Automazione, outsourcing, digitalizzazione: su cosa punta la logistica ospedaliera?

In un modo o nell’altro tutti fanno logistica. Ciò che è emerso dalla conferenza dell’associazione Netzwerk Logistik Schweiz (VNL) riassume il problema di molti ospedali svizzeri: mentre in altri settori team specializzati garantiscono flussi di materiali ottimali fino all’ultimo miglio, la logistica ospedaliera professionale spesso si ferma all’uscita del magazzino. Di conseguenza, le operatrici e gli operatori sanitari finiscono per dedicare fino al 40% del proprio tempo alla ricerca e alla gestione dei materiali. Tempo che viene sottratto alla cura delle e dei pazienti e che, alla luce della carenza di personale specializzato, è impagabile.

Il convegno ha riunito esperte ed esperti di presidi ospedalieri, operatori logistici ed esponenti del mondo della ricerca presso l’ospedale Triemli di Zurigo, direttamente sul campo. All’unanimità hanno convenuto che mentre la digitalizzazione avanza, i processi fisici vengono messi in secondo piano.

Adrian Pfister, manager di settore Logistica per la salute della Posta, ha presentato il concetto di «fornitura in base al singolo caso», toccando un punto sensibile. Collegando logistica fisica e soluzioni digitali, la Posta si presenta oggi come un fornitore di soluzioni che vanno ben oltre il trasporto e lo stoccaggio. Con lui abbiamo parlato delle principali sfide e opportunità per un ospedale all’avanguardia.

Adrian, dalla conferenza VNL è emerso che la logistica per la salute è ancora agli albori. Qual è la tua opinione in merito?

Adrian Pfister: Quest’impressione non è del tutto sbagliata. La logistica ospedaliera è spesso un angolo morto. Per quanto sia presente, il potenziale di ottimizzazione non viene sfruttato. La logistica funziona perché tutti fanno la loro parte. Questa è un’ottima cosa, ma si possono trovare soluzioni migliori e più professionali.

Cosa intendi dire esattamente?

Negli ospedali ci sono addetti e addette alla logistica, ma spesso i processi non arrivano fino all’ultimo miglio. In un modo o nell’altro tutti fanno logistica. Il personale infermieristico dedica fino al 40% del proprio tempo ad attività che non creano valore aggiunto, tra cui le mansioni logistiche, sottraendo tempo prezioso alle cure alle e ai pazienti, il che alla luce della carenza di forza lavoro specializzata non è ottimale.

Ed è proprio qui che entra in gioco la fornitura in base al caso che avete presentato in occasione della conferenza VNL. La soluzione dei carrelli da trasporto della Posta è davvero una novità?

In realtà i carrelli da trasporto esistono già da tempo. Noi, però, ne abbiamo messo a punto l’integrazione digitale nei processi di pianificazione della clinica. E questo è il punto fondamentale. In concreto, le ordinazioni per l’intervento arrivano direttamente a noi dopo la pianificazione. Dopo il commissionamento la clinica riceve un bollettino di consegna elettronico per la documentazione del materiale. E al termine dell’intervento, una volta che i prodotti non utilizzati sono stati rispediti, l’ospedale riceve un secondo bollettino di consegna elettronico con gli articoli che sono stati depositati in magazzino. In questo modo garantiamo una documentazione del materiale e un conteggio per ogni singolo caso con i prodotti da noi forniti, senza dover eseguire nessuna scansione del materiale. Presso la clinica Seeschau stiamo già attuando con successo questa soluzione che ci consente di ridurre notevolmente il magazzino dei materiali, minimizzare gli errori e ottimizzare la disponibilità dei materiali, che arrivano esattamente quando ce n’è bisogno.

Qual è la differenza rispetto ad altri settori? Quando manca un prodotto è sempre un problema.

Se nel centro per il fai da te manca una vite naturalmente è una seccatura, ma la stessa condizione in sala operatoria, uno dei settori che crea più valore aggiunto e necessita di più materiale, può avere conseguenze per la salute delle e dei pazienti e causare costi enormi. Una logistica ben ponderata permette di evitare questo rischio.

L’aumento dell’efficienza è un tema ricorrente. In quali ambiti dovrebbero intervenire concretamente gli ospedali?

Credo che nessun CEO di un ospedale abbia nulla contro l’efficienza. Il problema è la mancanza di trasparenza. I costi di una logistica inefficiente si celano in altri budget. Se si rendono visibili questi costi nascosti, il potenziale diventa evidente. Ed è proprio qui che interveniamo con soluzioni digitali: il nostro Health Cockpit rende trasparenti in tempo reale flussi di materiale, scorte e costi e così gli ospedali vedono subito dove si perdono tempo e denaro. L’obiettivo non è risparmiare sul personale, bensì organizzare i processi in modo tale che il personale infermieristico possa concentrarsi di più sulla mansione principale che è chiamato a svolgere: l’assistenza alle e ai pazienti.

Molti ospedali esitano ad affidare la propria logistica a partner specializzati. Cosa rispondi agli scettici?

Si tratta di preoccupazioni che sentiamo spesso e che sono comprensibili. Le due principali riserve sono perlopiù la paura di perdere il controllo e la preoccupazione di dover sostenere costi più elevati. Nella pratica, però, si riscontra quasi sempre il contrario. Solo quando la logistica di base funziona in modo assolutamente affidabile e standardizzato si creano i margini di manovra necessari per poter reagire in modo davvero flessibile a emergenze o eventi imprevisti, guadagnando quindi in flessibilità e non in rigidità. Un altro timore è che ricorrere a una partnership esterna sia necessariamente più costoso. Ma qui bisogna fare molta attenzione. I veri costi logistici in ospedale spesso non sono trasparenti, perché si celano dietro ai costi per il personale di molti reparti diversi. Se un numero elevato di collaboratrici e collaboratori si occupa regolarmente di piccole mansioni logistiche, i costi si sommano. Da questo punto di vista creiamo trasparenza. Inoltre, ci consideriamo un partner che ottimizza costantemente i processi insieme alla clientela in modo da evitare aumenti dei costi e migliorare l’efficienza complessiva.

Di che tipo di supporto si tratta esattamente?

Molti ci collegano ancora solo a magazzini e autocarri. Ma oggi siamo un fornitore di soluzioni che digitalizza l’intera supply chain. Portiamo con noi le best practice di altri ospedali e forniamo supporto nell’ottimizzazione dei processi e dell’assortimento, nella gestione dei dati e nella documentazione. Ripartire da zero non serve. Il controllo rimane dell’ospedale, ma ora è trasparente e basato sui dati.

Qual è il consiglio principale che daresti a chi prende le decisioni in campo medico?

Fate un bilancio realistico della situazione e verificate quanto tempo il vostro personale passa effettivamente ad assistere le e i pazienti e quanto a ordinare materiali, riempire armadi o a cercare articoli sostitutivi. Chiedete ai vostri team della sala operatoria. Le risposte vi sorprenderanno e saranno il miglior punto di partenza per cambiare strategia.