Données d’adresses de distribution à la Poste
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La Poste exploite une base de données d’adresses, avec des adresses privées et commerciales actuelles, futures et passées. Nous avons besoin de ces adresses pour être en mesure de remplir notre mandat légal (distribution d’envois postaux). En gérant et en traitant les adresses, nous fournissons nos prestations avec efficacité et veillons à ce que plus de 1700 millions de lettres et 180 millions de colis trouvent chaque année leur chemin vers les destinataires. L’art. 7 de la loi sur la poste sert de base au traitement des adresses de distribution.
Nous disposons d’autres fichiers clients avec des données d’adresses, que nous traitons à des fins supplémentaires. Des accords contractuels servent généralement de base au traitement de ces données d’adresses.
Vue d’ensemble de notre gestion des adresses de distribution
Dans la mesure où vous n’avez pas conclu de contrats supplémentaires et n’avez consenti à aucun traitement supplémentaire de données, nous traitons vos données d’adresses de distribution comme suit:
Nous traitons des données personnelles générales vous concernant, p. ex. le nom et les coordonnées.
Nous traitons les données personnelles que vous mettez à notre disposition.
Nous traitons les données personnelles que nous collectons à votre sujet.
Nous n’utilisons pas vos données personnelles à des fins de marketing et publicitaires.
Nous n’utilisons pas vos données personnelles à d’autres fins sans lien avec la prestation principale.
Nous ne transmettons pas vos données personnelles à d’autres entreprises qui peuvent décider elles-mêmes des modalités d’utilisation des données.
Nous ne vendons pas vos données personnelles.
Nous traitons également vos données personnelles en dehors de la Suisse et de l’EEE.
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Nous recevons principalement les adresses dans le cadre des communications de notre clientèle et de notre personnel. Des adresses issues de répertoires accessibles au public complètent le fichier d’adresses. Nous n’avons aucun accès aux registres d’adresses fédéraux, cantonaux ou communaux qui ne sont pas accessibles au public. Des collaborateurs vérifient à chaque distribution d’envois postaux si une adresse est encore actuelle et si les envois adressés peuvent être distribués.
Pour que les envois puissent être distribués correctement, vous devez nous informer des changements en relation avec l’adresse. Vous pouvez annoncer les changements d’adresse dans les filiales de la Poste ou via le Portail clients «Ma Poste». La plupart des clientes et clients nous communiquent leur nouvelle adresse quand ils déposent une demande de réexpédition.
Nous saisissons par ailleurs une adresse nouvelle/modifiée d’un particulier ou d’une entreprise lors de la distribution d’envois, par exemple quand un nouveau nom est inscrit sur une boîte aux lettres. Nous signalons les adresses erronées (nouveau nom de rue, nouveau bâtiment, personne arrivant de l’étranger, nouveau-né, décès, changement de nom, etc.) directement au Centre de compétences Adresses de la Poste.
Nous ne recevons pas d’adresses privées de tiers, pas même d’autorités communales, cantonales ou fédérales. Nous recevons les adresses commerciales des entreprises nouvellement créées du registre des numéros d’identification des entreprises (registre IDE) de l’Office fédéral de la statistique.
Nous traitons les données d’adresses pour distribuer les envois postaux de façon conforme et pour les processus correspondants.
Au sein du groupe, toutes les unités d’affaires et l’ensemble du personnel ont accès aux adresses dont ils ont besoin pour la distribution ainsi que pour les processus en amont et en aval.
En traitant les adresses, nous pouvons fournir nos prestations de façon efficace et irréprochable. Nous ne traitons les adresses que dans le but de distribuer les envois de façon conforme et d’optimiser les processus logistiques. Différentes unités d’affaires au sein du groupe traitent les données d’adresses. Nous avons également recours à des tiers qui peuvent éventuellement prendre connaissance des données. Dans tous les cas, nous nous assurons que les données sont traitées en fonction d’un but précis et que les lois en vigueur sur la protection des données sont respectées.
Lorsque vous utilisez nos services en ligne ou que vous concluez des contrats de services complémentaires avec nous, les adresses de distribution peuvent aussi être utilisées à d’autres fins, conformément aux dispositions contractuelles.
Les adresses de distribution sont enregistrées et traitées en Suisse. Nous exploitons un centre de calcul à cet effet.
Lors du traitement en relation avec une prestation concrète, les données d’adresses sont traitées dans d’autres applications et systèmes. Pour cela, nous avons besoin de fournisseurs qui, pour certains, accèdent aux données d’adresses depuis l’étranger ou les traitent à l’étranger.
Pour fournir une prestation (p. ex. envois internationaux), il se peut en outre que nous soyons obligés de transmettre des adresses à des autorités étrangères (p. ex. autorités douanières) ou à d’autres entreprises postales. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici: Mentions légales sur la protection des données concernant les prestations. Les anciennes données d’adresses sont journalisées pendant 10 ans puis supprimées.
