Gestion des factures
Vue d’ensemble de vos factures client de la Poste

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Avec le service en ligne «Gestion des factures», vous pouvez consulter l’ensemble des postes de vos factures postales des 18 derniers mois. Utilisez l’option «Centres de coûts» pour obtenir une transparence supplémentaire sur vos coûts mensuels, en gérant les centres de coûts et en affectant des numéros de référence de facturation ou des prestations de services.

Prestation et avantages

Avec le service «Gestion des factures», vous gardez le contrôle des coûts des prestations fournies par la Poste. De plus, vous pouvez utiliser l’option «Centres de coûts» pour avoir à tout moment une vue d’ensemble des frais d’expédition par centre de coûts.

Les fonctions suivantes sont disponibles avec le service en ligne «Gestion des factures»:

  • Vue d’ensemble actuelle de toutes vos factures
  • Visualisation de toutes les factures des 18 derniers mois
  • Saisie des désignations de prestations individuelles
  • Préférences pour l’expédition physique des justificatifs détaillés de la facture client
  • Préférences de notification en cas de nouveaux documents de facturation

Avec l’option «Centres de coûts», les fonctions supplémentaires suivantes sont disponibles:

  • Saisie et gestion des centres de coûts manuellement ou sous forme de téléchargement à partir d’un fichier Excel
  • Attribution des prestations de la Poste aux différents centres de coûts
  • Analyse des données de facturation par centre de coûts

Si l’option supplémentaire «Centres de coûts» vous intéresse, veuillez contacter votre conseiller à la clientèle.

Pour qui?

Gestion des factures est un service en ligne pour les clients commerciaux ayant une relation de facturation avec la Poste et souhaitant obtenir plus de transparence quant aux coûts supportés par leur entreprise pour les prestations de logistique.

Je n’ai pas encore de relation de facturation avec la Poste et je souhaite en demander une.

Coûts

L’utilisation de Gestion des factures est gratuite.

Questions fréquentes

Vous trouverez le justificatif détaillé de votre facture dans le premier onglet «Factures». Pour ce faire, sélectionnez d’abord le débiteur souhaité, le(s) mois de facturation et le(s) numéro(s) de référence de la facture, puis les factures que vous recherchez s’afficheront. Vous pouvez maintenant télécharger les factures, justificatif détaillé compris, à l’aide du bouton «Télécharger les factures», puis de l’option «Facture (PDF)». Lors du téléchargement de la facture, vous avez également la possibilité de générer divers relevés électroniques.

Pour en savoir plus sur les relevés électroniques, veuillez consulter le lien suivant: https://www.post.ch/-/media/portal-opp/pm/dokumente/kurepo-rechnungsdetails.pdf (PDF, 75.7 KB)

Vous pouvez ouvrir de nouveaux centres de coûts dans le deuxième onglet «Prestations et centres de coûts». Pour ce faire, basculez vers l’affichage des centres de coûts dans cet onglet et cliquez sur le bouton «+ Nouveau centre de coûts». Vous pouvez maintenant saisir la valeur du centre de coûts souhaité sous «Centre de coûts» et nommer celui-ci comme vous le souhaitez dans le champ «Désignation». Ensuite, vous devez spécifier dans le champ «Valable dès le» la date à partir de laquelle le nouveau centre de coûts doit être valable. Lors de l’ouverture d’un centre de coûts, le champ «Valable jusqu’au» est facultatif et il ne doit pas encore être renseigné. Vous pouvez également renseigner ce champ ultérieurement, dès que le centre de coûts sélectionné doit être défini comme inactif.

Si vous souhaitez ouvrir plusieurs centres de coûts en même temps, vous pouvez également charger la structure de vos centres de coûts dans la gestion des factures en une fois à l’aide d’un upload Excel. Cliquez sur le bouton «Nouvelle structure de centres de coûts» et téléchargez le modèle complété. Attention: lors du téléchargement d’un nouveau fichier, la nouvelle structure remplacera tous les centres de coûts déjà enregistrés.

Sélectionnez le centre de coûts à définir comme inactif dans l’onglet «Prestations et centres de coûts». Ensuite, vous pouvez sélectionner dans le champ «Valable jusqu’au» sur la droite la date souhaitée à partir de laquelle le centre de coûts doit être inactif.

Il existe deux approches possibles afin d’attribuer un centre de coûts à une prestation. Selon la première approche, vous sélectionnez la prestation souhaitée et ouvrez le champ «Centres de coûts attribués» sur la droite. Vous pouvez ensuite attribuer des centres de coûts à la prestation sélectionnée en cliquant sur «+ Attribuer d’autres centres de coûts». Vous pouvez également commencer par les centres de coûts et sélectionner le centre de coûts souhaité. Après avoir ouvert le champ «Attributions des prestations de services», vous trouverez le bouton «+ Attribuer d’autres prestations de services».

Attention: pour certaines prestations, un seul centre de coûts peut être attribué comme actif.

Vous n’avez probablement pas encore attribué les centres de coûts enregistrés à la licence IFS souhaitée. Attribuez dès lors les centres de coûts souhaités à votre licence IFS. Veuillez noter que l’activation sur la machine IFS des centres de coûts attribués peut prendre jusqu’à 48 heures.

Pour utiliser l’option Centres de coûts, vous devez d’abord enregistrer une unique fois le compte de votre entreprise. Veuillez contacter votre conseillère ou conseiller à la clientèle pour l’ouverture de l’option Centres de coûts.

Vous pouvez télécharger un relevé spécial par centre de coûts dans l’onglet «Factures». Sélectionnez la facture souhaitée et cliquez sur «Télécharger les factures». Une fenêtre pop-up apparaît dans laquelle vous pouvez choisir les options de téléchargement souhaitées. Pour les données de facture par centre de coûts, sélectionnez dans les relevés spéciaux l’option «par centre de coûts».