1. Capire cos’è veramente la «gestione di progetti»

Prenditi il tempo per analizzare questa locuzione in dettaglio. Noterai che si compone di due parti: la prima descrive di cosa si tratta, mentre la seconda specifica il contesto. Si tratta quindi della gestione nel contesto di progetti. La gestione è l’arte di cercare l’efficacia, l’arte di trasformare le risorse in risultati, creando utilità (Malik). Proprio questa è la missione del responsabile di progetto nell’ambito di un progetto.

2. Distinguere tra il successo del progetto e il successo della gestione del progetto

Un progetto può non andare a buon fine pur essendo gestito in maniera ottimale. Se un progetto viene interrotto dopo la fase di ideazione perché non è più redditizio, si considera che è stato gestito bene. Infatti il progetto viene interrotto nell’interesse dell’azienda. Se il responsabile del progetto continuasse a portare avanti un tale progetto, il fallimento riguarderebbe non solo il progetto stesso, ma anche la relativa gestione. Il successo della gestione di un progetto consiste, quindi, sempre nell’ottenere la maggiore utilità possibile per l’azienda in determinate circostanze.

3. Conoscere i criteri di successo

La definizione di successo è diversa per ogni persona. Molti sono però dell’avviso che il successo della gestione di un progetto si misuri con il rispetto delle scadenze e del budget e nella capacità di fornire dei risultati nella qualità concordata. Io ritengo che questo paradigma non sia sufficiente a spiegare il successo della gestione di un progetto. Facciamo un esempio: immaginiamo che tu sia responsabile di un progetto. Hai a disposizione un anno e un budget di un milione di franchi svizzeri. Immaginiamo che tu riesca, entro i tempi prestabiliti, a fornire buoni risultati rispettando il budget. I risultati non apportano, tuttavia, alcun valore aggiunto all’azienda. Che cosa hai ottenuto alla fine? Hai speso un milione di franchi svizzeri per nulla. Supponiamo che tu riesca a portare a termine lo stesso progetto in 14 mesi spendendo 1,3 milioni di franchi svizzeri ma che grazie ai risultati ottenuti tu abbia permesso all’azienda di generare un utile annuo ricorrente di 1,5 milioni di franchi.  Questo significa che hai fallito nella gestione del tuo progetto?

Le scadenze, il budget e la qualità sono condizioni quadro ma non sono di per sé dei criteri di successo.

Le scadenze, il budget e la qualità sono condizioni quadro che è generalmente consigliabile rispettate, ma che sono spesso anche negoziabili.  Le condizioni quadro non sono invece negoziabili se l’utilità del progetto ne compromette il rispetto. Se ad esempio occorre rispettare tassativamente il budget del progetto perché altrimenti non è più garantita la redditività, il committente non apprezzerà se cercherai di rinegoziare il budget.

Il vero paradigma del successo nella gestione di progetto non si basa sul rispetto delle condizioni quadro, ma si orienta al senso più profondo del compito: trasformare le risorse in risultati che apportano all’azienda un’utilità rilevante.

Quindi, l’efficacia che genera un’utilità è l’elemento centrale del successo nella gestione di un progetto.

4. Promuovere relazioni durature

Se riesci a raggiungere gli obiettivi del progetto ottenendo l’effetto desiderato, ma attirandoti le ire di tutte le persone coinvolte, hai in realtà indebolito l’azienda. Perché? Perché i collaboratori parteciperanno ad altri progetti e rischiano di dover prima superare le discordie del passato anziché fornire risultati. Se invece punti a creare relazioni durature, queste continueranno anche una volta terminato il progetto e i progetti futuri potranno trarne beneficio. In questo modo hai rafforzato l’azienda e anche se il tuo progetto non va a buon fine, hai comunque creato un’utilità per l’azienda.

5. Vivere l’impegno e la trasparenza come propri valori guida

Fai in modo che il committente e il gruppo di controllo possano assumersi le proprie responsabilità. Questi potranno farlo soltanto se dimostrerai un grande impegno e adotterai una comunicazione trasparente e se tu stesso/a vivrai attivamente questi valori. Il committente deve poter fare affidamento sul fatto che gli accordi saranno in linea di massima rispettati. Se tali accordi non sono rispettati per un qualsiasi motivo, devi assicurare una comunicazione trasparente e proattiva, in un momento in cui il committente può ancora esercitare un certo controllo.

6. Assicurare efficacia ed efficienza

Diverse opere trattano dei fattori di successo nell’ambito della gestione di progetti. Il problema è, in primo luogo, che nella maggior parte degli studi vengono citati i fattori di successo, senza definire esattamente cosa si intende per successo e, in secondo luogo, tali fattori esulano prevalentemente dal tuo settore d’influenza.
In linea di principio esistono due fattori di successo elementari, che rientrano nel tuo settore d’influenza e che portano alla comprensione del successo nella gestione dei progetti appena descritta: l’efficacia e l’efficienza. Qui si chiude il cerchio, perché l’efficacia significa fare le cose giuste e l’efficienza significa fare le cose nel modo giusto. E questo emerge sin dall’inizio. Se, infatti, l’obiettivo del progetto viene definito in modo errato e non apporta nessun vantaggio importante, non ne risulterà nessuna utilità rilevante nemmeno nel raggiungimento degli obiettivi.

7. Il tuo settore d’influenza inizia dove è più importante: da te stesso/a.

L’efficacia nasce all’interno e va verso l’esterno e non viceversa. Ciò significa che come responsabile di progetto puoi influire in maniera determinante sul successo della gestione del progetto. I fattori esterni possono determinare il fallimento di un progetto, ma la responsabilità di come gestisci tali fattori e di come crei la massima utilità per l’azienda nonostante, o proprio a causa, di tali fattori, spetta solamente a te.