Beschaffung Konzern
Die Prinzipien der Beschaffung

Bevorzugung der internen Leistungserbringung

Die Post beschafft am Markt, wenn eine konzerninterne Leistungserbringung nicht möglich oder wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.

Lieferanten als Partner verstehen

Die Post ist an stabilen und partnerschaftlichen Geschäftsbeziehungen interessiert. Mit unseren Lieferanten und Leistungserbringern sind wir im Dialog. Wir halten die Richtlinien für faire, wettbewerbsfähige und transparente Beschaffungsprozesse ein und nehmen unsere Verantwortung in der Gesellschaft, der Wirtschaft und der Politik aktiv wahr.

Die Post schliesst grundsätzlich nur Verträge mit juristischen Personen ab und tätigt keine Gegengeschäfte mit ihren Leistungserbringern. Die Eignung des Leistungserbringers wird im Hinblick auf den konkreten Beschaffungsgegenstand überprüft.

Zudem werden Aufträge nur an Lieferanten und Leistungserbringer erteilt, die sicherstellen, dass allfällige Sanktionen/Embargos, welche auf der Seite des Bundes (Staatssekretariat für Wirtschaft SECO) publiziert sind, berücksichtigt und umgesetzt werden.

Transparenz bei der Vergabe von Aufträgen

Die Post beschafft im Wettbewerb und hält bei Beschaffungen, die dem öffentlichen Vergaberecht unterstellt sind, die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben (BöB/VöB) in Bezug auf die Verfahrensarten ein. Das vorteilhafteste Angebot erhält den Zuschlag, unter Berücksichtigung der massgebenden Kriterien. Die Nachhaltigkeitsziele der Post sind ein wichtiger Bestandteil dieser Kriterien.

Einmal jährlich erfolgt eine elektronische Berichterstattung (PDF, 112.6 KB)[Media | Not Accessible] der Post an die zuständigen Behörden über ihre dem BöB unterstellten Aufträge mit einem Beschaffungsvolumen von mindestens CHF 50 000.

Die Post setzt ein Beschaffungssystem ein. Grundsätzlich erfolgt die Zusammenarbeit nur mit Lieferanten und Leistungserbringern, die in in diesem System registriert sind.

Verankerung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung

Die Post nimmt ihre Verantwortung für Mensch und Umwelt auch in der Beschaffung wahr. Nachhaltig beschaffen bedeutet dabei, die vorhandenen Mittel verantwortungsvoll, sprich ökologisch, sozial und wirtschaftlich einzusetzen. Unser Ziel ist es, eine Vorreiterrolle in der Branche einzunehmen.

Die Verankerung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung wird durch die Grundhaltung «Verantwortungsvolle Beschaffung» sichergestellt. Bereits bei der Auswahl von Lieferanten berücksichtigt die Post Nachhaltigkeitskriterien. In der Geschäftsbeziehung setzen wir uns für sozialverträgliche Arbeitsbedingungen und ökologische Massnahmen bei unseren Lieferanten und Leistungserbringern ein. Wir arbeiten gemeinsam an transparenten Lieferketten.

Ein besonderes Augenmerk legen wir dabei auf den Umweltschutz (Reduktion des CO₂-Fussabdrucks) sowie auf die Einhaltung der Arbeits- und Menschenrechte auch durch unsere Lieferanten und Leistungserbringer. Die Unterzeichnung des Lieferantenkodex für verantwortungsvolle Beschaffung (PDF, 319.8 KB)[Media | Not Accessible] der Post legt den Grundstein dazu.

Lieferanten und Leistungserbringer mit erhöhten Risiken im Bereich der Nachhaltigkeit und Lieferanten von strategischer Bedeutung für die Schweizerische Post werden spätestens mit Vertragsabschluss dazu verpflichtet, regelmässig ein Performance-Rating durchführen zu lassen. Das Performance-Rating Nachhaltigkeit wird durch die von der Post definierte Rating-Agentur auf Kosten der Lieferanten durchgeführt und dient als Grundlage für die Lieferantenentwicklung. Die Post unterstützt ihre Lieferanten und Leistungserbringer mit Entwicklungspotenzial, durch gezielte Lieferantenentwicklungsprogramme Kompetenzen aufzubauen und ihre Leistungsfähigkeit im Bereich Nachhaltigkeit zu stärken.

Führung der Beschaffung über zentrale und dezentrale Verantwortlichkeiten sowie über Gremien

Die Beschaffungsorganisation Post (BOP) agiert als Netzwerk und verfolgt sowohl eine gemeinsame und einheitliche Beschaffungspolitik als auch gemeinsame Beschaffungsziele. Die Führung der Beschaffungseinheiten obliegt den jeweiligen Verantwortlichen, die zentral und dezentral aufgestellt sind.

Um die Einhaltung der Beschaffungspolitik und die Erreichung der Beschaffungsziele sicherzustellen, agiert das Fachgremium für Exzellenz in der Beschaffung (FEB) als oberste fachliche Führungs- und Koordinationsinstanz. Den Vorsitz hat die Leitung Beschaffung Konzern.

Das Gremium für Beschaffungsentscheide (GBE) entscheidet bei Beschaffungen ab CHF 5 000 000 über das anzuwendende Beschaffungsverfahren sowie die daraus resultierende Auftragsvergabe. Weiter entscheidet das GBE über strategische Partnerschaften im Bereich Beschaffung. Den Vorsitz hat die Leitung Finanzen Konzern. Das Gremium wird u.a. von Experten im Beschaffungsrecht unterstützt.

Im Rahmen der beschaffungs- und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben strebt die Post faire, einfache und effiziente Beschaffungsabläufe an.

Die massgebende Verfahrensart wird in Abhängigkeit von der Höhe des geschätzten Auftragswertes gemeinsam mit den Beschaffungsrechtsspezialisten der Post festgelegt.

Beschaffung nach öffentlich-rechtlichen Vorgaben

Bei Beschaffungen, die im konkreten Fall dem öffentlichen Vergaberecht unterliegen, bilden das Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB/VöB) die massgebende Grundlage für die Post.

Öffentliche Ausschreibungen im offenen oder selektiven Verfahren erfolgen mittels Publikation auf www.simap.ch.

Keine öffentliche Ausschreibung gibt es beim Einladungsverfahren. Die Beschaffungsstelle lädt nach Möglichkeit mindestens 3 geeignete Anbietende zum Einreichen eines Angebotes ein. Wenn es möglich und zumutbar ist, soll mindestens ein Unternehmen aus einem anderen Sprachraum (evtl. anderer Wirtschaftsraum) in der Schweiz eingeladen werden.

Beim freihändigen Verfahren vergibt die Beschaffungsstelle die Leistungen direkt an eine Anbietende, wobei es dafür ab Erreichen des jeweiligen Schwellenwertes eines Ausnahmegrundes bedarf.

Beschaffung nach privat-rechtlichen Vorgaben

Bei Beschaffungen, die dem privaten Recht folgen, bildet das Obligationenrecht (OR) die Grundlage für die Einkaufspolitik der Post.

Die Beschaffungsorganisation der Post kann ausgewählte Lieferanten und Dienstleister als strategische Partner einstufen. Diese Partnerschaften werden durch eine Zusammenarbeitsvereinbarung geregelt. Strategische Partner der Post sind auch verpflichtet, ein externes Performance-Rating zur Nachhaltigkeit vorzulegen (siehe «Verankerung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung»).  Auch bei Beschaffungen im Rahmen strategischen Partnerschaften werden die beschaffungs- und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben eingehalten.