Archiviazione elettronica online in tutta semplicità
Archiviazione conforme all’Olc e all’OelDI nell’archivio elettronico

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Cercate un modo per archiviare digitalmente i vostri documenti a norma di legge e in modo verificabile per la revisione e potervi accedere in qualsiasi momento online? Nell’archivio elettronico della Posta potete archiviare online e cercare documenti clienti, contratti e giustificativi bancari in modo facile, a norma di legge e verificabile in sede di revisione. 

I vostri vantaggi

  • Archiviazione a norma di legge ai sensi dell’Ordinanza sui libri di commercio (Olc) e dell’Ordinanza sull’IVA (OelDI)
  • Disponibilità 7x24h dei vostri documenti tramite interfaccia web o SOAP
  • Memorizzazione su server ridondanti in Svizzera a cura della Posta
  • Verbale degli accessi tramite audit trail

Prestazioni
efficiente, sicuro, conforme all’Olc e all’OelDI

Nell’archivio elettronico della Posta salvate i vostri dati in modo facile e sicuro e, se necessario, potete gestire la loro elaborazione mediante workflow. Oppure utilizzate una delle interfacce ed elaborate i dati direttamente nei vostri programmi abituali.

  • Importazione tramite sistema ERP o 3PP o partner di scansione
  • Esportazione dei risultati come CSV
  • Elaborazione dei documenti, ove richiesto, mediante gestione del workflow tramite interfaccia web o SOAP
  • Note: inserimento di documenti
  • Condivisione di documenti: richiamo diretto tramite e-mail con link integrato
  • Ricerca full-text: tramite parole chiave e metadati
  • Filtri di ricerca: filtri definiti dagli utenti per una ricerca efficiente

Completa sicurezza dei vostri dati
Riservatezza e sicurezza ai massimi livelli

Nell’archiviazione elettronica rispettiamo il massimo livello di riservatezza: il segreto postale ci impone infatti di gestire le informazioni di terzi in modo confidenziale. La verbalizzazione degli accessi ai vostri documenti è garantita mediante audit trail e verbali di accesso. Elaboriamo insieme a voi un piano di accesso su misura per una gestione sicura dei vostri dati.

Come procedere
Siamo lieti di dedicarvi il nostro tempo

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Primo colloquio

Vi forniamo maggiori informazioni sul nostro archivio elettronico e conosciamo la vostra situazione di partenza e i vostri obiettivi. Il primo colloquio telefonico con i nostri esperti dura circa un’ora ed è gratuito. Successivamente saremo in grado di sottoporvi un’offerta.

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Progettazione (1-2 mesi)

Insieme definiamo il concetto e i tipi di documenti, la struttura dell’archivio e le autorizzazioni. Sulla base della descrizione dell’interfaccia stabiliamo se e come desiderate integrare l’archivio elettronico nei vostri sistemi.

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Implementazione (2-4 mesi)

Configuriamo il vostro archivio elettronico conformemente a quando deciso nella fase di progettazione. I collegamenti e le integrazioni necessari nei vostri sistemi saranno predisposti da voi grazie al constante contatto tra i vostri e i nostri tecnici.

2086

Esercizio

Disponete di un archivio elettronico a lungo termine e a norma di legge con accesso 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Forniamo un supporto dedicato mediante Service Desk tecnico in Svizzera (lun-ven, 8.00-18.00).

Siamo a vostra completa disposizione per una consulenza personalizzata
Possiamo contattarvi?

Saremmo lieti di potervi mostrare le possibilità a vostra disposizione nel corso di un colloquio individuale.

Il business case adatto a voi
Esempi d’applicazione

Giustificativi bancari
Archiviazione automatizzata, a norma di legge ai sensi dell’Olc

  • Importazione elettronica giornaliera dei vostri giustificativi bancari tramite interfaccia sicura
  • Assegnazione automatica dei giustificativi bancari alle cartelle predefinite
  • Ricerca di giustificativi bancari e transazioni tramite ricerca full-text
Maggiori informazioni

Contratti
Workflow con convalida e promemoria

  • Panoramica elettronica generale dei contratti
  • Promemoria tempestivo automatico per i contratti in scadenza
  • I contratti vengono salvati nell’archivio elettronico in modo conforme alla legge
Maggiori informazioni

Documenti cliente
Archiviazione e messa a disposizione tramite il portale cliente

  • Potete mettere a disposizione i documenti clienti, tramite l’archivio elettronico della Posta, per il download nel vostro portale clienti
  • I documenti con obbligo di archiviazione vengono conservati a norma di legge nell’archivio elettronico
Maggiori informazioni

Fatture di franchising
Soluzione centralizzata per tutti i franchisee

  • Risparmiate costi evitando l’invio delle fatture cartacee
  • Accesso alle fatture per i franchisee 7 giorni su 7, 24 ore su 24
  • Archiviazione a norma di legge delle fatture
Maggiori informazioni

Costi
Struttura del modello prezzi

Il modello prezzi si basa su due componenti

  • Percentuale di costi fissi
  • Percentuale di costi variabili – sulla base dell’intensità di utilizzo (criteri: numero di documenti archiviati, upload, view, firme digitali)

Siamo felici di potervi presentare un’offerta su misura per le vostre esigenze.

Domande frequenti

  • Attuazione di procedure tecniche per garantire l’integrità
  • Marcatura oraria per documentare il momento dell’archiviazione
  • Documentazione delle procedure utilizzate (protocolli e file log)
  • Verifica regolare dell’integrità e leggibilità

Disponibilità di almeno 98% grazie ai centri dati ridonanti della Posta in Svizzera.

L’Ordinanza sui libri di commercio definisce le disposizioni dettagliate sull’obbligo di conservazione, in particolare i criteri speciali che si applicano all’archiviazione elettronica.

I dati vengono cancellati a norma di legge. All’occorrenza si procede a un’esportazione su supporto dati esterno.

Oltre a diverse interfacce elettroniche di importazione, in collaborazione con Swiss Post Solutions offriamo anche la possibilità di digitalizzare gli archivi cartacei.

Ulteriori informazioni

Siamo a vostra completa disposizione per una consulenza personalizzata!
Avete domande sulla prestazione? Siamo a vostra completa disposizione per una consulenza personalizzata.

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Dal lunedì al venerdì: 8.00-17.00

+41 800 789 799

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