • attivazione e disattivazione delle conferme di trasmissione dopo l’invio di un messaggio IncaMail
  • attivazione della ricezione di raccomandate IncaMail

* I messaggi SAFE sono messaggi IncaMail inviati a destinatari che non hanno integrato IncaMail nel proprio mail client. È anche il formato standard per messaggi personali e raccomandate elettroniche. Questi messaggi sono codificati e possono essere aperti mediante allegato «incamail.html».