Beschaffung Konzern
Die Prinzipien der Beschaffung

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Selbstverständnis der Beschaffung

Die Beschaffungsorganisation der Post (BOP) verantwortet auf Basis strategischer Vorgaben das gesamte Beschaffungsvolumen der Schweizerischen Post. Hierzu gestaltet sie die entsprechende Beschaffungspolitik sowie die daraus abgeleiteten Strategien, Strukturen, Prozesse, Methoden und Systeme. Weiter stellt die BOP die erforderlichen Kompetenzen zur Verfügung, die bei strategischen oder mit Reputationsrisiken behafteten Beschaffungen von Beginn weg einzubeziehen sind.

Das Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB/VöB) bilden die Grundlage für die Vergaben der Post, soweit diese den reservierten Dienst (Monopolbereich) oder den konzessionierten Personentransport betreffen.

Adressaten der Beschaffungspolitik sind sämtliche potenziellen Lieferanten und Leistungserbringer sowie die eigenen Mitarbeitenden der Post.

Prinzipien der Beschaffung

Bevorzugung der internen Leistungserbringung

Die Post beschafft am Markt, wenn eine konzerninterne Leistungserbringung nicht möglich oder wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.

Lieferanten als Partner verstehen

Die Schweizerische Post ist an stabilen und partnerschaftlichen Geschäftsbeziehungen interessiert. Mit unseren Lieferanten und Leistungserbringern sind wir im Dialog. Wir halten die Richtlinien für faire, wettbewerbsfähige und transparente Beschaffungsprozesse ein und nehmen unsere Verantwortung in der Gesellschaft, der Wirtschaft und der Politik aktiv wahr.

Die Post schliesst grundsätzlich nur Verträge mit juristischen Personen ab und tätigt keine Gegengeschäfte mit ihren Leistungserbringern. Die Eignung des Leistungserbringers wird im Hinblick auf den konkreten Beschaffungsgegenstand überprüft.

Zudem werden Aufträge nur an Lieferanten und Leistungserbringer erteilt, die sicherstellen, dass gegenwärtig bestehende Sanktionen/Embargos gegen Länder, Personen und Organisationen, welche auf der Seite des Bundes (Staatssekretariat für Wirtschaft SECO) publiziert sind, berücksichtigt und umgesetzt werden.

Transparenz bei der Vergabe von Aufträgen

Die Post beschafft im Wettbewerb und hält bei Beschaffungen, die dem öffentlichen Vergaberecht unterstellt sind, die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben (BöB/VöB) in Bezug auf die Verfahrensarten ein. Das vorteilhafteste Angebot erhält den Zuschlag, unter Berücksichtigung der massgebenden Kriterien. Die Nachhaltigkeitsziele der Post sind ein wichtiger Bestandteil dieser Kriterien.

Einmal jährlich erfolgt eine elektronische Berichterstattung der Post an die zuständigen Behörden über ihre dem BöB unterstellten Aufträge mit einem Beschaffungsvolumen von mindestens CHF 50 000.

Die Post setzt das Beschaffungssystem «ARIBA» ein. Grundsätzlich erfolgt die Zusammenarbeit nur mit Lieferanten und Leistungserbringern, die in ARIBA registriert sind.

Verankerung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung

Die Post nimmt ihre Verantwortung für Mensch und Umwelt auch in der Beschaffung wahr. Nachhaltig beschaffen bedeutet dabei, die vorhandenen Mittel ökologisch, sozial und wirtschaftlich verantwortungsvoll einzusetzen. Unser Ziel ist es, eine Vorreiterrolle in der Branche einzunehmen.

Die Verankerung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung wird durch die Grundhaltung «Verantwortungsvolle Beschaffung» sichergestellt. Bereits bei der Auswahl von Lieferanten berücksichtigt die Post Nachhaltigkeitskriterien. In der Geschäftsbeziehung setzen wir uns für sozialverträgliche Arbeitsbedingungen und ökologische Massnahmen bei unseren Lieferanten und Leistungserbringern ein. Wir arbeiten gemeinsam an transparenten Lieferketten.

