Beschaffungsstrategie, Beschaffungspolitik
Die Grundlagen der Beschaffung

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Das Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB/VöB) bilden die Grundlage für die Einkaufspolitik der Schweizerischen Post.

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Die Beschaffungsorganisation der Post (BOP) verantwortet auf Basis strategischer Vorgaben das gesamte Beschaffungsvolumen der Schweizerischen Post. Die BOP entwickelt die entsprechenden Prozesse, Strukturen und Kompetenzen und stellt auf der Basis rechtlicher und kommerzieller Konditionen die konzernweite Kosten- und Leistungstransparenz sicher.

Beschaffungsstrategie Post

Ausgangslage

Die Beschaffungsorganisation Post (BOP) verantwortet das gesamte Beschaffungsvolumen der Bereiche der Post von ca. 2.7 Mrd. CHF. Die Bereiche sind dabei für die fachtechnischen und finanziellen Belange verantwortlich. Anhand wirksam umsetzbarer, mit den Bereichen abgestimmten Beschaffungsanforderungen wollen wir die erforderlichen Güter, Lösungen und Leistungen der Bedarfsträger zu einem wirtschaftlich optimalen Preis-/Leistungsverhältnis am Markt beschaffen. Viele Beschaffungsmärkte der Post befinden sich stark in Umbruch. Daneben prägt auch die Einhaltung der zunehmend reglementierten, gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie der Sozial- und Umweltstandards in der gesamten Lieferkette (Compliance) unser Geschäft.

Mandat und Ziele

Die Beschaffung der Post ist noch stärker als bisher gefordert, mit Beschaffungserfolgen einen Beitrag zur Erreichung des EBIT-Zieles der Post zu leisten. Die stetigen Veränderungen und Herausforderungen im Beschaffungswesen verlangen neben Effektivitätsgewinnen (Beschaffungserfolge) auch das Ziel der Effizienzsteigerung, Einhaltung der Compliance, Nachhaltigkeit und Innovation.

Erfolgsfaktoren

Unser Erfolg ist eng verbunden mit einer frühzeitigen Einbindung in die Beschaffungsvorhaben der Bereiche. Die Beschaffung strebt an, sich den Bereichen gegenüber als geschätzter «Innovations-Scout» zu positionieren. Wir haben dezidierten Einblick in die Innovationen, geänderten Lieferketten und Verschiebungen innerhalb der Wertschöpfungsketten in den Beschaffungsmärkten der Post. Die daraus folgenden Erkenntnisse wollen wir in Form neuer Geschäftsmodelle und Kollaborationsformen als konkrete Optimierungsvorschläge aktiv an die Bereiche herantragen und gemeinsam realisieren.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei liegt im Management der hierfür erforderlichen Veränderungen: Aufbau entsprechender Kompetenzprofile, Etablierung einer explorativen Lernkultur, Intensivierung der Vernetzung zwischen den Clustern und Categories (Warengruppen).

Strategische Stossrichtungen

Die BOP verfolgt folgende strategische Stossrichtungen:

  • Optimierung Fertigungstiefe / Kapitalbindung, Kooperationen
  • Optimierung Spezifikationen
  • Nutzung von e-Lösungen
  • Optimierung Ausschreibung und Verhandlungsführung
  • Ausrichtung der BOP auf eine verantwortungsvolle Beschaffungspraxis

Strategische Massnahmen

Die BOP verfolgt folgende strategischen Massnahmen:

  • Einführung einer durchgängigen Beschaffungsplattform
  • Einführung von Vertragsmanagementsystem (VMS) über sämtliche Categories
  • Einführung und Etablierung von cross-funktionalen Teams über sämtliche Categories
  • Die Messung der Corporate Responsibility (CR)-Performance aller strategischen Lieferanten bis 2020 durch EcoVadis
  • Aufbau Compliance-Monitoring als Steuerungsinstrument der BOP
  • Positionierung der Mitarbeiter der Beschaffungsorganisation als «Innovations-Scouts»
  • Erweiterung der Kompetenzprofile und Verankerung in der neuen Aufbauorganisation BOP

Beschaffungspolitik

Mission

Die Beschaffungsorganisation der Post (BOP) verantwortet auf Basis strategischer Vorgaben das gesamte Beschaffungsvolumen der Geschäftsbereiche der Schweizerischen Post. Die Bereiche sind dabei für die fachtechnischen und finanziellen Belange verantwortlich. Die BOP entwickelt die entsprechenden Prozesse, Strukturen und Kompetenzen und stellt auf der Basis rechtlicher und kommerzieller Konditionen die konzernweite Kosten- und Leistungstransparenz sicher.
Ziel der konzernweiten Ausrichtung der BOP ist, die Potenziale des Konzerns in der Beschaffung aktiv auszuschöpfen. Der Bedarf wird übergreifend koordiniert und gebündelt. Beschaffungsprozesse sind optimiert, sowie Informationen über Beschaffungsmärkte, Lieferanten, Umsätze und Methoden unternehmensweit zur Verfügung gestellt und ausgetauscht.

