Rechnungsmanager
Überblick über Ihre Kundenrechnungen der Post

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Mit dem Onlinedienst «Rechnungsmanager» können Sie Ihre Postrechnungen der letzten 18 Monate einsehen und sämtliche Rechnungspositionen nachvollziehen. Verschaffen Sie sich mit der Option «Kostenstellen» zusätzliche Transparenz über Ihre monatlich anfallenden Kosten, indem Sie Kostenstellen pflegen und Rechnungsreferenznummern oder Dienstleistungen zuordnen.

Leistung und Nutzen

Mit dem Rechnungsmanager haben Sie die Kosten für die von der Post erbrachten Dienstleistungen unter Kontrolle. Zusätzlich können Sie sich mit der Option «Kostenstellen» jederzeit einen Überblick über die Höhe der Versandkosten pro Kostenstelle verschaffen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen mit dem Onlinedienst «Rechnungsmanager» zur Verfügung:

  • Aktueller Überblick über all Ihre Rechnungen
  • Einsicht in alle Rechnungen der letzten 18 Monate
  • Erfassen von individuellen Dienstleistungsbezeichnungen
  • Einstellungen zum physischen Versand vom Detailnachweis der Kundenrechnung
  • Einstellungen von Benachrichtigungen bei neuen Rechnungsdokumenten

Mit der Option «Kostenstellen» stehen Ihnen zusätzlich folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Erfassen und Verwalten von Kostenstellen (manuell oder als Upload aus Excel-Datei)
  • Dienstleistungen der Post den einzelnen Kostenstellen zuordnen
  • Rechnungsdaten je Kostenstelle auswerten

Falls Sie sich für die zusätzliche Option «Kostenstellen» interessieren, melden Sie sich bitte bei Ihrer Kundenberaterin oder Ihrem Kundenberater.

Für wen?

Der Rechnungsmanager ist ein Onlinedienst für Geschäftskunden der Post mit Rechnungsbeziehung, die mehr Transparenz über die in ihrem Unternehmen anfallenden Kosten für die logistischen Dienstleistungen erhalten wollen.

Ich unterhalte noch keine Rechnungsbeziehung mit der Post und möchte eine beantragen.

Kosten

Die Nutzung des Rechnungsmanagers ist kostenlos.

Häufige Fragen

Den Detailnachweis zu Ihrer Rechnung finden Sie im ersten Register «Rechnungen». Wählen Sie dazu zuerst den gewünschten Debitor, Rechnungsmonat(e) und Rechnungsreferenznummer(n) aus und anschliessend werden Ihnen die gesuchten Rechnungen angezeigt. Nun können Sie die Rechnungen inkl. Detailnachweis mit dem Button «Rechnungen herunterladen» und der anschliessenden Option «Rechnung (PDF)» herunterladen. Beim Herunterladen der Rechnung haben sie zudem die Möglichkeit, diverse elektronische Auswertungen zu generieren.

Mehr Informationen zu den elektronischen Auswertungen finden Sie unter folgendem Link: https://www.post.ch/-/media/portal-opp/pm/dokumente/kurepo-rechnungsdetails.pdf (PDF, 77.9 KB)

Neue Kostenstellen können Sie im zweiten Register «Dienstleistungen und Kostenstellen» eröffnen. Wechseln Sie dazu in diesem Register auf die Kostenstellen-Ansicht und klicken Sie auf den Button «+ neue Kostenstelle». Nun können Sie unter «Kostenstelle» Ihren gewünschten Kostenstellenwert erfassen und die Kostenstelle im Feld «Bezeichnung» wie gewünscht benennen. Anschliessend müssen Sie im Feld «gültig von» bestimmen, ab wann die neue Kostenstelle gültig sein soll. Das Feld «gültig bis» ist bei der Neueröffnung einer Kostenstelle optional und muss noch nicht ausgefüllt werden. Dieses Feld können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt ausfüllen, sobald die gewählte Kostenstelle auf inaktiv gesetzt werden soll.

Wenn Sie gleichzeitig mehrere Kostenstellen neu eröffnen möchten, können Sie Ihre Kostenstellenstruktur auch mithilfe eines Excel-Uploads auf einmal in den Rechnungsmanager laden. Klicken Sie dazu auf den Button «neue Kostenstellenstruktur» und laden Sie die ausgefüllte Vorlage hoch. Achtung: Durch das Hochladen einer neuen Datei werden alle bereits erfassten Kostenstellen durch die neue Struktur ersetzt.

Wählen Sie im Register «Dienstleistungen und Kostenstellen» die auf inaktiv zu setzende Kostenstelle an. Anschliessend können Sie rechts im Feld «gültig bis» das gewünschte Datum auswählen, ab wann die Kostenstelle inaktiv sein soll.

Für die Zuordnung einer Kostenstelle an eine Dienstleistung gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen. Entweder Sie wählen die gewünschte Dienstleistung an und öffnen rechts das Feld «Zuordnungen Kostenstellen». Anschliessend können Sie mit einem Klick auf «+ weitere Kostenstellen zuordnen» der angewählten Dienstleistung Kostenstellen zuordnen. Alternativ können Sie von den Kostenstellen ausgehen und die gewünschte Kostenstelle anwählen. Nachdem Sie das Feld «Zuordnungen Dienstleistungen» geöffnet haben, finden Sie den Button «+ weitere Dienstleistungen zuordnen».

Achtung: Bei einigen Dienstleistungen kann jeweils nur eine Kostenstelle aktiv zugeordnet sein.

Wahrscheinlich haben Sie die erfassten Kostenstellen noch nicht der gewünschten IFS-Lizenz zugeordnet. Ordnen Sie deshalb Ihrer IFS-Lizenz die gewünschten Kostenstellen zu. Bitte beachten Sie, dass es bis zu 48 Stunden dauern kann, bis die zugeordneten Kostenstellen auf der IFS-Maschine aufgeschaltet werden.

Um die Option Kostenstellen zu nutzen, muss Ihr Firmenkonto initial einmal dafür angemeldet werden. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenberater, damit die Eröffnung der Option Kostenstellen in die Wege geleitet werden kann.

Die Spezialauswertung nach Kostenstelle können Sie im Register «Rechnungen» herunterladen. Wählen Sie dazu die gewünschte Rechnung aus und klicken Sie auf «Rechnungen herunterladen». Nun erscheint ein Pop-up, in welchem Sie die gewünschten Download-Optionen wählen können. Für die Rechnungsdaten je Kostenstelle wählen Sie bei den Spezialauswertungen die Option «nach Kostenstellen».