Strategia degli acquisti, politica degli acquisti
Basi legali per gli acquisti

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La Legge federale e l’Ordinanza sugli acquisti pubblici (LAPub/OAPub) rappresentano le basi legali per la politica degli acquisti della Posta.

L’Organizzazione acquisti Posta (OAP) è responsabile, sulla base di disposizioni strategiche, dell’intero volume di acquisti della Posta. L’OAP sviluppa i relativi processi, le strutture e le competenze e, sulla base di condizioni commerciali e legali, garantisce la trasparenza delle prestazioni e dei costi in tutto il gruppo.

Strategia degli acquisti OAP

Situazione di partenza

L’Organizzazione acquisti Posta (OAP) è responsabile dell’intero volume degli acquisti delle unità della Posta, pari a ca. 2,7 miliardi di franchi. Le unità sono responsabili delle questioni tecniche e finanziarie. Sulla base di strategie degli acquisti concordate con le unità e attuabili efficacemente, intendiamo acquistare sul mercato le merci necessarie, soluzioni e prestazioni dei richiedenti a un rapporto qualità-prezzo economicamente ottimale. Molti dei mercati interessati dagli acquisti della Posta sono in forte evoluzione. La nostra attività è influenzata anche dal rispetto di condizioni quadro legali soggette a una crescente regolamentazione e degli standard sociali e ambientali lungo l’intera catena di distribuzione (Compliance).

Mandato e obiettivi

L’unità Acquisti della Posta si trova a dover contribuire in modo ancora più incisivo di prima al raggiungimento dell’obiettivo EBIT della Posta con i successi di acquisto. Cambiamenti e sfide costanti nel settore degli acquisti richiedono, oltre all’aumento dell’efficacia (successi di acquisto), anche altri obiettivi ossia: l’incremento dell’efficienza, il rispetto della compliance, la sostenibilità e l’innovazione.

Fattori di successo

Il nostro successo è strettamente correlato a un tempestivo coinvolgimento nei progetti d’acquisto delle unità. L’Organizzazione acquisti mira a posizionarsi nei confronti delle unità come apprezzato «innovato scout». Abbiamo una visione chiara delle innovazioni, delle mutate catene di fornitura e degli spostamenti all’interno delle catene di creazione del valore nei mercati interessati dagli acquisti della Posta. Intendiamo sfruttare queste conoscenze creando nuovi modelli operativi e nuove forme di collaborazione da sottoporre attivamente alle unità sotto forma di proposte di ottimizzazione concrete da realizzare insieme.

In questo contesto, un fattore di successo decisivo è rappresentato dalla gestione dei cambiamenti: creazione di adeguati profili delle competenze, affermazione di una cultura dell’apprendimento aperta a nuove strade, intensificazione dell’interconnessione di cluster e categorie (categorie merceologiche).

Orientamenti strategici

L’OAP persegue i seguenti orientamenti strategici:

  • ottimizzazione grado di integrazione verticale / vincolo di capitale, cooperazioni
  • ottimizzazione specifiche
  • sfruttamento di e-soluzioni
  • ottimizzazione gare d’appalto e conduzione di trattative
  • orientamento dell’OAP a una prassi di acquisto responsabile

Misure strategiche

L’OAP persegue le seguenti misure strategiche:

  • introduzione di una piattaforma per gli acquisti senza soluzione di continuità
  • introduzione del sistema di gestione dei contratti (VMS) in tutte le categorie
  • introduzione e affermazione di team cross-funzionali per tutte le categorie
  • Misurazione della performance della Corporate Responsability (CR) di tutti i fornitori entro il 2020 tramite EcoVadis
  • creazione del Compliance Monitoring quale strumento di controllo dell’OAP
  • posizionamento dei collaboratori dell’organizzazione acquisti come «innovato scout»
  • ampliamento dei profili di competenza e integrazione nella nuova architettura organizzativa OAP

Politica degli acquisti

Missione

L’Organizzazione acquisti Posta (OAP) è responsabile, sulla base di disposizioni strategiche, dell’intero volume di acquisti delle unità aziendali della Posta. L’OAP predispone le relative procedure, strutture e competenze e, sulla base di condizioni giuridiche e commerciali, assicura la trasparenza dei costi e delle prestazioni a livello di gruppo.
L’obiettivo dell’orientamento trasversale al gruppo dell’OAP è di sfruttare attivamente tutte le potenzialità presenti nel gruppo nell’ambito degli acquisti. Il fabbisogno infatti viene coordinato e unificato tra tutte le unità. Si ottiene così un’ottimizzazione delle procedure di acquisto e le informazioni relative ai mercati di approvvigionamento, ai fornitori, ai fatturati e ai metodi vengono messe a disposizione e scambiate in tutta l’azienda.

