Dati degli indirizzi di recapito presso la Posta
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La Posta gestisce una banca dati indirizzi con gli indirizzi privati e commerciali storici, attuali e futuri. Abbiamo bisogno di questi indirizzi per adempiere il nostro mandato legale (recapito degli invii postali). Mediante il trattamento e la gestione degli indirizzi, eroghiamo i nostri servizi in modo efficiente e garantiamo che ogni anno oltre 1700 milioni di lettere e 180 milioni di pacchi giungano correttamente ai rispettivi destinatari. L’articolo 7 della Legge sulle poste costituisce la base per il trattamento degli indirizzi di recapito.
Disponiamo anche di altre banche dati clienti con i dati degli indirizzi, che elaboriamo per altre finalità. Gli accordi contrattuali costituiscono di norma la base per il trattamento dei suddetti dati degli indirizzi.
Panoramica della nostra gestione degli indirizzi di recapito
Se l’utente non ha sottoscritto con noi contratti aggiuntivi e non ha fornito il proprio consenso per ulteriori trattamenti dei dati, trattiamo i dati dei suoi indirizzi di recapito nel modo seguente:
Trattiamo dati personali generali degli utenti, come ad es. nome e dati di contatto.
Trattiamo i dati personali che gli utenti ci mettono a disposizione.
Trattiamo i dati personali che rileviamo sugli utenti.
Non utilizziamo i dati personali degli utenti per finalità di marketing e pubblicitarie.
Non utilizziamo i dati personali degli utenti per finalità estranee alla prestazione di base.
Non inoltriamo i dati personali degli utenti ad aziende terze che possono decidere autonomamente che uso farne.
Non vendiamo i dati personali degli utenti.
Trattiamo i dati personali degli utenti anche al di fuori della Svizzera e del SEE.
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Riceviamo gli indirizzi innanzitutto mediante le comunicazioni della nostra clientela e del personale. Gli indirizzi presenti negli elenchi accessibili al pubblico vanno a integrare l’indirizzario in essere. Non abbiamo accesso a indirizzari comunali, cantonali o federali non accessibili pubblicamente. A ogni recapito di invii postali, il personale verifica se un indirizzo è ancora aggiornato e se gli invii indirizzati possono essere recapitati.
Affinché gli invii possano essere recapitati correttamente, è necessario che l’utente ci informi su eventuali modifiche dell’indirizzo. Tali variazioni possono essere comunicate nelle filiali postali oppure attraverso il portale clienti Portail clients «La mia Posta». La maggior parte della clientela ci comunica il nuovo indirizzo conferendo un ordine di rispedizione.
Inoltre, provvediamo a inserire un nuovo/diverso indirizzo di un cliente privato o commerciale quando, recapitando gli invii, riscontriamo un nuovo indirizzo sulla cassetta delle lettere. Comunichiamo eventuali indirizzi errati (nuove denominazioni delle vie, nuovi edifici o residenti, nascite, decessi, cambiamenti del nome ecc.) direttamente al Centro di competenza Indirizzi della Posta.
Non riceviamo indirizzi privati da terze parti, nemmeno da autorità comunali, cantonali o federali. Ricaviamo gli indirizzi commerciali di aziende di nuova fondazione dal registro dei numeri d’identificazione delle imprese (registro IDI) dell’Ufficio federale di statistica.
Trattiamo i dati degli indirizzi per recapitare correttamente gli invii postali e per svolgere i relativi processi.
Tutte le unità operative e il personale all’interno del gruppo hanno accesso agli indirizzi di cui hanno bisogno per il recapito e i processi a monte e a valle.
Grazie al trattamento degli indirizzi possiamo erogare le prestazioni in modo efficiente e senza intoppi. Trattiamo gli indirizzi solo allo scopo di recapitare correttamente gli invii e di ottimizzare i processi logistici. All’interno del gruppo, varie unità operative trattano i dati degli indirizzi. Ci avvaliamo anche del supporto di terzi che hanno accesso ai dati. In ogni caso assicuriamo che questi dati vengano elaborati per le finalità preposte e che vengano rispettate le leggi sulla protezione dei dati vigenti.
Se l’utente usufruisce dei nostri servizi online o stipula ulteriori contratti di servizi con noi, gli indirizzi di recapito possono essere impiegati anche per altre finalità, nel rispetto delle disposizioni contrattuali.
Gli indirizzi di recapito vengono elaborati e conservati in Svizzera, in un centro di calcolo dedicato.
In caso di trattamento correlato a un servizio concreto, i dati degli indirizzi vengono elaborati anche in ulteriori applicazioni e sistemi. A tal fine ci affidiamo ai fornitori che, a volte, accedono ai dati degli indirizzi dall’estero oppure li elaborano direttamente all’estero.
Nell’ambito dell’erogazione di un servizio (ad es. invii internazionali), può accadere che dobbiamo trasmettere gli indirizzi ad autorità estere (ad es. autorità doganali) oppure ad altre aziende postali. Ulteriori informazioni in proposito sono disponibili qui: informative sulla privacy dei servizi. I vecchi indirizzi vengono conservati per dieci anni e poi cancellati.