Ein besonderes Augenmerk legen wir dabei auf den Umweltschutz (Reduktion CO2-Fussabdruck) sowie auf die Einhaltung der Arbeits- und Menschen-rechte auch durch unsere Lieferanten und Leistungserbringer. Die Unterzeichnung des Sozial- und Ethikkodexes (PDF, 105.9 KB) der Post legt den Grund-stein dazu.

Führung von Beschaffung über zentrale und dezentrale Verantwortlichkeiten sowie über Gremien

Die Beschaffungsorganisation Post (BOP) agiert als Netzwerk und verfolgt eine gemeinsame und einheitliche Beschaffungspolitik als auch Beschaffungsziele. Die Führung der Warengruppen und der Beschaffungsorganisationen obliegt den jeweiligen Verantwortlichen, die zentral und dezentral aufgestellt sind.

Um die Einhaltung der Beschaffungspolitik und die Erreichung der Beschaffungsziele sicherzustellen, agiert das Fachgremium für Exzellenz in der Beschaffung (FEB) als oberste fachliche Führungs- und Koordinationsinstanz. Den Vorsitz hat der Leiter bzw. die Leiterin Beschaffung Konzern.

Das Gremium für Beschaffungsentscheide (GBE) entscheidet bei Beschaffungen ab CHF 5 000 000 über das anzuwendende Beschaffungsverfahren sowie die daraus resultierende Auftragsvergabe. Weiter entscheidet das GBE über strategische Partnerschaften im Bereich Beschaffung. Den Vorsitz hat der/die Leiter/in Finanzen Konzern. Das Gremium wird u.a. von Experten im Beschaffungsrecht unterstützt.

Verfahrensarten der Beschaffung

Im Rahmen der beschaffungs- und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben strebt die Post faire, einfache und effiziente Beschaffungsabläufe an.

Die massgebende Verfahrensart wird in Abhängigkeit von der Höhe des geschätzten Auftragswertes gemeinsam mit den Beschaffungsrechtsspezialisten der Post festgelegt.

Beschaffung nach öffentlich-rechtlichen Vorgaben

Bei Beschaffungen, die im konkreten Fall dem öffentlichen Vergaberecht unterliegen, bilden das Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB/VöB) die massgebende Grundlage für die Schweizerische Post.

Öffentliche Ausschreibungen im offenen oder selektiven Verfahren erfolgen mittels Publikation auf www.simap.ch.

Keine öffentliche Ausschreibung gibt es beim Einladungsverfahren. Die Beschaffungsstelle lädt nach Möglichkeit mindestens 3 geeignete Anbieterinnen und Anbieter zum Einreichen eines Angebotes ein. Wenn es möglich und zumutbar ist, soll mindestens ein Unternehmen aus einem anderen Sprachraum (evtl. anderer Wirtschaftsraum) in der Schweiz eingeladen werden.

Beim freihändigen Verfahren vergibt die Beschaffungsstelle die Leistungen direkt an eine Anbieterin oder einen Anbieter, wobei es dafür ab Erreichen des Schwellenwertes für ein Einladungsverfahren eines Ausnahmegrundes bedarf.

Beschaffung nach privat-rechtlichen Vorgaben

Bei Beschaffungen, die dem privaten Recht folgen, bildet das Obligationen-recht (OR) die Grundlage für die Einkaufspolitik der Schweizerischen Post.

Strategische Partnerschaften der Post

Lieferanten, bei denen z.B. durch Rahmenverträge spezifische Beschaffungsabläufe sichergestellt sind, haben eine besondere, teils strategische Bedeutung. Die Beschaffungsorganisation der Post kann solche ausgewählte Leistungserbringer als strategische Lieferanten oder als strategische Partner einstufen. Strategische Partnerschaften im Sinne einer strukturierten Zusammenarbeit mit einem anderen Unternehmen werden vertraglich in einer Zusammenarbeitsvereinbarung geregelt. Die beschaffungs- und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben werden auch bei Beschaffungen im Rahmen von strategischen Partnerschaften eingehalten.

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