Beschaffungsmanagement

Die BOP ist gegen innen und aussen die übergreifende Service-Einheit für die Beschaffung im Konzern. Sie besteht aus einem zentralen Beschaffungsorganisation und dezentralen Beschaffungsorganisationen (BO). Die Strukturierung der Beschaffungszuständigkeiten ist durch den Konzernwarengruppenschlüssel geregelt. Die Beschaffungsprozesse sind auf die Erfüllung der internen Kundenbedürfnisse und die Erfordernisse des spezifischen Geschäftes ausgelegt.
Die BOP wirkt aktiv auf den Einsatz einheitlicher Beschaffungssysteme (SAP-Philosophie) und ergänzender Management-Tools ein. Sie ist bei sämtlichen diesbezüglichen Systemfragen involviert und stellt damit die übergreifende Transparenz sicher.

Lieferantenmanagement

Die BOP erwartet von ihren Lieferanten Innovationen, und die Bereitschaft, dass sie an der Leistungsfähigkeit und an der kontinuierlichen Verbesserung der Schweizerischen Post aktiv mitwirken.
Die Beschaffung der Güter und Dienstleistungen erfolgt mit dem Fokus auf Wirtschaftlichkeit und Versorgungssicherheit entlang der Wertschöpfungskette über die gesamte Lebensdauer.
Lieferanten werden nach den Kriterien Qualität, Preis, Produkt/Leistung und Termine ausgewählt und bewertet. Risiko, Innovations- und Leistungspotential, ökologische Aspekte sowie die Fähigkeit zur elektronischen Anbindung werden miteinbezogen. Der Sozial- und Ethik-Kodex der Schweizerischen Post ist einzuhalten.

Anforderungen

Die Spezifizierung technischer Anforderungen erfolgt firmenneutral. Alternativangebote und innovative Lösungen sind erwünscht. Für strategisch wichtige Produkte werden auch längerfristige Partnerschaften angestrebt. Die Evaluation der Angebote erfolgt nach objektiv bewertbaren Kriterien.

Zuschlag

Das wirtschaftlich günstigste Angebot erhält den Zuschlag. Bei weitgehend standardisierten Gütern kann auch ausschliesslich der niedrigste Preis als Zuschlagskriterium gewählt werden.

Vergabeverfahren

Das Beschaffungsregime des Bundes unterscheidet zwischen vier Vergabeverfahren.

Oberhalb des Schwellenwertes

Oberhalb des Schwellenwertes wählt die Auftraggeberin das offene oder das selektive Verfahren. Für beide Verfahren ist eine Veröffentlichung des geplanten Auftrags auf dem Informationssystem des öffentlichen Beschaffungswesens der Schweiz (simap.ch) zwingend. In bestimmten Ausnahmefällen kann der Auftrag freihändig vergeben werden.

  • Offenes Verfahren:
    Die Auftraggeberin schreibt den geplanten Auftrag öffentlich im Schweizerischen Handelsamtsblatt aus. Alle Anbieter und Anbieterinnen können innert 40 Tagen ein Angebot einreichen. 
  • Selektives Verfahren:
    Die Auftraggeberin schreibt den geplanten Auftrag öffentlich im Schweizerischen Handelsamtsblatt aus. Alle Anbieter und Anbieterinnen können innert 25 Tagen einen Antrag auf Teilnahme einreichen. Die Auftraggeberin bestimmt aufgrund der Eignung die Anbieter und Anbieterinnen, die ein Angebot einreichen dürfen. Diese werden eingeladen, innert 40 Tagen ein Angebot einzureichen. 
  • Freihändiges Verfahren:
    Die Auftraggeberin vergibt einen Auftrag direkt und ohne Ausschreibung einem Anbieter oder einer Anbieterin, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Keine Ausschreibungspflicht besteht zudem in Bereichen, wo die Post in Konkurrenz zu Dritten steht, die ebenfalls nicht ausschreibungspflichtig sind. 

Unterhalb des Schwellenwerts

Unterhalb des Schwellenwerts oder wenn ein Auftrag aus anderen Gründen nicht unter das Gesetz fällt (es wird zum Beispiel keine dem Gesetz unterstellte Dienstleistung beschafft; Übrige Beschaffungen), kann die Auftraggeberin ebenfalls das offene oder das selektive Verfahren wählen. Ein geplanter Auftrag wird in diesen Fällen analog den Aufträgen oberhalb des Schwellenwertes öffentlich im Schweizerischen Handelsamtsblatt ausgeschrieben, jedoch ohne Möglichkeit der Anfechtung. Die Auftraggeberin kann aber auch ein Einladungsverfahren durchführen oder einen Auftrag freihändig vergeben, sofern die Voraussetzungen dazu erfüllt sind. 

Einladungsverfahren:

  • Einladungsverfahren:
    Die Auftraggeberin bestimmt bei Aufträgen unterhalb des Schwellenwertes, welche Anbieter oder Anbieterinnen sie ohne Ausschreibung direkt zur Angebotsabgabe einladen will. Sie holt, wenn möglich, mindestens drei Angebote ein. 
  • Freihändiges Verfahren:
    Die Auftraggeberin kann einen Auftrag direkt und ohne Ausschreibung einem Anbieter oder einer Anbieterin vergeben, sofern das Gesetz bzw. die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen die freihändige Vergabe ausdrücklich zulassen, z.B. wenn der Vergabewert Fr. 150 000.- nicht erreicht. Auch wenn die Bedingungen zur freihändigen Vergabe erfüllt sind, schafft die Auftraggeberin möglichst eine Wettbewerbslage. Das offene und das selektive Vergabeverfahren können immer gewählt werden.

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