Ein Gewinn für HR und Mitarbeitende
Dividella versendet Lohnabrechnungen per Knopfdruck

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Die Schweizer Verpackungsspezialistin Dividella versendet die Lohnabrechnungen elektronisch mit IncaMail direkt aus der Personalsoftware Sage 200 Extra. Das qualifizierte HR-Personal kann die eingesparte Zeit für die Anliegen der Mitarbeitenden einsetzen.

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Ausgangslage und Herausforderung

Die HR-Abteilung von Dividella besteht aus zwei Mitarbeitenden, die für die gesamte Belegschaft von 150 Personen zuständig sind. Deshalb arbeitet das Unternehmen zielgerichtet darauf hin, die HR-Prozesse einfach und zeitsparend abzuwickeln. Die Digitalisierung des monatlichen Versands der Lohnabrechnungen war ein naheliegender Schritt, denn das Drucken, Einpacken und Versenden der Dokumente frass viel Zeit. Bedenken der Mitarbeitenden in Bezug auf die Datensicherheit wollte Dividella von Beginn an aktiv entgegenwirken.

Die Lösung

Einfachheit, Sicherheit und Kosteneinsparungen waren die Hauptgründe, warum sich Dividella für den elektronischen Versand der Lohnabrechnungen mit IncaMail entschied. IncaMail liess sich problemlos in die bestehende Personalsoftware Sage 200 Extra integrieren. Dank der Vereinfachung gewinnen die beiden HR-Mitarbeitenden einen halben Tag pro Monat, den sie für die Anliegen der Belegschaft verwenden können. Die Einsparungen für Porto und Verpackung belaufen sich auf rund 3‘500 Franken jährlich. IncaMail verschlüsselt die Nachrichten mit dem patentierten SAFE-Verfahren. Dass jede Lohnabrechnung verschlüsselt versendet wird, hat die Sicherheitsbedenken der Mitarbeitenden aus dem Weg geräumt.

Nutzen und Vorteile

  • Starke Vereinfachung der Abläufe: Der Lohnabrechnungsversand mit IncaMail funktioniert per Mausklick aus der bestehenden Personalsoftware.
  • Zeit- und Kostenersparnis: Druck, Verpackung und Versand der physischen Lohnabrechnungen entfällt.
  • Datensicherheit: Die patentierte SAFE-Verschlüsselungstechnologie von IncaMail schützt die E-Mails vor dem Zugriff durch Dritte. Der elektronische Empfang vermindert zudem die Wahrscheinlichkeit, dass die vertraulichen Dokumente frei herumliegen oder im Altpapier landen.
  • Nachweisbarkeit: IncaMail hält die geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Versand von Lohnabrechnungen ein. Der Versand mit IncaMail wird von der Schweizerischen Post dokumentiert und ist jederzeit nachweisbar.
  • Auffindbarkeit: Mit IncaMail können die Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnung jederzeit selbst herunterladen – auch aus dem Ausland.

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