Maggiore attenzione all’essenziale: come gli acquisti operativi rappresentano uno sgravio per gli ospedali dal punto di vista finanziario e organizzativo

La funzione acquisti in un ospedale è un sistema articolato; si suddivide in due dimensioni: gli acquisti operativi e quelli strategici. Mentre gli acquisti strategici si occupano di stabilire le linee guida — dalla valutazione dell’assortimento alla selezione dei fornitori, dalla negoziazione delle condizioni alla conclusione dei contratti — gli acquisti operativi affrontano le attività quotidiane sul campo: fare le ordinazioni, monitorare le scadenze di consegna e assicurare che il materiale giusto sia disponibile nel posto giusto al momento giusto. Il fatto che gli acquisti operativi funzionano senza intoppi si vede solo in caso di emergenza: quando arriva un paziente d’emergenza di notte alle tre, il materiale necessario deve essere immediatamente disponibile.

Ma sono proprio questi compiti operativi, legati alle transazioni, a impegnare risorse finanziarie e di personale preziose. Cosa succederebbe se l’ospedale si potesse concentrare interamente sulla sua forza strategica?

Abbiamo parlato con Diane Hardouin Duparc, addetta agli acquisti presso Logistica per la salute, alla Posta, di come l’esternalizzazione degli acquisti operativi renda possibile proprio questo e di quali vantaggi ne derivano per gli ospedali.

Diane, il termine «acquisti operativi» compare sempre più spesso. Molti, però, la considerano solo il puro processo di ordinazione. Non è troppo poco?

Assolutamente sì. Gli acquisti operativi sono molto più che la semplice ordinazione. Rappresenta il vero e proprio motore degli acquisti operativi dell’ospedale e comprende tutte le attività transazionali: la determinazione del fabbisogno, l’inserimento e la gestione degli ordini, il controllo delle scadenze di consegna, la verifica delle fatture e l’amministrazione dei dati di base. Si tratta di un’interazione complessa di tanti piccoli ma essenziali passi che garantiscono che il materiale giusto sia nel posto giusto al momento giusto.

Si tratta di una definizione globale. Come si fa a rendere comprensibile questo processo a qualcuno che non lavora quotidianamente negli acquisti?

Immagina la situazione così: normalmente, l’ospedale deve gestire l’intero processo d’ordine separatamente per centinaia di fornitori: dalla trasmissione dell’ordine, al monitoraggio delle date di consegna, fino al controllo delle fatture. Noi subentriamo come partner centrale, fungendo da nodo intermedio che coordina l’intero processo. L’ospedale ha un solo interlocutore che coordina dietro le quinte l’intera complessità con tutti i fornitori e assicura che gli scaffali siano sempre pieni. Non siamo quindi solo un fornitore, ma anche il manager dell’intero processo operativo di acquisto.

Qual è quindi il vantaggio se questo coordinamento non viene più effettuato direttamente dall’ospedale?

Il vantaggio più evidente è quello di sgravare il team addetto agli acquisti dell’ospedale, che può concentrarsi completamente sulle sue competenze di base strategiche. Ulteriori vantaggi riguardano sia i costi sia la superficie logistica: un ospedale necessita spesso di diverse centinaia di metri quadrati per garantire l’approvvigionamento di materiale di consumo di ogni genere. Ci facciamo carico della gestione delle scorte e finanziamo anticipatamente le scorte. L’ospedale paga il materiale solo al momento del consumo. Ciò riduce il vincolo di capitale, alleggerisce il bilancio e non solo libera risorse finanziarie, ma anche spazio prezioso. L’ospedale può quindi utilizzare questa superficie per settori che generano fatturato, come ad esempio i settori di cura ambulatoriali.

Sembra un grande passo in cui si cede anche un po’ di controllo. Come assicurate che l’ospedale mantenga comunque una visione d’insieme completa?

Controllo e trasparenza sono fattori decisivi, hai perfettamente ragione. Nessuno vuole agire alla cieca e la sicurezza dell’approvvigionamento deve essere garantita in ogni momento. Per questo motivo, con il «Post Health Cockpit» abbiamo creato una piattaforma clienti digitale. Qui l’ospedale può consultare in qualsiasi momento e in tempo reale tutti i dati rilevanti: scorte, stato di consegna, ordinazioni, reporting e molto altro ancora. In background, l’intero scambio di dati avviene in modo completamente automatico e senza utilizzo di carta, tramite interfacce EDI, che collegano il nostro sistema direttamente al sistema ERP dell’ospedale. L’ospedale mantiene quindi il pieno controllo, ma cede il lavoro operativo, che richiede molto tempo.

Può un ospedale esternalizzare a voi solo gli acquisti operativi, e mantenere la logistica internamente?

No, e questo è un punto molto importante. Offriamo gli acquisti operativi sempre e solo come parte integrante dei nostri servizi logistici, che tuttavia hanno una struttura modulare e sono personalizzabiti in base alle esigenze della clientela. I due settori sono inscindibili. Solo esercitando un controllo diretto sui processi fisici, dalla presa in carico delle merci allo stoccaggio, fino alla distribuzione ai reparti, siamo in grado di assicurare qualità e affidabilità elevate in tutta la supply chain. Si tratta di un sistema integrato che dispiega tutto il suo potenziale solo quando ogni componente della catena opera in piena sinergia. Viceversa è possibile utilizzare i servizi logistici della Posta anche senza il servizio degli acquisti operativi.