Gestione degli acquisti

L’OAP costituisce l’unità di servizio intersettoriale per gli acquisti del gruppo, sia internamente che esternamente. Essa è composta da un’organizzazione acquisti centralizzata e da organizzazioni acquisti decentralizzate (OA). La strutturazione delle competenze in materia di acquisti è disciplinata dalla chiave delle categorie merceologiche del gruppo. Le procedure di acquisto sono orientate al soddisfacimento delle esigenze della clientela interna e alle necessità delle specifiche attività commerciali.
L’OAP influisce attivamente sull’impiego di sistemi di acquisto unitari (filosofia SAP) e di tool di gestione integrativi ed è chiamata in causa per tutte le questioni inerenti tali sistemi, assicurandone in tal modo la trasparenza a livello di gruppo.

Gestione dei fornitori

L’OAP auspica da parte dei fornitori non solo innovazioni, ma anche la disponibilità a contribuire attivamente all’efficienza e al continuo miglioramento della Posta Svizzera.
Nelle operazioni di acquisto di beni e servizi l’attenzione è rivolta principalmente all’economicità e alla sicurezza di approvvigionamento lungo tutta la filiera produttiva e per tutta la durata utile.
I fornitori vengono selezionati e valutati secondo i criteri di qualità, prezzo, rapporto qualità / prezzo e rispetto dei termini. Hanno poi un loro peso anche fattori quali il rischio, il potenziale innovativo e di rendimento, aspetti ecologici nonché la capacità di collegamento elettronico. Infine si pretende il rispetto del Codice sociale ed etico della Posta Svizzera.

Requisiti

I requisiti tecnici vengono definiti in modo indipendente, ovvero senza favorire né escludere determinate ditte produttrici. Sono ben accette offerte alternative e soluzioni innovative. Per i prodotti di rilevanza strategica si mira ad allacciare anche partnership di lunga durata. La valutazione delle offerte avviene sulla base di criteri oggettivi.

Aggiudicazione

Ottiene l’aggiudicazione l’offerta economicamente più vantaggiosa. Per merci ampiamente standardizzate si può anche adottare come unico criterio di aggiudicazione il prezzo più conveniente.

Procedura di aggiudicazione

Il sistema degli acquisti della Confederazione distingue quattro procedure di aggiudicazione.

Al di sopra del valore soglia

Al di sopra del valore soglia il committente sceglie la procedura libera o selettiva. Per entrambe le procedure è obbligatoria una pubblicazione dell’ordine previsto sul sistema informativo delle commesse pubbliche in Svizzera (simap.ch). In determinati casi eccezionali può essere prevista l’aggiudicazione libera della commessa.

 

  • Procedura libera:
    il committente pubblica la commessa prevista nel Foglio ufficiale svizzero di commercio. Tutti gli offerenti possono inoltrare la propria offerta entro 40 giorni.
  • Procedura selettiva:
    il committente pubblica la commessa prevista nel Foglio ufficiale svizzero di commercio. Tutti gli offerenti possono presentare una richiesta di partecipazione entro 25 giorni. In base alle loro caratteristiche, il committente seleziona gli offerenti autorizzati a sottoporre un’offerta e li invita a presentarla entro 40 giorni.
  • Trattativa privata:
    il committente aggiudica una commessa direttamente ad un offerente, senza bando di concorso, a condizione che siano soddisfatti i requisiti legali. Non sussiste inoltre alcun obbligo di pubblicazione qualora la commessa riguardi settori nei quali la Posta è in concorrenza con terzi anch’essi esonerati dall’obbligo di pubblicazione.

 

Al di sotto del valore soglia

Al di sotto del valore limite o se per altri motivi una commessa non sottostà ad una legge (viene acquistata per esempio una prestazione non sottoposta alla legge; altri acquisti), il committente può anche optare per la procedura libera o la procedura selettiva. In questi casi la commessa prestabilita viene pubblicata nel Foglio ufficiale svizzero di commercio come nel caso delle commesse al di sopra del valore limite, tuttavia senza possibilità d’impugnazione. Tuttavia, il committente può anche optare per la procedura mediante invito o procedere tramite trattativa privata, sempre che siano soddisfatte le condizioni.

  • Procedura mediante invito:
    il committente decide quali offerenti invitare direttamente a presentare un’offerta, senza bando di concorso. Ove possibile raccoglie almeno tre offerte.
  • Trattativa privata:
    Il committente può aggiudicare una commessa direttamente e senza bando di concorso ad un offerente se la legge o l'Ordinanza sugli acquisti pubblici ammettono esplicitamente l'aggiudicazione tramite trattativa privata, per esempio se il valore della commessa di fornitura o di prestazioni è inferiore a CHF 150 000.--. Anche se le condizioni per l'aggiudicazione libera sono soddisfatte, per quanto possibile il committente crea una situazione di concorrenza.