Stratégie d’achat, politique des achats
Les fondements de l’approvisionnement

Anchor Navigation

La loi fédérale sur les marchés publics et l’ordonnance sur les marchés publics (LMP/OMP) constituent les fondements de la politique des achats de la Poste.

L’organisation d’achats de la Poste (OAP) est chargée de l’ensemble du volume des achats de la Poste sur la base de directives stratégiques. L’OAP développe les processus, les structures et compétences correspondants et assure la transparence des coûts et des prestations à l’échelle du groupe sur la base de conditions juridiques et commerciales.

Stratégie d’achat OAP

Situation initiale

L’organisation d’achats de la Poste (OAP) est responsable de tous les achats des unités de la Poste, pour un montant d’environ 2,7 milliards de francs. Les unités, quant à elles, s’occupent des questions techniques et financières. Nous entendons acquérir sur le marché les marchandises, solutions et prestations requises par les services demandeurs à un rapport qualité/prix optimal, en nous appuyant pour cela sur des exigences d’achat efficaces et établies en concertation avec les différentes unités. De nombreux marchés d’achat de la Poste sont à l’heure actuelle en pleine mutation. Le respect des conditions-cadres légales, qui sont de plus en plus réglementées, ainsi que des normes sociales et environnementales applicables à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement (compliance) a également un impact sur nos activités.

Mandat et objectifs

Plus que jamais, les organisations d’achat de la Poste se doivent de bien négocier les achats pour contribuer à la réalisation de l’objectif EBIT de la Poste. Les changements incessants et les défis constants en matière d’approvisionnement nécessitent, outre des gains d’efficience (succès des négociations), de définir des objectifs en matière d’efficacité accrue, de respect de la compliance, de durabilité et d’innovation.

Facteurs de réussite

Notre réussite est étroitement liée à notre implication précoce dans les projets d’achats des différentes unités. L’organisation d’achats s’efforce de se positionner, vis-à-vis des unités, comme un véritable «découvreur d’innovations». Nous disposons d’informations spécifiques relatives aux innovations, à l’évolution des chaînes d’approvisionnement et aux transformations survenant au sein des chaînes de création de valeur sur les marchés des achats de la Poste. Il nous importe d’utiliser les enseignements tirés en la matière pour établir de nouveaux modèles d’entreprise et des formes de collaboration inédites, qui seront alors présentés de façon active aux unités en tant que propositions d’optimisation concrètes et mis en place de façon conjointe.

Ce faisant, un rôle crucial revient à la gestion des changements nécessaires: développement des profils de compétences correspondants, établissement d’une culture de l’apprentissage basée sur l’exploration, renforcement de l’interconnexion entre les clusters et les catégories (groupes de marchandises).

Orientations stratégiques

Les orientations stratégiques de l’OAP sont les suivantes:

  • Optimisation du degré d’intégration par rapport à l’immobilisation du capital, des coopérations
  • Optimisation des spécifications
  • Recours à des solutions électroniques
  • Optimisation des mises au concours et de la conduite des négociations
  • Adoption par l’OAP de pratiques d’acquisition responsables

Mesures stratégiques

Les mesures stratégiques mises en place par l’OAP sont les suivantes:

  • Mise en place d’une plateforme d’achats continue
  • Introduction du système de gestion des contrats pour l’ensemble des catégories
  • Introduction et établissement d’équipes transversales pour l’ensemble des catégories
  • Mesure de la performance Corporate Responsibility de tous les fournisseurs stratégiques par EcoVadis jusqu’en 2020
  • Établissement d’un contrôle en matière de compliance comme instrument de pilotage de l’OAP
  • Positionnement des collaborateurs de l’organisation d’achats en tant que «découvreurs d’innovations»
  • Développement des profils de compétences et ancrage dans la nouvelle organisation structurelle de l’OAP

Politique des achats

Mission

L’organisation d’achats de la Poste (OAP) est chargée de l’ensemble du volume des achats des unités d’affaires de la Poste sur la base de directives stratégiques. Les unités répondent des aspects techniques et financiers. BOP développe les processus, structures et compétences nécessaires et assure la transparence des coûts et des prestations à l’échelle du groupe, compte tenu des conditions juridiques et commerciales applicables.
BOP déploie ses activités au niveau du groupe afin d’exploiter activement tout le potentiel d’optimisation disponible au sein de ce dernier en matière d’achats. Les besoins sont coordonnés et regroupés. Les processus d’achat sont optimisés et les informations sur les marchés d’approvisionnement, les fournisseurs, les chiffres d’affaires et les méthodes sont mises à disposition et échangées dans tout le groupe.