Les fournisseurs de la Poste peuvent accéder aux adresses de distribution depuis l’étranger dans le cadre des travaux de maintenance et d’assistance. Lorsqu’ils traitent ces données dans un pays dont la législation sur la protection des données assure un niveau de protection moins élevé que la Suisse, la Poste assure la protection appropriée en concluant des clauses contractuelles types mises à disposition à cet effet par la Commission européenne ou le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
Pour la transmission de données d’adresses dans le cadre du trafic postal international, il existe des accords correspondants entre les entreprises postales qui définissent un niveau de protection des données approprié.
Nous traitons vos adresses de manière responsable et ne commercialisons pas d’adresses. Nous ne transmettons les adresses de distribution à des tiers que dans les cas suivants:
- lorsque nous y sommes légalement tenus,
- lorsque vous êtes d’accord avec la transmission, en votre qualité de personne concernée,
- lorsque c’est absolument nécessaire pour fournir une prestation.
Nous sommes légalement tenus de transmettre les données d’adresses en lien avec la réexpédition, la déviation ou la garde d’envois postaux. Dans de tels cas, nous devons échanger les adresses avec d’autres prestataires de services postaux dans un but précis.
La Poste actualise les adresses pour des tiers, avec le consentement des clientes et des clients. Quand une entreprise, une autorité ou un particulier dispose d’une ancienne adresse et que le client a consenti à l’actualisation d’adresse, la Poste transmet la nouvelle adresse au tiers à des fins d’actualisation d’adresses.
Il se peut en outre que nous soyons tenus de transmettre des adresses à des autorités étrangères (p. ex. autorités douanières) ou à d’autres entreprises postales, afin de pouvoir fournir une prestation, par exemple pour des envois internationaux. La transmission se limite toutefois toujours à l’événement concret. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici: Autres prestations.
La législation sur la poste prévoit l’échange d’informations entre les prestataires de services postaux, afin de garantir la réexpédition, la déviation et la garde correctes des envois postaux. Nous devons régulièrement informer les prestataires de services postaux sur les demandes de réexpédition de notre clientèle (art. 7 LPO). Les prestataires de services postaux ne peuvent traiter les données d’adresses qu’aux fins de leurs services de distribution.
Selon la loi sur l’harmonisation de registres, nous sommes en outre tenus de mettre nos adresses à la disposition des communes. Les adresses ne sont cependant échangées qu’à titre exceptionnel et nous vérifions préalablement les conditions légales.
Dans tous les autres cas où des adresses doivent être transmises à des tiers, la personne concernée doit y avoir consenti.
Ainsi, nous communiquons par exemple les actualisations d’adresses à des tiers. Les clientes et les clients peuvent nous donner leur consentement en ce sens, quand ils établissent une demande de réexpédition lors d’un déménagement. Grâce à l’actualisation d’adresse, les clientes et les clients évitent les retours et les envois non distribuables, même après l’expiration de la demande de réexpédition, sans avoir à en informer directement les expéditeurs.
Les tiers doivent légitimement posséder l’ancienne adresse pour que nous communiquions la nouvelle adresse.
Ces tiers sont principalement des entreprises suisses, mais aussi des fournisseurs d’adresses, p. ex. les sociétés KünzlerBachmann Directmarketing AG ou AZ Direct AG.
Les tiers actualisent leur base client et utilisent les adresses actualisées conformément à la finalité du traitement qu’ils ont définie. Nous ne sommes pas responsables de la réutilisation de l’adresse actualisée par les tiers.
Vous souhaitez révoquer votre consentement à la communication d’une actualisation d’adresse à des tiers? Vous pouvez le faire en tout temps dans le Portail clients «Ma Poste» ou via le Contact.
Il peut en outre y avoir d’autres obligations légales de transmettre des adresses.
Nous avons à cœur que vous puissiez contrôler la manière dont vos données d’adresses sont utilisées.
Vous faites en sorte que votre adresse soit à jour chez nous, en nous signalant par exemple votre déménagement ou votre changement de nom. Ainsi, vous ne manquez aucun courrier ni aucun colis. Déclarez simplement un changement d’adresse dans votre filiale de la Poste ou à tout moment en ligne via le portail client Portail clients «Ma Poste».
Vous souhaitez révoquer votre consentement à la communication d’une actualisation d’adresse à des tiers? Vous pouvez le faire en tout temps dans le portail client Portail clients «Ma Poste» ou via le Contact. En raison des bases légales, il est impossible de supprimer l’adresse de distribution dans le système central de données d’adresses.
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V.1.0 / 09.2023