I fornitori della Posta possono avere accesso agli indirizzi di recapito dall’estero, nell’ambito delle operazioni di manutenzione e assistenza. Se il trattamento viene effettuato in un paese la cui legislazione in materia di protezione dei dati offre un livello di protezione inferiore a quello svizzero, la Posta assicura una tutela adeguata stipulando le relative clausole contrattuali standard messe a disposizione per questo scopo dalla Commissione europea o dall’incaricato federale della protezione dei dati (IFPDT).
Per la trasmissione dei dati degli indirizzi nell’ambito del traffico postale internazionale esistono determinati accordi tra le aziende postali che definiscono un livello di protezione dei dati adeguato.
Trattiamo gli indirizzi degli utenti in modo responsabile e non pratichiamo il commercio di indirizzi. Inoltriamo gli indirizzi di recapito a terzi solo nei seguenti casi:
- quando siamo obbligati a farlo per legge
- quando l’utente, in qualità di persona interessata, è d’accordo all’inoltro e
- quando è assolutamente necessario per erogare una prestazione
Siamo tenuti per legge a inoltrare i dati degli indirizzi legati alla rispedizione, all’inoltro o al trattenimento di invii postali. In questi casi dobbiamo scambiare gli indirizzi con altri fornitori di servizi postali per lo scopo specifico del servizio in esame.
Con il consenso della clientela, la Posta offre il servizio di aggiornamento dell’indirizzo per terzi. Se un’azienda, un’autorità o un soggetto privato dispone di un vecchio indirizzo e la/il cliente ha fornito il proprio consenso all’aggiornamento dello stesso, la Posta inoltra il nuovo indirizzo al terzo in esame ai fini dell’aggiornamento.
Potremmo anche dover trasmettere gli indirizzi ad autorità estere (ad es. autorità doganali) o ad altre aziende postali per poter erogare un servizio, ad es. per gli invii internazionali. La trasmissione si limita tuttavia sempre all’evento concreto. Ulteriori informazioni in proposito sono disponibili qui: Altri servizi.
La legislazione sulle poste prevede lo scambio di informazioni tra i fornitori di servizi postali per la Svizzera, al fine di garantire la corretta esecuzione dei servizi di rispedizione, inoltro e trattenimento degli invii postali. Su richiesta, siamo tenuti a informare periodicamente i fornitori di servizi postali sugli ordini di rispedizione della nostra clientela (art. 7 LPO). Questi operatori sono autorizzati al trattamento dei dati degli indirizzi esclusivamente per i loro servizi di recapito.
Conformemente alla Legge sull’armonizzazione dei registri, siamo inoltre tenuti a mettere gli indirizzi a disposizione dei Comuni. Tuttavia, lo scambio degli indirizzi avviene solo in via eccezionale e verifichiamo preventivamente i requisiti di legge.
Per tutti gli altri casi in cui è necessario inoltrare gli indirizzi a terzi, occorre il consenso della persona interessata.
Ciò accade, ad esempio, quando notifichiamo l’aggiornamento degli indirizzi a terzi. La/il cliente può fornirci il proprio consenso se allestisce un ordine di rispedizione in caso di cambiamento di domicilio. Con l’aggiornamento dell’indirizzo evita anche invii di ritorno e irrecapitabili dopo che è scaduto l’ordine di rispedizione, senza dover informare direttamente i mittenti.
I terzi devono essere legittimamente in possesso del vecchio indirizzo, affinché possiamo inoltrare loro il nuovo.
Tali soggetti terzi sono principalmente aziende svizzere, ma anche fornitori di indirizzi come ad es. le aziende KünzlerBachmann Directmarketing AG o AZ Direct AG.
I terzi aggiornano la loro base clienti e utilizzano gli indirizzi aggiornati per la finalità di trattamento da essi definita. Non siamo responsabili dell’inoltro degli indirizzi aggiornati operato dai terzi.
Si desidera revocare il proprio consenso alla comunicazione dell’aggiornamento degli indirizzi a terzi? È possibile farlo in qualsiasi momento nel Portail clients «La mia Posta» o tramite contatto.
Possono inoltre sussistere obblighi legali all’inoltro degli indirizzi.
Per noi è importante che i nostri clienti possano verificare come vengono impiegati i dati dei loro indirizzi.
Per tenere aggiornati i loro indirizzi, possono ad esempio comunicarci eventuali traslochi o cambi di nome. In questo modo non corrono il rischio di perdere lettere e pacchi. È possibile notificare un cambiamento di indirizzo presso la propria filiale della Posta o in qualsiasi momento online tramite il portale clienti Portail clients «La mia Posta».
Si desidera revocare il proprio consenso alla comunicazione dell’aggiornamento degli indirizzi a terzi? È possibile farlo in qualsiasi momento nel portale clienti Portail clients «La mia Posta» o tramite contatto. La legge non consente di cancellare l’indirizzo di recapito dal sistema centralizzato con i dati degli indirizzi.
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V.1.0 / 09.2023