Gestion des achats

BOP est l’unité de services chapeautant le domaine des achats au sein du groupe, tant à l’interne que vis-à-vis de l’extérieur. Elle se compose d’une organisation d’achats centralisée et d’organisations d’achats (OA) décentralisées. La structure des compétences en matière d’achats est réglée par la clé de répartition des groupes de marchandises. Les processus d’achat sont conçus pour répondre aux besoins des clients internes et aux exigences découlant de leurs activités.

BOP favorise activement l’utilisation de systèmes d’achat uniformes (philosophie SAP) et d’outils de gestion complémentaires. Impliquée dans toutes les affaires concernant ces systèmes, elle veille à instaurer un maximum de transparence dans ce domaine au niveau du groupe.

Gestion des fournisseurs

BOP attend des fournisseurs qu’ils soient innovants et prêts à contribuer activement à l’amélioration permanente des performances et des prestations de La Poste Suisse.
Lors des achats de biens et de services, l’accent est mis sur la rentabilité et sur la sécurité de l’approvisionnement tout au long de la chaîne de création de valeur et pendant toute la durée de vie des acquisitions.
Les fournisseurs sont évalués et sélectionnés selon les critères suivants: qualité, prix, produit/performance et délais. Il est tenu compte également des risques, du potentiel d’innovation et de performance, des aspects écologiques et des possibilités de communication par voie électronique. Enfin, le code éthique et social de La Poste Suisse s’applique.

Exigences

Les spécifications des exigences techniques sont définies en toute neutralité. Les offres alternatives et les solutions novatrices sont les bienvenues. Pour les produits stratégiques importants, BOP s’efforce d’établir des partenariats à long terme. L’évaluation des offres se fonde sur des critères d’appréciation objectifs.

Adjudication

Le marché est adjugé au soumissionnaire ayant présenté l’offre la plus avantageuse. Pour les biens largement standardisés, l’adjudication peut se faire exclusivement selon le critère du prix le plus bas.

Procédure d’adjudication

Le système d'achat de la Confédération distingue plusieurs procédures d'adjudication.

Au-dessus de la valeur limite

Au-dessus de la valeur limite, le mandant choisit la procédure ouverte ou la procédure sélective. Les deux procédures requièrent obligatoirement la publication du mandat prévu sur le système d’information sur les marchés publics en Suisse (simap.ch). Dans certains cas exceptionnels, le mandat peut être adjugé selon une procédure libre.

  • Procédure ouverte:
    le mandant publie l'appel d'offres dans la FOSC. Tous les fournisseurs potentiels intéressés peuvent soumettre une offre dans un délai de 40 jours.
  • Procédure sélective:
    le mandant publie l'appel d'offres dans la FOSC. Tous les fournisseurs potentiels intéressés peuvent soumettre une demande de participation dans un délai de 25 jours. Le mandant sélectionne les fournisseurs paraissant les plus aptes à soumettre une offre. Ceux-ci sont invités à soumettre une offre dans un délai de 40 jours.
  • Procédure libre:
    le mandant adjuge l'offre directement et sans appel d'offres dans la mesure où les conditions légales sont satisfaites. Par ailleurs, il n’est pas tenu de publier d’appel d’offres dans les secteurs où la Poste est en concurrence avec des tiers qui ne sont, eux-mêmes, pas soumis à cette obligation.

En dessous de la valeur limite

En-dessous de la valeur limite ou lorsque le mandat ne tombe pas sous le coup de la loi pour une autre raison (par exemple, pas d’achat de prestation soumise à la loi ; autres achats), le mandant peut aussi choisir la procédure ouverte ou la procédure libre. Dans ces cas, le mandat doit, comme pour les mandats au-dessus de la valeur limite, faire l’objet d’un appel d’offres qui sera obligatoirement publié dans la FOSC, mais sans possibilité de contestation. Cependant, le mandant peut aussi choisir une procédure par invitation ou une procédure libre, sous réserve du respect des dispositions légales.

  • Procédure par invitation:
    le mandant choisit quels fournisseurs seront invités directement, sans appel d'offres, à soumettre une offre. Dans la mesure du possible, il demande au moins trois offres.
  • Procédure libre:
    Le mandant peut adjuger l'offre directement et sans appel d'offres à un fournisseur, pour autant que les règles sur la procédure libre fixées dans la loi fédérale sur les marchés publics et l'ordonnance y afférente soient expressément respectées, par exemple lorsqu’un marché de fournitures ou un marché de services ne dépasse pas 150 000 francs. Même si les conditions pour une adjudication libre sont remplies, le mandant fait dans la mesure du possible jouer la concurrence.