Gleiche Qualität bei weniger Aufwand
Die Gemeinde Zollikon (ZH) hat die Aufgaben rund um die interne Post ausgelagert. Das senkt ihren Administrationsaufwand und erfüllt gleichzeitig ihre Ansprüche an die Qualität. Der Service der Post lässt sich genau an die Bedürfnisse des Kunden anpassen.
Briefe und Pakete bringt man zur Post und nicht selber bis zum Empfänger. Das ist eine Selbstverständlichkeit. «Für uns endet der Postversand und -empfang aber nicht am Briefkasten», erklärt der Leiter der Gemeinderatskanzlei der Gemeinde Zollikon, Namgyal Gangshontsang: «Die Sendungen müssen morgens sortiert angeliefert und abends abgeholt, frankiert und auf die Kostenstellen gebucht werden.» Indem die Post auch diese Tätigkeiten übernimmt, wird das Senden und Empfangen zum durchgängigen End-to-End-Prozess.
Der Auslöser für die im Herbst 2016 erfolgte Auslagerung der internen Post der Gemeinde Zollikon war die absehbare Pensionierung des Gemeindeweibels. Gangshontsang wurde schnell klar, dass die Funktion des Weibels im digitalen Zeitalter nicht weitergeführt werden kann. Als Alternative plante er deshalb eine Aufteilung der bisher vom Weibel wahrgenommenen Aufgaben und evaluierte Auslagerungsmöglichkeiten.
Hohe Anforderungen an die Qualität
«Das Outsourcing der internen Post war eine naheliegende Option. Diese Tätigkeiten nehmen bei uns rund 50 Stellenprozente in Anspruch», erklärt Gangshontsang. Klar war für ihn aber auch, dass der Dienstleister dem bisherigen Qualitätsstandard gerecht werden musste. So stellt die Gemeinde beispielsweise ausserordentlich hohe Anforderungen an die Vertraulichkeit. Und auch die Zustellung an die internen Adressaten muss reibungslos klappen, denn bei Amtsgeschäften können selbst kurze Verzögerungen dazu führen, dass Fristen verpasst werden. Wichtig war Gangshontsang zudem, dass das Outsourcing nicht zu komplizierteren Abläufen in den Abteilungen führt.
Bei der Evaluation der Dienstleister kristallisierte sich die Post als einzige Anbieterin heraus, die alle Anforderungen erfüllen konnte.
Produktiv und kostentransparent
Heute hat Zollikon alle Postprozesse ausgelagert: Morgens sortiert die Post die Sendungen auf die einzelnen Abteilungen der Gemeinde. So können die Sendungen anschliessend vor Ort ohne Verzögerung in Ablagefächer zugestellt werden. Abends holt die Post die Sendungen nicht nur ab, sondern frankiert sie und weist die Kosten den jeweiligen Kostenstellen innerhalb der Gemeinde zu. Abgerundet wird die Dienstleistung durch Kurierfahrten zwischen dem Spital Zollikerberg und dem Zivilstandsamt.
Überzeugt hat Gangshontsang nicht nur das Resultat, sondern auch die Art und Weise, wie die Ansprechpartner der Post die Umstellung gemeinsam mit der Gemeinde aufgegleist haben: «Die Gespräche waren von Beginn weg äusserst offen und produktiv.» Ein wichtiger Punkt war dabei die Kostentransparenz. Es war immer klar, welche Variante welchen Preis zur Folge hat.
Kanzlei und Abteilungen profitieren
Die Auslagerung hat laut Gangshontsang nicht nur seinen eigenen Organisationsaufwand gesenkt, indem etwa bei Ferien und anderen Ausfällen die Post für eine Stellvertretung sorgt. Die Mitarbeitenden in den Abteilungen profitieren genauso. Jede Abteilung erhält beispielsweise für ihre eingeschriebenen Sendungen eine elektronische Empfängerliste (PDF inklusive Sendungsnummer zwecks Tracking). Damit wissen die Mitarbeitenden jederzeit, wo sich eine Sendung befindet. Wesentlich bequemer erfolgen heute auch die kostenstellengerechten Abrechnungen mit einem an die spezifischen Bedürfnisse angepassten Buchungsbeleg. Der Weibel musste die Frankierungskosten noch in akribischer Handarbeit zuweisen.
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